如果你问任何一位首席信息官有关他第一次向董事会汇报工作的情况，你都会听到一声如释重负的长叹，那是过去的事了。
“当我在一家上市公司工作时，我将在董事会上的业务陈述视为个人职业发展的机会，因为我从每一次经历中都学到了东西，”美国达拉斯市Hunt Consolidated公司首席数字和信息官黛安•施瓦茨(Diane Schwarz)回忆道。她称赞其前任老板对她首次在董事会就网络安全方面进行陈述给予了信心，当时提醒她说：“你对这一话题的了解比其他任何人都多。”
施瓦茨补充道，对于那些习惯于与团队开会或与同事交流的首席信息官来说，向董事会汇报工作有点“角色颠倒”。施瓦茨在担任目前职务之前，曾在美国德事隆公司(Textron)担任首席信息官。“在董事会会议室中，你在向一些受人尊敬且经验丰富的高管们进行陈述。这是一个组织有序的会议，你只能参加议程中事先安排好的那个会议时段。”
她的建议是：带着不同的心态参加会议。“这不是一次合作会议。你需要汇报自己所承担的各方面的企业责任。”
在此，施瓦茨和其他资深高管分享了他们在董事会成功进行业务陈述的最佳建议。
了解董事会的需求
当菲尔•法萨诺(Phil Fasano)在凯撒医疗集团(Kaiser Permanente)担任首席信息官时，他非常重视指导自己的团队如何向董事会进行业务陈述。“技术人员会认为，董事会希望听到有关他们正在开发的那个出色产品的内容，但事实并非如此。”法萨诺说道。他作为华盛顿特区战略咨询公司Bay Advisors首席执行官，在多个董事会任职。
他补充道，为股东和客户提高公司的价值，这是董事会所关心的事情。“我会指导IT人员(他们想给出一个精确到小数点的数字)去理解，当你在董事会面前给出这样的数字时，这会立即给你带来麻烦，说明你没有考虑过面临的所有挑战。”法萨诺指出，并强调与董事会分享工作中的利弊非常重要。
约翰·默里(John Murray)之前担任过首席信息官和首席执行官，目前担任两个私人董事会的董事，他也认为首席信息官需要关注董事会所侧重商业方面的利益。“给我一个进行衡量的时间表。告诉我你目前的工作对未计利息、税项、折旧及摊销前的利润(EBTDA)有何贡献。”他建议道。
简明扼要
首席信息官与董事会进行沟通最具挑战性的一个方面是，去除技术更新工作中的复杂内容，同时又不应掩盖未来所面临的挑战。
针对在与董事会沟通过程中简洁的重要性，默里对一些首席信息官同事提供了指导。“一个很典型的(抱怨)是，一位首席信息官原本应该用10分钟陈述某些事情，但却用了35-40分钟。一旦这位首席信息官离开后，董事会的每个人都会长吁短叹。”
更好的策略是：“以董事会可以理解的方式来提出一些有用的、可行的见解，” 默里建议道。“告诉我目前我所承担的任何风险。告诉我你将如何管理这些风险。然后离开董事会会议室。”
在决定要分享多少技术细节内容时，要在过于简化和过度复杂之间找到一个平衡。施瓦茨指出：“大多数董事会成员都在多个董事会中任职，或者曾经担任过首席执行官，并经历过各种技术方面的汇报。”“他们不会不了解任何相关信息就来参加会议，所以不要低估他们的基本知识。”
留意董事会的动态
美国费城附近的Lamoreaux Search公司总裁克里斯汀•拉莫罗(Kristen Lamoreaux)表示，了解董事会本身的动态是首席信息官在其尽职调查和提前准备工作中往往会忽略的一个方面。她解释说：“你的确必须依靠首席执行官和首席财务官来了解董事会的动态。”“提前了解谁会提出一些更深层的问题，或者谁可能会偏离主题问一些财务方面的问题。”
拉莫罗补充道，大多数首席信息官在自己的董事会陈述准备工作中都很重视了解董事会成员的背景资料，但是很少有人会考虑董事会工作关系的成熟度。“他们在一起工作已经五年了吗?是否有新成员?董事会中的政治环境是什么情况?”
即使是像董事会成员可能在会议前跳过指定阅读材料这样的细节，也有助于首席信息官来应对一些意外问题。她说：“除非有人已经提前告诉你，否则你要相信所有董事会成员都已经阅读了董事会资料的细节内容。”
赢得他们的信任
Hunt Consolidated公司的施瓦茨回忆说：“董事会成员通常会在整个业务陈述过程中不断向我提出问题。”他还注意到，这些问题常常每年都要重复。“我在每次业务陈述后都会记录这些问题，并在下一次董事会会议准备工作中对这些问题进行复习。”
在2014年，当凯文·巴恩斯(Kevin Barnes)担任E&J Gallo Wineries公司的首席信息官，并为自己的第一次董事会会议做准备时，他注意到一位新的董事会成员曾是另一家加利福尼亚州公司的首席财务官，而巴恩斯与这家公司的首席信息官非常熟悉。
他回忆说：“我给(那个首席信息官)打了电话，并做了一些社交和人际沟通工作。”这使我对Gallo公司的IT战略及该董事会成员有了一个非正式的粗略认识，并且了解到该董事会成员曾经提出的一些“很棒且棘手的问题”，这使巴恩斯有所准备，以应对在董事会会议上的一些话题。
然而，赢得董事会成员的信心和信任不仅仅是进行信息共享。施瓦茨使用了她戏称为“咨询台101”的策略来鼓励进行董事会会议室之外的技术交流。首席数据官说：“作为资深技术人员，我们应该随时准备为需要帮助的人提供帮助。”“在乘电梯时，我为一位董事会成员解决了她电话存在的问题。我花了大约10秒钟的时间就把问题解决了，她非常感激。”
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