一、做好OA办公软件的规划
1、做好OA办公软件的需求规划
实施OA办公软件除了正确认识OA以及信息化的作用以外,还必须清楚明白企业自身管理需求,然后有针对性的找产品。满足企业实际管理需求的OA产品才能真正发挥其应用价值。
需求切忌贪大求全,不少企业用户出于长远考虑,认为OA办公软件的功能越多越好,实际上存在很大的误区。OA办公软件的实施不是一蹴而就的事情,选择可扩展、可集成、灵活性和开放性俱佳的OA产品能满足企业成长需求,由浅入深、有规划、分阶段实施才是最合理的。
OA办公软件的需求规划不能太泛、过于简单,在没有明确界定项目的范围与详细内容就匆匆上马,导致在后续系统的实施过程中反复和频繁地更改,OA办公软件实施周期无限延长。
2、OA办公软件实施的规划
基于OA产品化的实施,做好OA系统的选型、安装、试用、培训、上线、服务等整体规划;对于存在个性化需求并定制开发的OA项目,规划好需求时间、系统设计、定制开发时间、测试时间、培训时间以及系统正式上线时间等;对于实施和开发内容比较多的项目,可以按照OA办公软件分阶段实施的策略,确定一期、二期的实施目标以及大致完成时间。
3、OA办公软件实施的相关人员配置
包括项目负责人、需求人员、服务实施人员、技术等项目相关人员的落实。
企业OA办公系统的规划是OA实施的整体目标,只有确定了明确的目标并做好合理的规划,才能为后续的系统实施提供依据。
二、做好OA软件产品和软件厂商的选型
好的技术不一定能够构建好的OA产品,但差的技术和架构构建出的一定是差的产品,OA产品的技术和架构对系统功能、稳定性、安全性、性能、扩展性等方面有着决定性的影响。
OA办公软件选型是系统实施的重点,选择合适的产品和服务能力的软件厂商是关键,那种认为“OA功能都差不多”的认识是表面现象,是对OA没有深入的了解,只有选择合适的OA产品和项目实施的技术团队,才能确保OA办公软件的顺利和成功实施。
企业可以从OA软件功能、软件价格、OA系统的易用性、系统稳定性和成熟度、系统安全性、系统可维护性、系统扩展性和二次开发能力、系统性能、OA软件厂商的服务能力、系统技术和架构等方面进行综合评估。
做好OA办公实施的前期规划为OA办公系统选型确定了目标,在选型的过程中不会无所适从,OA办公软件的选型既要考虑当前企业对OA的需求,也要考虑到企业发展和变化后对OA的需求,其中OA办公软件的扩展性和软件厂商的持续服务能力是关键。只有做好了整体规划和系统选型,才能为后续的OA办公软件的成功实施实施和良好的服务提供保障。