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在艰困时期提高IT团队生产力的7种方法

责任编辑:cres 作者:John Edwards |来源:企业网D1Net  2020-05-13 10:20:05 原创文章 企业网D1Net

即使是在当今这个充满挑战的环境中,激励员工高效地进行工作也并不像许多IT主管所认为的那么困难了。秘诀在于如何聪明、高适应性的进行管理。
 
提高IT团队的生产力始终是一项挑战,然而在当今非凡的业务环境中,确保IT达到或超过所定义的目标确实是一项非常艰巨的任务。
 
这是一个考验IT领导者勇气的时代。好的一面是,任何能够熟练地带领自己的部门渡过当前困境的人,都将从当前的危机中脱颖而出,并能够拥有在极端压力下取得成功的可靠声誉。
 
以下是7种可以用来提高IT团队生产力的方法:
 
1.保持系统的开放和可用
 
现在不是躲在紧闭的办公室门后的时候了。“当下,领导力的软肋对生产力的影响比任何其他的事情都要来的更大。”分析软件公司SAS的首席信息官Jay Upchurch表示。Upchurch建议,要尽早、频繁地与团队成员沟通,要有同理心,每天花点时间表达对员工辛勤工作的感激之情。“如果我们致力于这个模型,我们的IT生产力在这个困难时期应该就可以保持高水平。”他说。
 
现在也不是挥舞大棒的时候。支付解决方案提供商Ingenico的全球学习主管Steph Crowe表示,虽然时限和其他指标会是有用的绩效指标,但它们应该更被视为一种支持和规划机制,而不是惩罚机制。“现在是和你的员工一起汇报的时候了,而不是去检查他们。”
 
2.保持冷静和稳定
 
IT团队希望领导者能够提供指导和支持,所以不要失去控制或显得犹豫不决是很重要的。“你必须认真觉察自己和自己的焦虑情绪。”锡拉丘兹大学的马丁•J•惠特曼管理学院负责营销/沟通的副院长兼首席信息官Kevin J. Bailey建议。不要让你的焦虑去影响微观管理。“如果你的团队感觉到你不相信他们能完成他们的工作,会让他们非常沮丧。”他说。
 
即使是在这个全球混乱的情况下,维持一个稳定的现场和远程工作环境也是很重要的。“每个人都在处理与这场大流行有关的个人问题,因此,努力保持冷静并向团队提供指导,帮助他们适应移动员工的队伍是很重要的。”电子邮件安全服务提供商Zix的首席信息官Sheila Carpenter表示。“在业务方面,制定危机计划并确保业务连续性是最重要的。”
 
3.与你的团队保持密切联系
 
在当前的危机中,IT团队能否通过沟通和协作技术(如Zoom、WebEx、Slack和Microsoft teams)来与领导和同事保持持续的联系是至关重要的。准确的项目、票据和任务管理对于确保每个人都在优先处理最重要的项目也非常重要。
 
“IT团队应该针对最关键的最终用户问题来建立一个分类流程,”虚拟法律公司VLP law Group的创始人兼管理合伙人Tim Bowers建议。“我们的IT团队还在使用一种特定的方法来跟踪和记录票据以及任务的进度,这样当某个人需要将任务传递下去时,另一个人就可以从最后一个人离开的地方无缝地接起任务了。”
 
作为一个团队,要谨慎而有规律地进行签到。惠特曼管理学院的IT部门在每个工作日的早晨都安排了一个团队会议。“每个人都有自己的摄像头,所以我们可以使用facetime。”Bailey说。“这是一个让每个人都能得到他们所需要的答案的时间,让他们的一天有一个最好的开始。”
 
他努力保持着有规律的生活习惯,以提高工作效率、职业精神和其他积极的行为,Bailey说。“我希望我的团队在每次会议上都能出现在镜头前。”他说。除了允许员工和管理层设定和跟踪目标、讨论任务和解决问题外,视频会议还会鼓励与会者穿得体的衣服。“这会让他们在心理上为‘上班’做好准备。”Bailey指出。
 
4.保持协调
 
由于业务优先级处于不断变化的状态,IT领导者应该努力确保所有团队成员都知道他们的任务,并且知道他们应该如何以及在何时处理这些任务。
 
“优先级已经发生了变化,你不应该假设你的团队知道在这个转变期间什么是重要的。”管理服务和云服务提供商Carousel Industries的首席技术官Jason Viera表示。“明确列出优先事项,让每个人都能够知道如何衡量进展和获取成功。”Viera还建议让工作人员随时了解已完成的工作和未来的任务。“这可以让每个人都专注于正确的目标。”他解释道。
 
Viera还强调了将工作组限制在可管理范围内的重要性。“如果你的会议平台有休息室功能,那就利用它,这样人们就可以在较小的小组中讨论目标问题,而不会影响更广泛的讨论。”他建议说。团队成员也应被要求避免在小组会议期间执行诸如发电子邮件或短信之类的次要任务。“通过专注于讨论,每个人都能完成更多任务。”Viera说。
 
5.建立高效的流程
 
Crowe说,她坚信应该使用分层的支持方法,将最艰巨的任务与拥有最高技能的IT团队成员相匹配。“应该通过简短但相关的工作帮助或信息图表,甚至是通过知识库能够轻松访问的简短培训视频,来支持操作查询和重复出现的问题。”她指出。“让IT团队成员能够深入研究棘手的故障排除问题--这是我们大多数热爱技术的人都会喜欢做的事情。”
 
虽然一个设计良好的票务系统可以在平时提高IT生产力,当团队成员分散在不同的位置时,它也确实证明了它的价值。“系统或应用程序不必是最高级的;它只需要有能力跟踪请求,让所有团队成员都可以被看到,指派IT人员参与工作,并在工作流程中更新工作状态。”Ilona Davis建议道,他是会计和咨询公司Baker Newman Noyes的商业和技术实践负责人。
 
保险公司Aflac的高级副总裁兼首席数字信息官Rich Gilbert说,当前的危机迫使他彻底改变了他的敏捷团队的工作方式。“对于敏捷IT团队来说,这意味着需要使用Microsoft teams和Slack等协作工具来保持项目进度。”他解释道。“尽管疫情大流行带来了破坏,但就我们所看到的交付情况而言,整体生产率却没有降低。”
 
自动化是IT领导者在不依赖现场人员的情况下最大化生产力的另一种方式。“自动化常见的任务和修复,远程监控和管理机器,可以显著提高效率。”Bowers说。“在我们的团队中,如果一台远程笔记本电脑的磁盘空间警报较低,它就会自动打开一张罚单,并启动一个脚本来清除不必要的临时文件。”他说。VLP还在使用脚本自动化来卸载遗留应用程序并安装新的替代程序。“这让我们的团队可以在周末部署新应用,而这对终端用户来说影响较小。”
 
6.承认和奖励成就
 
承认成就,无论大小,通过肯定个人和团队的工作都是重要和值得赞赏的,这可以鼓励生产力。“这种类型的沟通在保持员工敬业度和整体生产力方面起着重要作用。”Gilbert建议。
 
Gilbert也承认,由于目前只有少数团队成员在远程工作,他不得不想出一些有创意的方法来保持员工的参与度和鼓舞士气。“我们在视频会议上度过了虚拟的快乐时光,我向整个部门发送了视频信息。”他说。“我也会和我的团队进行个人签到。”
 
Bowers建议,对于不同类型的成就,可以向团队成员提供小额奖金。“例如,如果一个终端用户给了一个技术支持一个良好的评级,这个技术支持就会获得一些奖金。”他解释说。Bowers还喜欢这样一个想法:如果团队成员为同事或客户提供了超乎寻常的帮助,他们也可以给彼此提供小额现金奖励。“这些奖励可以兑换成礼品卡或其他奖品。”他说。
 
7.提供支持
 
强调保持健康的工作和生活平衡的重要性可以让团队成员感受到被支持和被欣赏。“在这段困难时期,提供灵活性,或表达对改变日程安排或家庭生活优先事项的同事表示同情,将有助于员工保持高效率。”Carpenter建议。
 
可以考虑每个工作人员的独特情况。比如,可能需要根据个人生活的需要而安排不同的工作时间,比如当家里有孩子的时候,Davis说。“IT领导者应该拥抱那些支持远程工作环境的技术所带来的灵活性,并相应地调整预期。”她指出。
 
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