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二十一般“兵器”助力企业级远程协作

责任编辑:cres 作者:陈峻编译 |来源:企业网D1Net  2018-11-22 16:37:43 本文摘自:51CTO

根据今年五月,国际职场集团(International Workplace Group,IWG)发布的数据显示:有70%的专业人士每周至少在家工作一次。同时瑞士商业集团也预测:到了2020年,全球至少有50%的员工将完全采用远程办公的方式。
 
IWG通过调查还发现:灵活的工作方式有助于提高生产力、创造力、员工留任度和工作满意度。另外,远程办公与自由职业者模式也会让公司在财务和战略上具有优势。
 
不知您是否熟悉Testlio(译者注:是一家提供移动应用测试服务的创业公司)?他们拥有10000多名远程测试人员。这些在册的测试人员手中,有着4500台独特的设备,并且遍布60多个国家。
 
除了能够缩减开支,远程工作还打破了传统的朝九晚五工作方式,让员工更能体会到工作与生活之间的平衡。
 
不过在管理分布式团队的过程中,我们既要确保他们的技术水平和工作进度,又要保证整体团队成员间的沟通与协作能力,这的确是一件任重而道远的挑战。下面我们来介绍一些能够方便大家远程跟踪与沟通的工具。
 
一、沟通交流
 
如下工具能够使得远程团队的内部沟通更加便捷,而且有助于塑造和建立公司的企业文化。
 
1.Slack
 
它是团队沟通领域无可争议的王牌产品。您可以用它来为不同的主体或意图,如市场、设计、社交媒体、或新员工等,创建多个组群。
 
它能够方便简单的进行文件共享和归档文件的访问。同时,用户也可以直接互发邮件,或是为某个部门内的沟通创建小的组群。
 
如今,随着各种应用和集成产品的蓬勃发展,Slack也能够根据您自己的工作流进行定制,并与下面提及的各种工具互联互通,以及通过设置,实现自动推送消息的功能。
 
2.Skype
 
Skype是一款典型的视频通话应用软件,它能够被免费地在本地和全球范围内被使用。该平台还包括即时消息、视频通话、语音通话、以及在Skype的桌面端或移动App之间进行群组通话。
 
3.Rocket.Chat
 
Rocket.Chat是开发者社区的爱好者们根据自己的需求建立的一个通信平台。以服务于开发团队为目标的Rocket.Chat不但是一个消息平台,还能够方便您与同事进行视频聊天。
 
根据Rocket.Chat的开源属性,我们可以轻松地集成和定制大量其他类型的工具。此外,它的文件上传和共享功能,还能与Slack一较高下。
 
4.Zoom
 
有时候您的需求不仅限于快速地收发消息,还需要有可靠且易用的视频会议工具,那么Zoom就会让您眼前一亮。而对于那些目前仅能接受免费平台产品的公司而言,Zoom的免费版本完全可以容纳100人参会。
 
另外,基于其建立视频会议的简便性,它被Gartner评为最稳定、最可靠的工具。与此同时,通过与Slack的整合,您的团队成员可以通过输入“/zoom”,以获取即时会议的相关链接。
 
二、开发和设计协作
 
众所周知,设计通常是一项“团体运动”。无论是白板上的讨论,还是对于原型的评审,分布式的设计团队都需要进行实时的协作。
 
因此,我们需要为那些时常无法进行面对面交流的成员,预先建立好相应的工作流程,以便他们有着“若比邻”的感觉。
 
1.InVision
 
InVision允许团队为移动和Web应用创建交互式的原型。作为最全面的设计软件套件之一,InVision能够在整个设计过程中,为远程办公人员保持工作上的同步。
 
该工具有利于实现各种异步式的设计讨论场景,为大家跟踪反馈,并能轻松有效地提供演示和互动服务。同时,它具有一站式的线框图、规划和设计等功能,可谓是市场上最好的快速原型开发工具之一。
 
2.GitHub
 
Github可谓是满足了所有标准的,而且是最流行的源代码托管平台。它适合于各种类型的项目,特别是那些开源类别的软件。
 
事实上,它是公司内部和远程协作团队,用来开发软件产品的首选开发工具之一。同时,通过支持多种级别的访问方式,GitHub平台在全球范围内建立了一套安全的开发环境。当然,它也能轻松地与其他服务相集成。
 
三、项目管理和工作流
 
由于无法同处一室,我们在管理团队的生产力时会显得比较棘手。那么,如何选择恰当的项目管理软件,对于那些分布式的公司团队来说就显得意义非凡了。
 
1.Atlassian Jira
 
Atlassian公司的Jira工具,能够帮助敏捷团队计划和跟踪各种项目与问题。它是一款跨平台的敏捷软件开发、和团队协作工具,能够协助用户快速、高效地交付出软件。它能够轻松地将市场营销、设计、以及DevOps等部门的人员“整合”到同一个页面及项目之中。
 
2.Zapier
 
工作流自动化是每一个现代化企业的必备法宝,它对于那些分布式团队更加重要。全球化团队可以依靠Zapier的更新文件功能,以确保每个成员“步伐一致”,其不会拖后手头的工作。
 
通过与公司的其他应用相集成,Zapier的自动更新有助于用户塑造出强大的远程工作类型的企业文化。
 
3.Trello
 
看板式的项目管理工具Trello,可以被用于从产品开发到编辑,以及管理自由职业者的日常事务等许多方面。
 
它提供了可视化的待办事项列表,有助于各个项目能够按照既定的计划被推进。同时,您也可以创建各种板卡来管理自己的整个项目。而它的拖放功能也能够让您轻松地将文件和图片添加到板卡上。当然,您还可以为某个战略计划添加截止日期、标签、团队成员和备注,以方便跟踪其进度。
 
4.Basecamp
 
Basecamp是由那些最早开发了远程通信工具的程序员们所创建,用来改善身处不同时区的团队成员之间的工作透明度、组织结构和可问责性的平台。
 
Basecamp能够帮助您轻松地为团队成员创建项目、分配待办事项和截止日期。同时,它的日历管理功能,可以协助您快速地定位到某个团队成员可能错过的里程碑。
 
四、文件管理
 
当那些地域分散的员工同时要访问某个文件时,或是他们需要将某些文件转呈给其他部门的同事以供后续输入时,数字化文档管理对于该企业的平稳运营就显得非常重要了。
 
1.Google Drive
 
不可否认,云存储已经极大地提高了人们的远程工作效率。Google Drive正是此类产品,它的工作文档、演示文稿和电子表格功能都是免费的。Google Drive提供了“随时随地快速访问”的一站式服务。您甚至可以自行关/开某些功能、启用共享、更改访问权限,以及跟踪各种变更。
 
通过Google套件所提供的Docs、Slides、Sheets,您可以轻松地在旅途中打开、编辑,并共享文件。只要您将Drive设置为脱机工作模式,就算不能上网,您照样可以编辑文档和电子表格。
 
2.Dropbox
 
在平时工作中,我们时常会碰到需要通过电子邮件发送大文件,却又发不出去的麻烦。如果给团队事先申请了Dropbox帐户,我们就可以在团队内部便捷地共享文件,并让他们能够方便地访问到。
 
如果您下载了其桌面端的App,那么您还可以方便地通过拖/放的形式实现文件共享。
 
3.Huddle
 
Huddle是一款基于云服务的软件产品,它能够横跨所有的设备,同步所有的文件。通过与Salesforce、Microsoft Office和Google的集成,它能够更流畅地管理各项任务。
 
另外,它能够将消息通信、文件共享、以及任务管理等功能结合起来,实现对项目的高效管理。
 
五、安全工具
 
想必大家都有这样的体会:我们需要用唯一的强密码来守护各种类型的在线账户,而没有必要去记忆各种不同的密码。那么密码管理器就是能够满足此类需求的产品。它一般驻存在您的浏览器中,像一个数字“守门人”那样,在您访问某个特定网站时,为您添加相应的登录信息。因此,您只需要记住管理器本身的单一密码,便可“通行无阻”了。
 
1.1Password
 
1Password具有为某个登录界面添加文档或图片,以增加安全验证层次的功能。
 
该平台方便了您轻松地为团队里的新成员产生通用的权限模板。另外,它还能自动地监控所有帐户可能的违规行为。
 
2.LastPass
 
作为强大的密码管理器之一,LastPass既能为用户提供丰富的安全管理功能,又不至于让用户觉得无从下手。该软件不但直观、快速,而且能被众多平台所支持。
 
LastPass免费为用户提供了一个密码生成器,可无限量地产生密码和安全存储票证。它提供一对一的共享密钥和“挑战”,以测试所处环境的安全态势。
 
3.Dashlane
 
Dashlane不仅能够为您保证密码安全,还能方便团队成员登录到他们所需的各种工具之上。
 
该平台能够让您快速地改变,那些已与Dashlane整合了的网站的登录密码。同时,它还能方便地捕捉票据。不过,其免费版本无法将您的密码同步到自己的手机上。
 
六、时间管理工具
 
由于企业的管理者需要让身处不同时区的人员能够协同工作,因此准确地录入在工作上所花费的时间,成了大多数远程团队所面临的主要问题之一。而我们可以通过时间管理工具,来追踪自己团队的项目进展和日常活动。
 
1.TimeCamp
 
TimeCamp是一种能够跟踪用户行为的时间与生产力跟踪器。您可以通过它来确保远程办公人员能够专注于实际工作。
 
这种在线时间追踪软件能够帮助您,通过各种任务、人员、或预算来管理项目。它无缝地将各个时间记录分配到合适的项目中,监控员工使用互联网的耗时,并生成详细的报告。
 
此外,通过区分生产性和非生产性的活动,您还可以了解到员工是如何分配他们工作时间的。
 
2.When I Work
 
When I Work能够轻松地为员工安排工作,并能跟踪他们的有效工作时间。显然,这对于以小时计费的远程工作人员来说特别有用,他们可以登录其在线界面,并触发计时功能。
 
另外, 您也可以纵观整个团队一整周的时间表,通过拖放操作,来最大限度地减少安排上的冲突。
 
3.Harvest
 
Harvest同样能够跟踪您团队的项目进度和日常活动。它还能为每个团队成员、任务或客户产生相应的报告。
 
为了节省时间和简化工作流程,您还可以将它与诸如:Slcak、Trello和Basecamp在内的其他工具相集成。
 
七、时间转换器工具
 
Time Buddy
 
Time Buddy能够通过可视化界面转换多个时区。您可以根据自己队友的位置添加对应的时区,以安排合适的视频碰面时间。不过,它的免费版本只允许您在四个地点之间进行调整。
 
八、员工奖励
 
无论是您眼前的员工,还是远程的同事,他们都需要有参与感和受到激励。不幸的是,由于缺少发自内心的鼓励,许多管理者都在无意之间流失了不同地域的人员。下面我们来看看此类工具。
 
WooBoard
 
这是一种游戏化的应用,它为公司提供了表彰和感谢员工的平台。您既可以用它来为团队庆功,员工也可以在此赚取奖励点数,以回购礼品卡。
 
选择适合自己的工具
 
当您运用基于云的工具来管理整个项目和团队时,请确保每个成员都使用相同的平台和工具。只要您选择的协作工具得当,远程团队成员就能以高效的工作方式,帮助您不断拓展业务。

关键字:协作

本文摘自:51CTO

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