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8个重要的适合小企业的生产力和协作应用

责任编辑:cres 作者:Jennifer |来源:企业网D1Net  2017-04-19 10:45:55 原创文章 企业网D1Net

最近国外的一些企业领导和项目经理分享了一些让企业有序和高效的应用。
 
小企业主无论在繁忙的办公室,路上或在家工作都很容易分心,甚至不知所措。邮件或短信轰炸着他们的收件箱和智能手机,或者是停下来出席会议或处理烂摊子,到抵御查看社交媒体的诱惑,是一件很难的事情,这一切使得集中注意力和按时完成任务变得几乎不可能。
 
很多企业主宣称自己善于处理多重任务,但研究表明他们大多数做不到。
 
那么,如果可能的话,小企业主如何集中精力在重要的事情上呢?以下清单罗列了一些有用的免费或便宜的工具。
 
1. Active Inbox
 
一个可以把你的收件箱组织成任务的Gmail插件。它受到小企业主青睐是因为无论您用什么项目管理系统,很多任务是通过Email处理的。Active Inbox可以让您跟踪与项目有关的邮件或相关人员。该应用对那些追随大卫艾伦“把事情做好”方法的企业主特别奏效。
 
2. Asana
 
“Asana是组织项目和了解项目最新进展的重要工具,分配任务给团队并记录每个人的进度,包括我自己的。”Badger Map的创始人兼首席执行官Steve Benson这样说道。“获得到期日提醒,可以添加评论并且可以链接到Google Drive的功能特点使Asana很有价值,并且帮我更有效地管理。”
 
FreeLogoServices的创始人兼首席执行官Craig Bloem说:“Asana让您罗列和组织任务,还可以分配任务给队友。它也可以帮您记录项目状态和通信。任何您通过界面发送的消息都保存在谈话记录里,为每个事项提供了更有用的背景信息。您可以清点每一个完成的项目,当你这么做的时候,该工具甚至会弹出一个页面来庆祝您的成功。”
 
3. Google Calendar
 
Space Design 3D的沟通经理OphélieCastelot说:“我几乎在Google Calendar上计划一切。”Google Calendar帮助企业主和工人“把精力集中在要完成的事情上,并更好地理解完成一个任务到底要花费多少时间。另外,您还可以和同事共享日历,让每一个人都能看到其他人在做什么。”
 
4. Google Keep
 
拥有三家公司,包括Daisy Yoga的企业主Rhonda Waterhouse说:“这个简单直接的应用可以帮您记录很多项目。彩色的矩形就像可展开的便笺。我为每个事项创建了这样一个彩色矩形,甚至给家里的事务也创建了一个。每当我完成项目的时候都会去清点一下。最近Google又添加了让用户把重要便笺置顶的功能。这是我用过的最好的待办事项列表!”
 
5. Nimble
 
Social Vibes Media的创始人Vicky Llerena说:“Nimble(一个流行的社交客户管理软件)可以让我把所有的联系人添加到井井有条的客户关系管理系统里。一旦您上传电子邮件,系统就智能地识别出每个联系人的社交媒体名字,当我要给潜在客户打跟进电话时,能细分列表,设置后续任务的提醒,给名字添加头像,真的是非常棒。”
 
6. ProsperWorks
 
Hokku PR的合伙人Mark Lee推荐可以和Google G Suite无缝整合的Properwork,他说:“如果您的工作靠和客户,合伙人,潜在客户或组织外的任何人建立和维持关系,那么客户管理软件是必不可少的。”
 
他说:“ProperWorks可以和您的电子邮件同步,从您的电子邮件中获取签名并把您所有的联系人组织到一个地方,以便您更容易访问诸如以前的交互行为,联系人状态或更多信息。这类自动化意味着更少的时间浪费在电子表格和手动数据录入上,您总是可以确切地知道您和谁在互动以便打造高度相关的个性化体验。”
 
7. Todoist
 
MeeTime的创始人兼董事Gavin Jones说:“Todoist是目前市场上最好的任务管理器。该平台的主要好处是支持Android,iPhone,web,Mac和Windows等多种平台。”
 
来自Kabbagepeople ops战略及分析部门的Jennifer Strauss说:“市面上有很多规划和组织工具,但我发现Todoist是最有效的,它可以让您标记每一个任务,比如,就我而言,可以获取任务的难度信息。”
 
她解释说:“每个任务被标记后,我可以罗列出一天或一周里最繁重的任务。另外,当我遇到相关信息或与任务有关的会议时,我可以轻松地为我的列表元素添加笔记。有了这个工具可以让我的待办事情列表更准确,为每一周制定计划并为将来设置提醒。”
 
8. Trello
 
来自一家B2B内容营销商的Shayla Price说:“为了保持生产力,我在Trello这个管理工具里组织我所有的项目。它可以帮我从头到尾管理内容的生产过程。我可以添加到期日期,创建检查单,甚至可以邀请他人参与合作。生产力的关键让您的项目有一个核心位置,而Trello帮我实现了这个。”
 
Llerena说:“我靠这个工具生活。它帮助我和我的团队创建任务。免费版可以添加队友,创建独立的公告栏并把列表应用到每个公告栏。任务变得像卡片一样,一旦完成任务后您可以轻易地在列表间移动或删除。”
 
工作中集中精力的窍门
 
Caperra的公关专家DeeshaAdyanthaya说:“制定每日的待办事情列表以便您可以记录任务并遵守最后限期。当您完成一天的任务后,清点并为下一个要完成的任务制定优先级。”
 
当您正在处理需要精神高度集中的任务时,关闭您的智能手机的通知或完全关机。
 
Bloem说:“在计划的时间内一天只回复几封电子邮件。您可以通过限定收件箱的收件时间来避免无休止的新邮件导致的分心。如果有人真的有急事,他们一定会直接打电话的。”
 
仅在预先计划的时间里查看社交媒体账号,比如上班前,午餐时间,下班后或睡前。
 
注意休息,站起来到处走走,每隔几小时(也不一定要这么频繁)做拉伸或散步或练瑜伽。研究表明久坐对生产力和健康都不利。动一动可促进血液循环也时常能激发新想法。
 
身兼首席营销官,首席产品官和首席工程师的Brad Brooks说:“制定明确的门户开放政策,如果您办公室的门是开着的,欢迎他人进来吧,如果不是,就别了。没有实体门吗?在日历上设置每周的开放讨论时间。然后准守时间表,确保您在专注项目的时候不被打断。”
 
尽量使会议简短,专注或干脆取消。HipChat的总经理说:“Steve Goldsmith事实上大部分会议可以概括成简短的电子邮件或者被实时聊天取代。但是如果会议非开不可,最大化利用您的会议时间吧,保持简短和专注。提前就会议议程达成共识,排除会议中所有非紧急的或乏味的事项。

关键字:协作

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