Preset说，群聊如何适应企业中的协作策略取决于组织。大公司可能会有某种类型的企业范围内的聊天工具，例如谷歌的Hangouts或思科的Jabber。同时，公司内的小团体可以使用他们自己喜欢的聊天程序。
美国Exelon电力公司云计算和基础设施工程副总裁Jay Cavalcanto说，Exelon公司的一些团队使用不同的聊天工具，该公司雇用了34,000名员工，2015年的收入超过340亿美元。
Exelon公司云计算和基础设施工程副总裁Jay Cavalcanto
该公司目前正在评估协作工具，并考虑采用群聊工具是否适合企业业务。该公司的重点是利用Office 365套件中的工具，即Yammer和Teams。Cavalcanto说，“如今，全球财富500强公司所面临的问题是我们处在一个电子邮件驱动的世界。”他表示，采用聊天工具的组织往往不喜欢使用电子邮件。“那么人们如何弥补这种差距呢?”他反问道。
实际上，采用不同的群聊技术的不同群体可能会无意中创建信息孤岛。Kabbage公司是一家风险投资支持的金融服务数据和技术厂商，主要业务是为中小企业提供贷款。当Danny Baute在该公司担任IT服务主管时，其IT团队的员工使用了大约六个不同的聊天程序。“有些团队在进行沟通，但并不是每个人都参与其中。”Baute说。
这是Gartner公司建议企业在全公司范围内对群聊程序进行标准化的一个原因，这样至少每个人都可以访问相同的信息。Preset说，一些领先的群组聊天程序有能力集成许多其他功能，这将创建了一个广泛的协作平台。
当Kabbage公司已拥有几百名员工时，就需要让群组聊天工具实现标准化，Baute说，该公司选择了Atlassian的HipChat，因为Kabbage公司已经使用过许多Atlassian的其他工具，这简化了集成。
Preset建议，可以标准化某种聊天工具，但不应排除小组中使用其他聊天程序。“特定团队可以拥有一个特定的工作流解决方案，因为这些团队已经找到了最佳的工具组合，让自己的工作效率更高。”
合规是关键
但是如何管理这样的组合? IT团队应施加明确的规则，包括实施和执行合规性规则，如HIPAA和其他行业特定的规则和保留策略，这可以通过企业版的群聊程序来实现。
cubrime公司创始人兼首席执行官Zubin Irani
cubrime公司是一家市值为5000万美元的软件开发咨询公司，其创始人兼首席执行官Zubin Irani表示，该公司的一些大型金融服务客户已经开始接受聊天工具，因为它已经从分布式技术团队中渗透出来。他的一个客户采用企业版HipChat，并至少拥有10,000个用户。
Irani表示，由于其内部部署和所有数据都被捕获，该公司可以使用已经使用的相同程序来监控其他通信渠道。“HipChat服务器提供的内部聊天程序，使得它更容易安全监测和控制系统，这对于金融或监管公司来说是一个巨大的优势。”
指导参与规则
合规性和安全性通常会由IT部门进行管理，但通常需要确定其他的聊天决策。例如，任何人都可以使用聊天室，群组或频道，还是这种功能只能授予少数几个团队或个人?聊天室可以谈论任何主题，还是只能谈论特定的工作相关主题?员工希望如何快速地回复邮件?
“最糟糕的事情是，人们可以避开这些新平台定义的参与规则，”Preset说，“在这种情况下，人们不确定什么是适当的聊天内容，他们不知道如何使用它来改善他们的工作。”
ighGround公司首席执行官Andee Harris
另一方面，太多的规则可能会阻碍人们的沟通和协作。HighGround公司首席执行官Andee Harris说，“是否让工作人员自由使用它，这取决于领导者的决策。”Harris表示，该公司的员工使用的聊天程序是Slack。
一般来说，聊天的语气往往是非正式的。例如，在聊天中通常是随便的言语，甚至电子邮件的文档格式不规范(拼写错误，不正确的语法)。像OMG或WTH这样的短语缩写很常见。在电子邮件中，可以容忍冗长的文字叙述，而聊天工具中却是简短的用语。
通常情况下，规则之间保持最低部署。Loggly公司是一家只拥有45名员工的云服务厂商，使用的聊天工具是HipChat。该公司工程副总裁兼首席技术官Manoj Chaudhary说，其唯一的规则是人们必须保持这个软件的状态更新。
在Kabbage公司，工作人员必须遵守员工手册中所阐明的电子通信规则。Baute说，这些规则规定禁止分享财务信息或个人身份信息。除此之外，员工可以“在任何时候说出想要说的话。”
另一方面，如果各个聊天室中的人员没有将对话重点放在特定主题上，那么员工可能很难通过其纷杂的语句提取有意义的信息。Preset说，如果IT团队或业务组决定将聊天渠道中的信息作为获得有用信息和知识的一种方式，这个问题可能会加剧。
他还警告说，企业应该明确员工应在何时以及如何快速响应。聊天工具与其他协作工具一样，这很容易开发出一个24 x 7的心态，人们总是可以随时随地查看和响应。“人们需要知道他们什么时候可以忽略聊天流中的消息，并且在工作之后可以返回查看记录。”Preset说。
如何在企业中轻松地管理群聊（下）
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