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改善IT部门与业务部门协作关系的7个步骤

责任编辑:cres 作者:Mary K. Pratt |来源:企业网D1Net  2021-12-03 12:22:06 原创文章 企业网D1Net

消除IT部门与业务部门之间的障碍并建立合作伙伴关系需要更多的时间和努力,为了获得业务成果,付出这些努力是值得的。
 
消除业务孤岛,建立跨职能部门,引进商业伙伴,这些都是对IT部门与业务部门协同工作的要求,CIO多年来一直在致力于满足这些要求。
 
尽管提出了这样的要求并普遍认同,许多CIO仍然难以让IT部门和业务部门有效协作。软件开发商Dynatrace公司在2021年发布的一份报告表明,在接受调查的700名CIO中,49%的受访者表示,他们的IT部门和业务部门仍然继续在孤岛中工作,并没有开展良好的协作。
 
这些数字强调了一个严峻的事实:消除障碍和建立伙伴关系需要更多时间和努力。
 
Intermountain Healthcare公司副总裁兼CIO Ryan Smith说,“这些事情不会通过渗透作用发生。这确实是一项具有挑战性的工作,企业的规模越大,需要付出的努力就越多。”
 
尽管如此,这并非不可能。以下7个步骤可以帮助CIO促进业务部门和IT部门达成更好的协作。
 
1.合作解决问题
 
Smith说,“首先,让我们站在业务合作伙伴的角度来考虑,真正清楚地了解他们面临什么问题。当他们开展业务时,我会问,‘进展如何?还需要什么帮助。’”
 
他表示,需要采取直接的方法来处理那些可能不是最优先考虑但仍然需要关注的领域。
 
他说,“我们非常关注当前的问题,但业务部门经常隐瞒他们面临的问题,如果IT部门花费一些时间询问业务部门,他们可以提供什么帮助,将会获得更好的结果。”
 
Smith补充说,通过直接询问业务部门人员来展示对他们需求的关注,可以为IT部门就解决方案进行协作创造机会。
 
Smith表示,他自己也采用了这种方法,每个月都会在巡视和参观Intermountain Healthcare公司的各种设施,与各个部门的主管进行沟通和交流,并询问希望解决的问题。他说,这些对话和交流促使业务部门愿意与IT部门合作解决问题。
 
他说,“IT部门关心他们的问题、目标以及战略,并且对待这些就像对待我们自己的战略和目标一样。然后被他们视为合作伙伴,因此他们将会邀请我们参加他们的会议。”
 
2.始终关注业务成果
 
仲量联行公司数字技术CIO Edward Wagoner表示,业务部门的一位同事曾经联系他,表示该公司需要采用区块链技术。
 
Wagoner表示,他本可以将这项新兴技术应用于各个部门,毕竟带来的好处、面临的挑战和部署成本都是对采用区块链战略的企业决策具有重要影响的观点。但他采取了不同的方法,他询问他的同事想要完成的事情。Wagoner说:“我问他,‘你想如何使用它?’”
 
Wagoner表示,最好谈论客户的问题,而不是产品。
 
他指出,有关新技术将成为讨论的主题。但任何的技术对话都应该避免使用流行术语,而应该集中在思考这些术语的含义以及它们所带来的问题。
 
Wagoner对他和他的同事如何在人工智能计划上进行合作进行了介绍。他说,“我们推出的新体验应用程序和更多市场数据将带来不断增长的数据,以及如何利用这些数据做出决策。然后可以谈论现在的业务、发展方向和机会。”
 
3.将IT部门与业务部门的价值联系起来
 
CIO现在需要知道如何使IT部门与业务部门保持一致。这可能适用于企业高管甚至董事会,但Principal Financial 集团CIOKathy Kay发现,IT员工往往没有一致的观点,因此不了解他们的贡献如何影响企业的成功。
 
Kay说:“我要说的是,企业需要知道将走向何方,以及企业中每个人如何对目标保持一致;我们需要确保所有IT人员都了解业务的发展方向以及他们在其中所扮演的角色。”
 
她说,这说起来简单做起来难,特别是对于那些从事共享服务和提供基础技术的人来说。他们更难看到或知道他们可能对业务或客户产生的影响。
 
Kay在每周五举办一次在线会议,每一次会议都会吸引300多名与会者,她在会上详细介绍IT对业务方面的贡献,并突出IT如何为实现业务目标提供支持。
 
此外,Kay与各部门高管和经理合作为他们设计方法,帮助他们的部门更详细地了解他们员工的贡献如何推动企业向前发展。
 
Kay表示,这项努力在IT性能方面显示出真正的回报,员工更多地谈论他们的工作如何支持特定的业务目标。
 
她说,“当员工了解他们的贡献有多么重要时,他们就开始与同事更紧密地合作。这开启了过去可能不会发生的对话。那些与业务关系更密切的IT部门正在吸引一些曾经被视为支持部门的部门。然后他们也开始成为合作伙伴。”
 
4.与业务部门合作
 
CIO表示,企业需要加强IT部门和业务部门的合作。
 
Dynatrace公司对一些CIO进行的调查介绍了该领域的挑战:40%的受访者表示,开发部门和IT部门之间的有限协作会影响IT快速响应业务需求突然变化的能力。还有40%的受访者认为,跨部门有限的协作会使识别问题的严重性和最小化整体业务变得更加困难。
 
为了应对这些挑战,一些CIO主张将IT员工融入业务部门,以在两者之间建立更多的合作。
 
Wagoner已经看到了这种方法的有效性。他表示在担任CIO期间时,其公司的业务部门和IT部门几乎就像两个从未相互沟通的独立部门。业务部门会详细说明想要什么,然后IT部门起草计划,这就是他们沟通的方式。
 
他表示,分配到业务部门的IT员工可以充当技术顾问并发挥重要的作用。企业需要寻求具有强大技术背景的IT人员,这样他们既可以与开发人员保持一致,又具有足够的商业敏锐度来了解这方面的问题和挑战。此外,业务部门经理在技术顾问的绩效评估中也提出自己的意见。
 
他说,与传统的产品经理或关系经理甚至与业务分析师相比,这些技术顾问与业务部门的合作更加紧密。
 
他首先向面临挑战并希望改变的业务部门介绍了这些职位。他说,“我们找到了那些寻求帮助的人,这使我们更容易找到理由聘请嵌入式顾问。”
 
Wagoner表示,在实施该计划多年后,IT部门现在不仅可以更多地了解技术可以帮助解决业务方面的问题和挑战,而且他们更早地了解这些问题。他说,顾问几乎每天都在想方设法利用技术来满足业务需求。
 
事实上,一位技术顾问向他提出了一项安全徽章系统计划,但却忽略了两个业务问题。Wagoner补充说,“我认为她没有与业务部门开展密切合作。”
 
5.需要言行一致
 
Russell Reynolds Associates公司CIO实践负责人Eric Sigurdson说。“协作的最终目标是业务部门和IT部门之间的伙伴关系,但这并不是因为在承诺之后就可以实现。哪怕你是一位以业务为导向的IT领导者,可以用业务术语进行沟通,但如果业务部门不信任你,那么就不会建立良好的伙伴关系。只有通过建立信任并拥有交付记录才能实现这一目标,”
 
他说,当IT成为战略会议的一部分时才能达成真正的伙伴关系,例如讨论产品线扩展、企业并购以及客户价值,即使这些战略会议并不关注技术。
 
Sigurdson补充说,这种合作关系将会出现,如果技术领先者正在展示真正的价值,并在日常工作中发挥作用,那么需要实际工作来实现。
 
Sigurdson说,“IT部门可能承诺能够解决哪些问题,但却一直没有实现。因此他们需要言行一致,并出色地完成工作。”
 
他曾与一名全球性公司的CIO合作。这名新任CIO表示,其所在的公司的IT人员在开展工作时面临一些困难,而在战略规划方面参与得并不多。于是他通过向其他部门的高管提供更多有关IT计划的详细信息,解释IT如何实现其目标,并始终如一地履行IT做出的承诺,从中获得更多信任。
 
这些措施随后导致IT部门和业务部门之间进行了更多的协作规划会议。
 
Sigurdson表示,IT部门与业务部门开展合作,需要考虑具有最大回报的IT计划,但优先考虑那些影响较小的项目。在一年半的时间里,他获得了可以兑现承诺的信誉。因此,成为了各部门中更为突出的高管。业务部门让CIO在早期阶段参与规划过程,可以在规划过程中协作制定战略和开发产品。
 
6.获得正确的敏捷性
 
Sigurdson指出,一些CIO回避了敏捷、DevOps和其他此类开发方法所需的协作元素,以避免出现有争议的交互和业务方在频繁会议上犹豫不决的可能性。
 
Sigurdson说:“敏捷需要业务和技术在项目中频繁而积极地参与。但是现在企业和IT部门每天都在谈论,这种合作是有争议的,并且被告知在项目中不能实现某种目标也是令人沮丧的。这一过程并不容易,需要坦率和强有力的沟通技巧。”
 
Sigurdson说,“CIO必须接受培训以了解真正的敏捷方法,虽然他们了解所有术语,但实际上并没有接受使用该方法,因此他们需要在业务和技术方面进行培训,以便每个人都了解这种新模式。”
 
7.从愿意的参与者开始
 
根据研究机构Forrester公司的调查,数字化最成熟或适应未来的企业的业务增长是行业平均水平的2.7倍。但研究发现,只有8%的企业属于“适应未来”的高级类别,而大多数(59%)则停留在传统IT阶段。
 
Forrester副总裁兼首席分析师Bobby Cameron表示:“停留在传统IT阶段的企业总是抱怨被当作供应商对待,并且与业务部门的合作不多。”.
 
发现处于这种情况下的CIO可以而且应该找到提升到现代类别的方法。但Cameron告诫不要在企业内尝试这样做,他建议CIO寻找想要快速发展且必须具有适应性的业务领域,然后开始在那里找到更多的协作力量。
 
他解释说:“业务部门不再关注成本,而是关注结果。他们意识到不能只满足需求,并且知道与IT部门的关系必须改变。”
 
Cameron指出,由于部门之间变化的速度很快,业务部门倾向于接受新技术产品的持续交付,并采用试点和最小可行性产品进行测试和调整。因此,他们是参与敏捷类型开发方法的理想人选。
 
他补充说:“除非有合作,否则这些都不起作用,正因为如此,企业的整个机制开始转变。”
 
Cameron表示,调查发现,企业领导者愿意扮演企业主的角色,并参与所有的日常工作管理。这是企业努力提高效率的地方,CIO可以与业务部门说,‘让我们把合作提高一个档次。’”
 
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关键字:IT部门 业务部门 CIO

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