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人们需要了解虚拟会议的利弊

责任编辑:cres 作者:Katherine Finnell |来源:企业网D1Net  2021-07-09 13:55:08 原创文章 企业网D1Net

众所周知,冠状病毒疫情已经改变了企业开展会议和办公的形式,迫使以往在现场召开会议变成了采用视频会议软件进行的虚拟会议。对于许多企业来说,这是一种反复试验得出的方法,以确定如何更好地采用视频会议软件为员工的沟通提供支持。
 
随着很多企业在疫情之后重新规划工作场所,视频和虚拟会议仍然是员工工作流程的重要组成部分。但是企业需要在使用视频会议方面更具战略性,以确保会议保持高效并抑制视频会议疲劳。员工也必须学习虚拟会议的新技能,其中包括如何在摄像头前进行专业交流。
 
行业专家KarinM.Reed和JosephA.Allen撰写的名为《突然的虚拟化》一书深入探讨了虚拟会议的利弊。这本书研究了在疫情发生之后转向视频会议的必要性、促进和参与虚拟会议所需的技能,以及后疫情时代可能举行的会议形式。
 
在《突然的虚拟化化》一书第7章的摘录中,阐述了视频为什么是会议的最佳媒体的原因,并指出了一直使用视频会议的缺点。
 
将每个虚拟会议都变成视频会议的案例
 
视频对于大多数虚拟会议来说是一个好主意,但在必要时也可以使用其他格式。虽然一般来说是正确的,但在这里提出的情况是,格式的选择必须取决于发送和接收的消息的性质。消息越复杂,就越需要更丰富的格式来允许消息的传输。
 
因为它涉及到在单独使用视频和音频时与对话伙伴建立更深入联系的能力。媒体丰富度理论是一个框架,用来描述媒体复制通过它发送的信息的能力。例如,这个理论可以用来描述电话对于传输对话的有效性,而不是传输照片或数据电子表格中的细节。但是需要注意的是,在这里描述的电话是固定电话,不是指人们的手机。
 
媒体的丰富性理论声称,与不那么丰富的精简媒体(例如电子邮件、文本或电话)相比,更丰富的个人通信媒体通常更有效地传达复杂问题。换句话说,如果企业计划召开需要广泛讨论、辩论、考虑替代方案、解决问题和/或决策的会议,精简媒体并不是一个很好的选择。
 
在决定为给定的消息或会议使用哪种通信媒介时,主要因素应该是减少模棱两可的可能性,换句话说,减少对消息的误解或多重解释的可能性。一条消息越有可能难以解释和理解,就需要越多的线索和数据来正确解释它。例如,安排会议通常相当简单,可以通过电子邮件(一种精简的媒体形式)来完成。但是,关于员工在最近项目中的工作表现的详细信息可能需要更丰富的媒介来传达,例如面对面的会议。
 
但是由于发生疫情,远程工作的员工之间需要传达复杂的问题或详细的信息。在这种情况下,可以使用电话进行通信。但是,更好的选择是使用更丰富的媒体或使用企业首选的视频会议平台的。
 
必须承认,现场会议仍然是比虚拟会议更丰富的媒介。在面对面的会议中,可以一起操作对象(例如工程项目),可以看到所有非语言线索,甚至可以进行接近触摸行为,例如握手以表示同意交易。尽管这场疫情让人们更多采用虚拟会议软件,但面对面的现场会议很可能会得以恢复,这种最丰富的会议媒体将再次可用。
 
在那之前,视频会议在人际交流中提供了比电话会议更多的最佳实践。因此,强烈建议采用视频会议软件。
 
采用视频会议的注意事项
 
现在,尽管鼓励每个人在他们的虚拟会议中打开他们的摄像头,但这一建议并非没有需要注意和讨论的一些警告。首先,“变焦疲劳”是真实存在的。调研机构在4月指出,所有的虚拟会议都在消耗人们所有的精力和工作动力,并描述了Zoom疲劳问题以及几种对抗疲劳的方法,其中包括避免多任务处理以及按时休息等等。到2020年5月,人们关注的文章标题从“视频会议是什么东西?”已经转换为标题为“变焦疲劳是真实存在的——这就是视频通话如此费力的原因”之类的文章。行业专家确定了员工对于视频会议如此精疲力竭的五个原因,如下所示:
 
(1)员工错过了很多非语言交流。在视频会议期间,必须更加注意捕捉非语言交流,而这种交流是在现场会议中自然可以利用周边视觉和听觉信号进行的。
 
(2)如果孩子突然跑进来镜头怎么办?员工对其家中的空间、宠物或者孩子而分散注意力感到焦虑。所有这些都让人们在视频会议期间感觉到紧张不安。
 
(3)没有额外的沟通。人们通常不会在虚拟会议期间闲聊或做其他事情。而视频会议就是在工作,并且一直在进行。
 
(4)可能影响自己的形象。人们在视频会议中可能在意自己的形象,可能不愿意在视频中展现。
 
(5)在认真倾听吗?有些技术可能让人感觉受到欺骗并播下怀疑的种子。
 
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关键字:虚拟会议视频会议

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众所周知,冠状病毒疫情已经改变了企业开展会议和办公的形式,迫使以往在现场召开会议变成了采用视频会议软件进行的虚拟会议。对于许多企业来说,这是一种反复试验得出的方法,以确定如何更好地采用视频会议软件为员工的沟通提供支持。
 
随着很多企业在疫情之后重新规划工作场所,视频和虚拟会议仍然是员工工作流程的重要组成部分。但是企业需要在使用视频会议方面更具战略性,以确保会议保持高效并抑制视频会议疲劳。员工也必须学习虚拟会议的新技能,其中包括如何在摄像头前进行专业交流。
 
行业专家KarinM.Reed和JosephA.Allen撰写的名为《突然的虚拟化》一书深入探讨了虚拟会议的利弊。这本书研究了在疫情发生之后转向视频会议的必要性、促进和参与虚拟会议所需的技能,以及后疫情时代可能举行的会议形式。
 
在《突然的虚拟化化》一书第7章的摘录中,阐述了视频为什么是会议的最佳媒体的原因,并指出了一直使用视频会议的缺点。
 
将每个虚拟会议都变成视频会议的案例
 
视频对于大多数虚拟会议来说是一个好主意,但在必要时也可以使用其他格式。虽然一般来说是正确的,但在这里提出的情况是,格式的选择必须取决于发送和接收的消息的性质。消息越复杂,就越需要更丰富的格式来允许消息的传输。
 
因为它涉及到在单独使用视频和音频时与对话伙伴建立更深入联系的能力。媒体丰富度理论是一个框架,用来描述媒体复制通过它发送的信息的能力。例如,这个理论可以用来描述电话对于传输对话的有效性,而不是传输照片或数据电子表格中的细节。但是需要注意的是,在这里描述的电话是固定电话,不是指人们的手机。
 
媒体的丰富性理论声称,与不那么丰富的精简媒体(例如电子邮件、文本或电话)相比,更丰富的个人通信媒体通常更有效地传达复杂问题。换句话说,如果企业计划召开需要广泛讨论、辩论、考虑替代方案、解决问题和/或决策的会议,精简媒体并不是一个很好的选择。
 
在决定为给定的消息或会议使用哪种通信媒介时,主要因素应该是减少模棱两可的可能性,换句话说,减少对消息的误解或多重解释的可能性。一条消息越有可能难以解释和理解,就需要越多的线索和数据来正确解释它。例如,安排会议通常相当简单,可以通过电子邮件(一种精简的媒体形式)来完成。但是,关于员工在最近项目中的工作表现的详细信息可能需要更丰富的媒介来传达,例如面对面的会议。
 
但是由于发生疫情,远程工作的员工之间需要传达复杂的问题或详细的信息。在这种情况下,可以使用电话进行通信。但是,更好的选择是使用更丰富的媒体或使用企业首选的视频会议平台的。
 
必须承认,现场会议仍然是比虚拟会议更丰富的媒介。在面对面的会议中,可以一起操作对象(例如工程项目),可以看到所有非语言线索,甚至可以进行接近触摸行为,例如握手以表示同意交易。尽管这场疫情让人们更多采用虚拟会议软件,但面对面的现场会议很可能会得以恢复,这种最丰富的会议媒体将再次可用。
 
在那之前,视频会议在人际交流中提供了比电话会议更多的最佳实践。因此,强烈建议采用视频会议软件。
 
采用视频会议的注意事项
 
现在,尽管鼓励每个人在他们的虚拟会议中打开他们的摄像头,但这一建议并非没有需要注意和讨论的一些警告。首先,“变焦疲劳”是真实存在的。调研机构在4月指出,所有的虚拟会议都在消耗人们所有的精力和工作动力,并描述了Zoom疲劳问题以及几种对抗疲劳的方法,其中包括避免多任务处理以及按时休息等等。到2020年5月,人们关注的文章标题从“视频会议是什么东西?”已经转换为标题为“变焦疲劳是真实存在的——这就是视频通话如此费力的原因”之类的文章。行业专家确定了员工对于视频会议如此精疲力竭的五个原因,如下所示:
 
(1)员工错过了很多非语言交流。在视频会议期间,必须更加注意捕捉非语言交流,而这种交流是在现场会议中自然可以利用周边视觉和听觉信号进行的。
 
(2)如果孩子突然跑进来镜头怎么办?员工对其家中的空间、宠物或者孩子而分散注意力感到焦虑。所有这些都让人们在视频会议期间感觉到紧张不安。
 
(3)没有额外的沟通。人们通常不会在虚拟会议期间闲聊或做其他事情。而视频会议就是在工作,并且一直在进行。
 
(4)可能影响自己的形象。人们在视频会议中可能在意自己的形象,可能不愿意在视频中展现。
 
(5)在认真倾听吗?有些技术可能让人感觉受到欺骗并播下怀疑的种子。
 
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