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你需要一名业务关系经理的五个理由

责任编辑:cres 作者:Minda Zetlin |来源:企业网D1Net  2020-03-19 09:58:40 原创文章 企业网D1Net

为了更好地与业务部门进行沟通,增强IT部门的战略可信度,首席信息官越来越多地依赖于业务关系经理。以下将介绍如何找到这一合适的人才,以及如何充分利用这一混合型领导角色。
 
不同的业务职能部门表示,他们需要高效地进行工作,因而提出了各种竞争性的需求,你的IT团队是否因此而被压得喘不过气?如果你和大多数IT主管一样,那么你的答案可能是肯定的。而其解决办法可能让你大吃一惊:雇佣一名业务关系经理。
 
业务关系经理(BRM)(也被称为业务部门与IT部门联络人员或一些类似的头衔)是一位领导层人员,其角色是充当业务和IT部门之间的桥梁,确保首要工作得到解决,向业务主管介绍新技术所带来的好处,以及确保在新工具或新产品部署后可实现商业价值。业务关系经理的一个最重要职能就是有助于确定哪些请求和举措应立即优先处理,哪些应该稍后处理或完全拒绝。
 
“很多次,当我与首席信息官们谈到业务关系经理时,他们会说,‘我已经积压了1,000个请求。如果我首先与业务关系经理提出请求,则我们的请求会积压至2,000个,’”Gartner公司首席信息官研究团队副总裁卡西奥·德雷福斯(Cassio Dreyfuss)说道。“但实际情况却恰恰相反。为什么?因为业务关系经理能够与业务部门交流,并会说,‘这其实并不重要,但明年必须去做。我们为什么不把精力集中在这里呢?’因此,请求被积压的数量将会减少,而不是增加。”
 
除了有助于将IT项目的请求数量维持在一个合理程度之外,业务关系经理还具有一些非常有用的职能。以下将介绍你需要雇佣一位业务关系经理的五个原因,以及如何让你的组织可以充分利用这一岗位职能。
 
1.掌握你现有的技术组合和项目情况
 
“现有流程或系统是否在哪些方面运行不够高效,这或许是因为不该将大量资源投入其中,也或许是因为人员没有配备合适的工具,而业务关系经理可以为此提供帮助,因为他可以为制定战略、目标和指标提供一些工具和培训,而且可以评估最终价值是什么。”亚特兰大业务关系管理学院(Business Relationship Management Institute)前内容策略专家和知识管理负责人Danielle Dizes说道。“业务关系经理可能会对某一项目进行评估,然后说,‘为什么这样做不可行?’ 或者说,该项目目前时机并不合适。他们会检查某一流程,然后根据一些衡量指标来确定该项目目前对我们是否有价值,以及是否应该继续推进,如果停止该项目,我们是否应该保留该项目以便以后再启动。”
 
2.找到未满足的技术需求
 
德雷福斯指出,这一职能可能会让首席信息官感到害怕。但事实是,你的组织不但将从去除或推迟那些不能立即创造价值的项目而受益,而且还会因找到一些增加价值的机会而受益,即使业务主管们并未意识到这些机会。
 
Dizes说,“业务关系经理可将需求带到表面,帮助制定需求,并确保能获得潜在的业务价值。”“业务关系经理还可以在构思、价值计划、沟通和持续改进方面提供帮助。”她补充道,业务关系经理非常适合于确定如何让技术来推进业务目标。
 
3.向业务主管们介绍哪些技术对他们有用(或无用)
 
位于宾夕法尼亚州切斯特市Power Home Remodeling公司的首席信息官蒂姆•温霍尔德(Tim Wenhold)说:“你雇佣来搭设这一桥梁的人员需要了解,他还要为一些利益相关者提供指导,告诉他们可以做什么,不可以做什么,哪些事情有可能做,以及哪些事情应该做。”“但业务关系经理还要非常擅长工作在两个世界中。他要了解业务需求。”
 
数字工作流程公司ServiceNow的首席信息官克里斯•贝迪(Chris Bedi)补充说:“业务关系经理需要具备咨询心态,并愿意在谈话中创造性地引入压力,否则他就会降级为一个工作订单接受者。”
 
4.代表缺席的业务主管
 
“书中说,一旦你为内部业务客户设计了一个解决方案,则该客户的代表就必须参加团队会议,执行测试等其他工作,”德雷富斯说。“事实是,他们会说‘是的,我们会参加会议,’但他们不会参加。”他说,当发生这种情况时,“业务关系经理将成为该解决方案相关工作的一个客户代理人,并且会做得很好。”
 
5.寻找跨业务领域的技术协同效应
 
梅格·拉姆齐(Meg Ramsey)是位于宾夕法尼亚州韦恩市(Wayne)Sungard Availability Services公司的云服务产品管理副总裁。但在之前的职位上,她实际上担任的是业务关系经理(她的头衔是高级IT业务分析师)。她说,在公司内部寻找机会来扩大技术创新带来的好处,这是她的主要工作内容。
 
她回忆说:“我们的一个重要项目就是为现有的销售机会创建历史存储库。” “Salesforce或另一CRM平台可提供对某一时间点进行查看,但如果要进行历史跟踪,则需要以不同的方式操作。”在开始该项目之前,拉姆齐找到了用新存储库为公司提供服务的其他方式。她解释道:“我会从技术专家那里获取一些要求,然后将其逐步贯彻到其他职能部门(例如营销)中。”“我会说,‘这就是我为销售团队做的事情。作为该产品的一部分,你想要我做些什么?’这就是业务关系经理应该负责的事情。”
 
设立业务关系经理角色
 
业务关系经理如何融入到一个组织中?在大多数情况下,专家认为,他/她通常应通过IT部门向首席信息官汇报工作。Dizes说:“这一工作的职能是将IT部门提升成为战略性的业务领导者,使IT部门从单纯提供服务的角色脱离出来。” “业务关系经理这一角色可看作是来帮助制定商业策略。业务关系经理是一个混合型管理人员。他应该向首席信息官汇报工作,并直接与其合作。”
 
德雷富斯指出,将业务关系经理角色与项目经理角色区分开来,这很重要。他说:“业务关系经理的工作包括为解决方案及其业务案例创建一些要求。”“但是他们并不会执行很多工作。业务关系经理会带着目标来设计解决方案。然后,将设计完成的解决方案全部交给项目经理,由他来开发该项目。”让业务关系经理来监督整个项目直至完成,这到底有什么问题?“我们希望优化项目经理最擅长的工作,即高效地管理团队,”德雷富斯解释说。
 
并非所有人都认同。例如,贝迪表示,恰恰相反,对于业务关系经理来说,很重要的是要从项目一开始到结束以及后续的整个过程中都要监督。他说:“很多组织在项目结束时来宣布这是工作终点。”“但他们没有真正到达工作终点,这是因为只有我们得到了想要的结果,才能知道是否到达工作终点。”
 
尽管德雷富斯赞同将业务关系经理的角色定义为战略专家,他会将一些执行工作留给项目经理,但贝迪认为这种工作方式存在缺陷,并表示他“难以理解”纯粹业务关系经理这一概念。
 
他说:“业务关系经理还需要让做实际工作的人向他汇报。”“否则,业务关系经理就会被视作中间人,使其很难实施变革或快速做出响应。业务关系经理这一角色的价值在于其敏捷性,同时该角色可以对组织的需求做出快速反应。”此外,他说:“我的倾向是采用问责制,而不要让执行工作来削弱问责制。”
 
德雷富斯表示,区分开业务关系经理与产品经理,这非常重要。产品经理是一个日益受欢迎的IT角色,其包含了一些业务关系管理职能。产品经理负责了解在整个组织中某一特定技术产品和方案所带来的要求和业务收益。而且,德雷富斯承认,他在Gartner公司的一些同事认为,产品经理的角色最终将取代业务关系经理的角色。
 
他说:“目前,业务关系经理的角色仍在不断发展。”“我每天都会与雇佣了业务关系经理的一些客户进行交流。但我的一些同事表示,这不是一个永久性的岗位。他们认为,当你完全发挥了产品经理的职能后,就不再需要业务关系经理。我表示不赞同,并认为他们会很好地合作。产品经理会为所有客户来关注某一产品,而业务关系经理则会为某一客户来关注所有产品。”
 
现实中的业务关系经理
 
在Power Home Remodeling公司,八名IT人员来担任业务关系经理角色,其头衔是“producteer”(这是对“迪士尼幻想工程”的认同)。每名producteer人员都在他们指定的工作领域内管理两个跨职能的工作团队,这些领域包括就职服务、人力资源/人才招聘、员工产品、通信产品和销售。温霍尔德表示,公司很快将再组建两个以producteer人员领导的团队,一个在人力资源部门,另一个在企业财务部门。他还表示,当业务相关者始终无法参加团队会议时,他已经为那些要求增加人员的领域重新分派了团队。
 
尽管producteer人员会花费大量时间与业务同事开会,但他还是通过业务技术部门来汇报工作,而并非向“IT部门”。Producteer人员有自己的办公室,这样他们有每天与开发人员和其他技术人员进行交流的优势。温霍尔德表示,如果他必须重新做某一工作的话,他会部署相同的人员,而且会更快地将这些人从逐个项目中转移出来。他解释说:“就一个项目而言,项目相关者只能在一个很短的时间点上投入工作。”“你希望让业务部门的人员因参与技术方案而感到兴奋——该方案既是业务方案也是技术方案。让他们有主人翁的感觉,而且producteer正在给他们提供支持。”
 
哪些人会成为出色的业务关系经理?
 
你应该去哪里寻找出色的业务关系经理人选?温霍尔德说,Power Home Remodeling公司所有的producteer人员都来自业务部门,而非IT部门。“其中一个人已经在公司工作了九年。他有八年时间是在销售部门工作,现在在销售部担任producteer。”
 
拉姆齐表示,她最初是从一所技术学校获得通讯学位。“但我是一个善于分析和思考的人。我认为这通常是业务关系经理和业务分析师的主要特征之一。对我很有利的情况是,我过去在不同部门之间被调动。最初,我在销售部门工作,非常了解他们的工作流程,然后调到运营部门。我在多个职能部门的丰富工作经验使我能够了解客户是如何在公司中移动的。”
 
至于是从内部人员提升出一名业务关系经理还是从外部雇佣,她表示,这两种方式都是可行的。她说:“将后起之秀提升到业务关系经理职位,这是个不错的做法。”“这将使他们踏上一个非常不错的管理型工作轨道。你从仅关注于自己的工作职能,转变为关注更广泛的业务领域。”这也将帮助业务关系经理更快更高效地工作,因为他/她拥有组织内部现成的人际关系。“有助于我快速推进工作的是,我清楚要完成某些工作该找谁交谈。”
 
她表示,从外部雇佣的业务关系经理则没有现成的这些人际关系。另一方面,“如果你公司从未配备过该岗位,并且需要一个有工作经验的人来建立一个工作流程”,那么从外部雇佣人员可能会有帮助。
 
德雷富斯补充道,一名出色的业务关系经理会在工作中不断进步。他说:“在工作之初,业务关系经理只不过是一名业务分析师,拥有超出或高于某一特定领域内部流程的视野。”“随着他在该岗位上变得成熟,他就成为业务领域,以及首席信息官所不能或缺的合作伙伴。”
 
贝迪表示,业务关系经理的重要性只会随着时间的推移而增加。他说:“每个行业的每家公司都说,‘我们不是某某公司,我们是一家技术公司。’”与过去十年相比,能够采用某家公司的战略和技术创新,并将其融合在一起形成一个有凝聚力的IT战略,目前尤为重要。而且这种相关性不会消失,只会增加。”
 
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