发生的疫情和在家工作(WFH)的模式所导致最显著的IT趋势之一是，协作工具(如视频会议系统)的使用量急剧增加。
研究机构Gartner公司于2020年6月发布的一份调查报告表明，全球2020年基于云计算的网络会议产品的支出将增长24%，达到41亿美元;今年发生的疫情扩展了远程工作场所的应用规模，从而使远程协作工具在2020年迅速扩大了用户群。
从员工联系和生产率的角度来看，更多使用协作工具是一种积极的发展。远程工作的员工可以轻松地与同事、客户、业务伙伴和其他人保持联系并共享内容。然而，当组织失去对其使用的应用程序和平台的数量和类型的控制时，就会出现问题。
工具的扩散带来风险和效率低下
这些产品大多数都是基于云计算的，因此易于部署。实际上，任何组织、团体甚至个人都可以下载在线会议应用程序并开始使用它，而不需要IT主管或业务经理的批准。
即使是那些已经为员工应该使用的视频会议和协作平台制定了计划和政策的组织，也可能发现其员工已经使用其他协作工具和平台。
IDC公司高级研究分析师Rich Costello表示：“如今，我在很多组织中看到多个供应商提供的视频会议和协作平台产品，业务终端用户自然非常注重消费者，他们更喜欢利用直观、易于使用、提供更好用户体验的协作工具和应用程序。这也适用于远程工作场所。”
IT和云服务提供商Carousel Industries公司统一通信和协作副总裁Tony McQueen表示，该公司的很多客户都在运行两个或三个协作系统。
McQueen说：“有些组织可能拥有两个以上会议软件，并且拥有完全不同的技术。组织面临的挑战是这些解决方案都有自己的安全方法、报告工具和故障排除步骤。对于组织而言，要想获得单一的控制平台来确定其解决方案的实际使用方式以及他们是否真正认识到投资回报率，非常具有挑战性。”
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确实，多种基于云的工具的激增可能给IT团队带来很多挑战。Costello说：“IT部门非常关注能否有效地监视和管理这些协作工具，尤其是在安全性和合规性漏洞方面。”
Gartner公司高级首席分析师Megan Fernandez表示，拥有多种会议和协作工具的一些主要问题与成本和系统的全面采用有关。
Fernandez说，“通过使用多种协作工具和平台，组织将在某种程度上需要为重叠的服务支付费用。例如，某个协作解决方案能够支持外部会议，但没有另一个协作解决方案那么好。组织将为使用的这两个解决方案支付费用，这需要多个许可证，因此花费更多的资金。”
Fernandez表示，如果作为节省成本措施，而将服务应用在一部分员工，那么就会发现该组织可能不会获得大量的折扣。拥有500个注册用户的组织可能会享受25%的折扣，拥有1000用户的组织可能会享受40%的折扣，拥有1000个用户以上的组织可能会获得50%的许可证折扣。批量折扣为组织降低成本提供了一个重要途径。
Fernandez说：“关于全面采用，如果协作平台得到广泛的使用，则协作平台会更好地工作，如果只有组织中的少数用户正在使用该解决方案，则很难体验到协作带来的好处。”
GetVoIP公司是一家云计算通信咨询机构，致力于帮助其客户选择视频会议提供商和协作工具。该公司发现，其客户难以整合其拥有的所有不同平台以获得最大收益。
该公司创始人兼首席执行官Reuben Yonatan表示：“由于他们无法确定应优先考虑的平台以及其他工具的使用方式，因此最终只能使用每个平台的一小部分功能，而无法获得所有好处。”
GetVoIP公司最近为其客户端视频会议、协作和VoIP部署了一个平台。Yonatan说，这个视频会议平台提供了VoIP，这意味着客户端只需要采用两个系统就可以完成工作。
如何应对挑战
如果组织发现自己面临这种情况，他们应该怎么做?限制员工使用未指定的视频会议和协作工具可能会导致他们不满和强烈反对。另一方面，采取“一切皆有”的方法可能会导致混乱。
IDC公司的Costello说：“我认为，IT团队在这方面需要具有一定程度的灵活性。这些未指定的工具由于特定原因而被最终用户使用，因此IT和组织必须认识到这一点，并努力理解它们在员工中如此受欢迎的原因。”
假设许多组织将选择一种更灵活的方法，则他们需要采取步骤来确保这些平台的成功。
(1)了解有关所使用工具的所有信息
组织需要了解有关所使用工具的所有信息。首先，IT部门应着眼于调查员工正在使用哪些工具和平台。这可能意味着进行内部审核，甚至只是简单的业务部门调查，以确定员工正在使用哪些协作和会议服务。
作为这项工作的一部分，IT需要确定组织中使用的任何协作工具的产品拥护者，并与他们进行沟通。这些拥护者可以帮助IT部门了解为什么这些协作工具在业务终端用户中很受欢迎。
他说：“业务部门内的产品拥护者也可以协助IT部门完成调查过程，提供他们自己的反馈，并就调查对象、提出相关问题等提供指导。”
Costello说，在调查过程中，IT团队需要识别并解决已部署的协作解决方案的安全性和合规性漏洞。他补充说，同样重要的是要使协作软件保持最新状态，包括升级和其他发行版。
Gartner公司的Fernandez指出，了解已经使用的平台的全部功能也很重要。其中的一部分包括从供应商那里获取协作平台路线图，以获取有关未来产品发布的见解。 Fernandez解释说，在某些情况下，功能增强可能会消除对满足特定要求的其他平台的需求。
她说：“例如，在未来的版本中，视频会议解决方案支持的并发用户数量不断增加，这可能会消除获取单独解决方案以满足大型会议用例的需求。”
(2)视频会议或协作工具的选择
GetVoIP公司建议组织从采用一个视频会议或协作工具开始，并且只在掌握第一个工具的使用方法之后才添加到其中。Yonatan说：“这样，他们将了解第一个工具可以做的所有事情，并在集成第二个工具之后以实现最大利益。”
许多基于云计算的协作和会议供应商正在努力简化其平台与其他工具和平台的集成。作为学习过程的一部分，组织应该研究系统的集成能力。
Yonatan说：“一个协作平台是否可以轻松地与其他协作平台集成应该是选择工具时的首要考虑因素之一。这很方便，并且节省时间。”
(3)可以灵活一些，但不要太灵活
Yonatan表示，组织应该强调使用员工认可的平台，但也要给员工一些探索的余地。他说：“在他们这样做的时候，他们可能会找到一种更适合的工具，这将使组织受益。但是，由于安全原因，需要给予一些回旋余地。如果认为一些工具可能会危害组织信息的安全性，则应该严厉禁止。”
(4)制定明确的政策并培训用户
Fernandez表示，IT和业务主管应该主动概述具体的协作用例以及希望员工利用这些服务的方式。他们应该对员工进行培训，以推广使用协作工具的最佳实践。
(5)监视使用情况并做好适应的准备。
Fernandez说，“利用分析和仪表板工具，深入了解协作工具的实际使用情况。 如果某些解决方案的使用率较低，需要了解原因，并将这些信息纳入组织正在进行的规划和投资决策中。”
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