不过，人们确实很怀念见到同事的日子，他们甚至错过了面对面的会议。每周至少有几天在办公室工作会让人们(86%的人)比那些完全远程工作的人对工作更有安全感。
留住你的团队——并保持他们的参与度——的关键是混合工作。它是两全其美的，允许人们远程工作或进入办公室，无论是按计划还是按工作要求进行。这意味着，在可预见的未来，你可能会看到混合会议——一些人聚集在会议室，另一些人在家打电话进来。
此会议模式不同于全视频呼叫或所有面对面会议。它带来了技术挑战，需要新的技能。
为了帮助你做好这件事，我采访了掌握这门艺术的领导人。他们告诉我什么管用，什么不管用，你需要买什么，以及如何把会议变成你一天中富有成效的部分。
什么是混合会议?
Venture Smarter的CEO乔恩·摩根解释说：“混合型会议是一种融合了面对面和虚拟元素的现代会议方式。”它允许参与者从不同的位置参加会议，一些人在物理会议室中，另一些人通过视频会议或其他在线协作工具远程参加会议。
在过去，当处理这一问题的技术不稳定或仅仅是一部扬声器电话时，混合会议是尴尬的。远程团队经常在聊天室里大喊大叫，但往往被忽视或遗忘。MALLAL的首席布道者吉姆·卡尔巴赫说：“在疫情大流行之前，混合病毒很常见。”“我们只是在这方面做得很糟糕。”
但在过去的几年里，这种模式发生了变化。现在，你可以轻松地将远程人员带入会议室，并获得出色的会议参与度。混合会议的广泛采用也将来自各个时区的人们带入了他们曾经可能从未被邀请参加的聚会。
如果处理得当，它可以比任何其他类型的会议更有成效——而且给与会者带来的麻烦更少。但大多数混合型会议都需要工作。
根据Gartner 2023年的一份报告，混合会议的效率通常比面对面会议或虚拟会议低得多。然而，它预测，到2025年，全球65%的工人将选择以这种方式参加会议。
卡尔巴赫说：“围绕混合动力车的新讨论并不是说它是新的，而是我们这次必须把它搞对。”
混合会议需要什么?
全球隐私和安全咨询公司Kuma的创始人兼CEO雷·金布尔表示：“如果你想确保虚拟参与者和面对面参与者的参与度是平等的，那就从技术开始。”
每个人——无论是在远程还是在办公室——都需要稳定、高速的互联网连接，才能实现这一点。Webex、Zoom或Team等视频会议平台也是必不可少的。
但如果你想让这一切顺利进行，就不要在硬件上吝啬。根据Gartner的说法，混合会议效率低下的一个原因是工作场所没有合适的设备，只有不到一半的员工报告说他们的公司有一个设备齐全的会议室。
数据存储公司Qumulo的工程副总裁莫莉·布朗说：“关键之一是确保你有正确的设置，无论是谁在协调会议，都知道谁在哪里。”
Qumulo已经扩建了会议室，以创造更好的混合会议体验。“我们有些房间有Zoom Room屏幕，”Brown说。其他房间配有猫头鹰会议摄像头或其他视频系统。
HealthCanal的CEO埃里克·范说：“清晰、身临其境的音频是最重要的。”我们投资于优质的麦克风、扬声器和耳机，以消除音频中断，并确保所有参与者的声音都能被听到和理解。
混合会议技术
协作软件工具-在你的Zoom、Webex或团队内部运行或通过共享一个屏幕-可以将你的混合会议从关于工作的对话演变为实际工作。它们将会议的焦点从谈话的负责人转移到手头的任务上，如果你希望合作，这就是你想要关注的方向。它们使你能够即时共享信息、集思广益、捕捉想法，并消除会议后的内务管理。
“拥抱协作平台，”教练自动化公司Cloverleav.me的首席研究官玛丽亚·克劳昌卡说。这些平台应该是直观的，使团队成员能够直接贡献、发现和访问共享的见解。
当你有了正确的工具，你就可以很快地从同意一个想法到合作执行它。拿出一块数字白板来集思广益。与其讨论设计，不如在协作图表(如LucidChart)中共同构建它。或者通过调出你的工作管理工具来制定项目计划的细节。
布朗说，Qumulo在混合会议期间使用数字白板Miro。“这对回顾、思考和头脑风暴练习很有用，”她说。不过，她说，有时候把一张纸举到相机前也很管用。当我们谈论核心设计时，有些人喜欢手边有一张纸和一支笔，这样他们就可以画出一个设计。
HealthCanal的Pham说：“我们探索了专门的混合会议软件解决方案，以促进现场和远程员工的平等参与。这些平台提供虚拟白板、分组会议室和与会者参与度分析等功能。
与其牺牲整个人类来做笔记，你可以让一个AI，比如Otter.ai，来记录会议。“这些服务自动将口语转录并翻译成文本，增强了所有与会者的可及性和理解力，”范说。他们还将从会议中寻找行动事项，并与参加会议的每个人分享笔记。
混合会议的最佳实践
除了具备合适的技术外，以下提示还可以帮助所有人获得更有效的会议体验，无论他们是在办公室还是远程拨入。
1.让每个人都出现在屏幕上
好的混合型会议要求人们善于主持、促进和参与。要做到这一点，你需要技能、习惯和会议制度。
对于金融科技公司Broadbridge的高级技术研究员马克·施莱辛格来说，疫情期间成为默认会议方式的全视频会议带来了更高的协作水平，他的团队不希望在混合会议中失去这种协作水平。
“突然之间，每个人都发出了自己的声音，”他在谈到Zoom电话会议时说。“主导对话的并不总是会议室。”随着公司转向混合模式，“我们需要一个可靠的解决方案来保持这种协作性质。”
施莱辛格在与他上大学的女儿讨论这个问题时，发现了解决方案——视频通话和面对面会议的混合体。她告诉他，在她的学校上课的规则是，“即使你在现场，每个人都必须打开他们的设备并启用视频，这样每个人都可以在自己的屏幕上看到每个人，包括讲师和远程学生。”
从本质上讲，这就是他们在Broadbridge所做的事情，尽管他们使用室内音频来提高保真度。施莱辛格说，这种设置保留了每个人的声音，为会议中的每个人提供了一个视觉——以及一个名字和头衔——并且“会议室谈话不太可能遮盖远程参与者，”施莱辛格说。
2.在节制方面寻求帮助
一个好的主持人是混合会议的关键。与我交谈的每个人都同意，提高自己的促进技能并在团队中发展这些技能对于混合会议世界的未来至关重要。当远程工作变得无处不在时，整个世界突然需要开始培养这种力量，会议促进的在线课程已经变得很常见。但有时，即使是最好的促进者也需要帮助。
“我试着找个人来主持聊天，”布朗说。因为在与一群人交谈时观看聊天频道需要比大多数人配备的更多的感觉输入和灰质。让另一名团队成员观看该频道可以帮助偏远地区的人提出问题，并得到回答，这样室内参与者就不会黯然失色。
3.设定共同期望
与我交谈过的许多人建议发布一项会议礼仪政策，以便在客厅、地下室和空闲卧室举行的会议上，阐明对参与和曾经由工作场所决定的事情的期望。
IT项目经理出身的领导力教练Trish Bishop表示：“你可以在任何时候设定这些会议期望。”你可以说，我感觉团队在这个混合环境中没有得到充分的参与。让我们设定共同的期望。
她建议让团队自己制定规则，而不是从高层发布规则，因为这样更容易得到认可，预期更可能反映人们家庭生活的现实。这些规则可以涵盖一切，从是否应该打开摄像机，什么是可接受的背景(至少对于面向外部的会议)，或者是否需要像样的衣柜。
4.尊重每个人的时间
但任何政策指令，无论多么平等主义，都无法克服计划或管理不善的会议。
Kuma的金布尔表示：“保持人们的参与度是一种习惯，它始于议程。”“如果你不遵守既定的议程，不尊重别人的时间，他们就会退席。”
Slingshot的创始人、InFratics的CEO兼创始人迪恩·吉达表示：“没有什么比开太多会议或会议什么都做不成更能扼杀一种文化，破坏动力。”“这会影响业绩，也会影响人们的去留。”
5.创造平等
卡尔巴赫说，好的混合型会议需要的不仅仅是议程。“你需要一个目标和一种实现目标的方法。”他说。
他说，即使有了议程，通常的动态也会展开。占主导地位的声音会说话，而较安静的声音会逐渐消失，如果他们的相机关闭了，可能还会煮意大利面或洗衣服。你会想方设法把大家的注意力吸引回来。
卡尔巴赫说：“如果你带了一个活动，然后说，‘让我们做一个2乘2的矩阵，我们将通过投票来共同决定’——这样，你就确保了参与度。”
他说，保持会议重点的另一个诀窍是创建一个话轮轮换系统。
“一种流行的方式是爆米花，最后一个说话的人挑选下一个人。”他说。
他补充说，这些技巧不仅可以克服口头上的交通问题，“你还可以开始把会议看作是完成任务的地方。”
一旦你开始寻找目标而不是议程，你就会找到它。如果有人说，“我们需要把这份文件整理好”，而你的会议需要一个目的，你可以带上文件，在会议上完成工作。
卡尔巴赫说：“这样一来，你走出会场时就没有在进行的项目，因为你已经完成了工作。”
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