合适的硬件和软件可以使分散在各处的员工轻松地进行远程会议，实现高效地协作。

像今天许多行业的企业一样，IT服务提供商Avaap的员工遍布各地，在美国新泽西，明尼苏达州和印度都设有办事处，而且还雇佣了数百个远程顾问。

Avaap公司的服务和交付副总裁Adam Goldstein表示，这些远程顾问和在公司总部及各个办事处的同事依靠各种工具进行远程会议，顺畅地沟通和协作，以保持公司各项业务顺利运行。

Goldstein说：“我们使用工具让遍布在世界各地的员工，团队和客户通过网络来认识和沟通，通过这种方法，我们扩大了人才库。我们招聘人才关注的是关键能力，并不在乎人才所处的地理位置。这种方式要远远胜于那些有多个办事处还要进行面对面会议的公司。”

会议，对于很多公司来说都是一个痛点，即使没有面临有多个办事处，员工分散各地的公司也是如此。根据Harris Poll公司的一份调查报告，会议占用普通员工的时间略高于16%，而且被列为第一的职场挫败是：几乎有60%的企业员工表示浪费时间的会议降低了他们的工作效率。

咨询公司Gartner的首席分析师Adam Preset：“员工总是抱怨公司的会议不是太长，没必要，就是不聚焦。但是会议本身并不坏，只是糟糕的会议讨人嫌。”

Preset说，但是即使是好的会议，当远程员工发现他们自己不能很好地参与的时候，这个会议也会变得没有成效。企业可能没有与远程员工进行卓有成效的会议所需要的技术。要不就是他们拥有太多的工具，然而这些工具却不合适，不能带来预期的效果。

Avaap，男士剃须刀初创公司Harry's和加油设备承包商Oscar W. Larson都转向技术，通过技术更好地来支持和促进他们分散在各处的员工轻松顺畅地进行远程会议。下面将介绍这三个公司如何一步步找到更好的工具，以及使进行远程会议的员工专注和富有成效的实践经验。

规范不同的工具

六年前，Avaap依靠电话和各种各样的通信工具进行远程会议和日常签到，其中的通信工具包括Skype，Google Chat，Yahoo Messenger和Trillian。随着公司的发展，标准化的工具成为公司的需求。

Goldstein说：“当公司规模还比较小的时候，每个员工都有一堆通信工具的账号，和这个同事沟通时使用这个工具，和那个同事沟通时用那个工具，但是公司规模扩大以后，显然，选择一个合适的通信工具变成最重要的事情。”

Avaap消减了一些工具，选择Skype作为员工进行即时通信和视频会议的工具，随着对网络研讨会需求的增加，公司选择Citrix的GoToMeeting作为进行网络研讨会的工具。

Goldstein说：“我们的真正需求是，这个工具是轻量级的，而且容易使用。当时，能提供高品质视频沟通的工具，仅有Citrix的GoToMeeting和思科的WebEx这两个，较之WebEx，GoToMeeting的成本更低一些。Skype是在美国和印度最常见的沟通工具，因此员工接受起来更容易一些。”

Goldstein表示，广泛采用这两款工具之后，内部员工，远程顾问和客户之间的会议变得更加高效。

Goldstein说：“我们一直有大量远程工作的员工，而且甚至当地的员工也常常分隔很远。随着公司的发展，公司对这些工具的需求也在不断扩大，因为不仅内部员工需要这些工具进行沟通协作，而且公司经常使用这些工具给客户提供帮助和支持。”

Goldstein表示，Avaap公司的远程顾问最常用的是Skype移动应用，Skype移动应用让他们无论在哪里，都能快速地进行在线沟通。GoToMeeting的用途更加丰富多样：Avaap公司将其用在内部会议，和客户开会，网络研讨会，作报告和网络培训。GoToMeeting的品质和成本一直保有充分的竞争力，所以Avaap一直沿用至今。

Goldstein说：“我们曾经尝试了几次使用免费和低成本的网络研讨会和屏幕共享工具，但是当你呈现给客户和潜在客户时，品质和易用性太重要了。”

Goldstein表示，选择与你的需求最契合的一个技术，这一理念比痛苦挣扎于那些拥有诱人附属功能的工具要好。Goldstein说：“找到适合你的工具，而不必去考虑它是不是众多工具中最好的那一个。”

视频会议连接远程员工

Harry's是一家提供男性剃须用品在线订购服务的公司，创立于2013年，雇佣了100名在美国当地的工人，其中大部分在纽约的总部。Harry's在德国还有一家工厂，雇佣了有400至500名工人。

Harry's公司负责IT的人员Matt Anderson表示，Harry's公司刚搬到一个更大的办公室，这就意味着对公司的总部进行重新设计，找到解决方案来连接在德国的工人，在美国和英国的远程员工，以及当地的团队，还要有支持员工在家办公的功能。

Anderson说：“如果你想在远程工作，公司可以满足你，公司非常关注这一点，利用技术使员工的工作不受地域的限制。”

Harry's公司对工具的要求很简单，它需要的是轻量级的解决方案，易于员工使用，不带连接到电脑的软件保护器，而且让技术人员容易集成和维护。

Anderson说：“其中最困难的部分之一是，在搜索到的厂商中，没有哪一个很好地集成视频。我们不想和一个只懂皮毛的厂商合作，而想找一个专业的，在这一领域做得好的厂商。”

Anderson和他的团队选定了Highfive的视频会议，Web会议和屏幕共享解决方案。Highfive的设备重量仅为1磅，尺寸为13.0 x 3.25 x 2.25，而且可直接插入带有HDMI接口的任何显示设备，它通过以太网连接到网络。集所有功能于一身的设备配备了高清视频摄像头和内置的降噪麦克风，还能通过无线访问其移动应用和Web会议工具。

Highfive的软件（有支持Windows，OS X和iOS的app，支持Android的app正在开发中）让远程或在办公室的员工能够从他们的电脑或移动设备登录，使用任何显示设备与Highfive的设备连接，进行共享演示报告或视频沟通。如果Wi-Fi信号特别差，远程员工可以通过纯语音进行会议。

Anderson表示，每套Highfive设备的价格是1200美元，没有用户或使用费用。Harry's公司的每个会议室都部署了一套Highfive的设备，同时在德国的工厂也有独立的部署。管理团队每个月都使用这些工具通过网络进行面对面地沟通，同时本地和远程员工每周都使用它们开例会。

Anderson说：“我们每周二上午开例会。员工无论在哪里，都能参与进会议中。这些视频会议工具能够让每个人更好地发言，让会议更富有成效，因为它们不需要浪费时间来连接投影机。”

Anderson表示，随着Highfive的硬件和软件的更新和升级，Harry's公司加大投入，确保员工花费在会议上的时间尽可能地富有成效。其中采取的措施包括创建日程，记录会议纪要和设定特定的计时器。会议通过谷歌日历安排，公司设定会议时间为30分钟或一小时（有专门的app让Harry's公司将会议的时间设定为25或50分钟，以防止会议的时间太长）。

Anderson说：“我们的企业文化是，希望员工无论在哪里，都能卓有成效地工作。如果某一天你需要在远程工作，我们想确保你能专心地投入会议，而且在家里工作能像在办公室一样富有成效。这些工具会助你一臂之力。”

拥抱云和移动

两年前，中西部地区的石油设备服务公司Oscar W. Larson的CIO Pete Wayne，决定从微软Exchange环境中跳出来。

“我们公司在成长和发展的过程中，要进行昂贵的升级”，Wayne说道。他有125名新技术，这要一大笔的开销。“从在Exchange环境中空间和处理都用到最大值的时候，我就计划升级服务器和购买额外的存储空间。那时，我计算了一下，许可证，服务器，存储空间和实施这些的费用可达10万美元。”

另外，他补充说，公司即将进入移动领域。Oscar W. Larson公司的325名员工分散、遍及整个密歇根州的三个分部，在俄亥俄州和印第安纳有较小的团队。75%的人在远程工作，作为顾问或技术，进行修理燃气泵，其他25%的人在办公室工作。这就促使公司给那些远程员工配备平板电脑和智能手机，让他们更容易地获取信息，帮助他们在远程更好地沟通。

Wayne偶然发现了Google Apps，它解决了很多问题，而且价格合理。当时，要是使用Office 365的话，每个用户每个月要花费15美元，使用Google Apps，每个用户每个月仅花5美元。

节省的费用不止这些。Wayne说：“我们必须通过Exchange承载现场的一切，这就意味着我们需要一个企业备份解决方案和灾难恢复系统。这两项都需要维护成本。能够将这些通过Google来交付，这就把我们的能力释放出来，从而专注于业务和重要的客户，因为有了充足的时间，不再需要一个整个的部门来管理Exchange。”

部署Google Apps还附带了视频会议应用Hangouts和云存储Drive，这对公司中在远程工作的员工是非常有价值的。

Wayne说：“我希望我能说我知道这些工作能帮助我们的所有方式，但是我不知道他们能在多大程度上帮助我们。”

Wayne表示，在远程与员工进行沟通得到了显著提高。在以前的系统中，在客户那里遇到问题时，需要经历一个艰难的过程才能把问题解决：因为他们没有配备作为工作用途的智能手机或平板电脑，他们需要用数码相机拍照，把SD卡传回公司，然后将图片交给合适的经理。

Wayne说：“如果技术人员在现场遇到问题，他们就必须拍照，发送大附件邮件，拿起电话求助同事评估问题。”

现在，有了新的移动设备的协助，技术人员可以直接把图片上传到Drive，经理就可以实时访问图片，然后通过Hangouts视频来解决问题。

Wayne表示，有了群组会议，也很受益。以前，每周的员工例会是大家坐在一起，进行电话会议。现在，公司的员工使用Hangouts与其他分部的同事沟通；每个人在自己的屏幕上就能看到彼此，这就增加了社区感。

Wayne说：“当你使用Hangouts的时候，你的姓名和面孔都会出现在对方的屏幕上，而且Hangouts还让对话更亲密，更有吸引力”。Hangouts中的屏幕共享功能让与会者容易地分享报告或进行产品演示。

Wayne说：“这是一个很小的事情，但是这些工具让员工觉得更有趣和更重要。我们听到在分部的员工有一种感觉，因为他们不在总部，就好像不是我们整个大团体的一部分，但是现在有了这些工具以后，他们不再有那种感觉了。”

技术并不代表一切

Forrester Research公司的高级分析师T.J. Keitt表示，请记住，即使是最好的工具，也不能解决一切问题，糟糕的会议也是通信中隐含的问题。“技术只能处理部分会议问题，思考会议是如何组织的，它们的目的是什么，结果是什么，出了问题以后又怎么样。技术可以解决这些问题，但是还需要有一个关于如何处理会议的长远的考虑。”

关于远程会议的5条最佳实践经验

虽然技术可能提高了远程会议的管理和运筹能力，但是会议的理念，准备和执行也很重要。下面，专家分享了关于运行远程会议的最佳实践。

设置会议议事日程：会议软件公司Facilitate.com的联合创始人之一Julia Young表示，议事日程能够帮助你限制会议的时间，并确保与会者集中精神，使会议富有成效。议事日程应该包括会议所涉及的主题，发言人以及每项所分配的时间。

用心选择时间：国际自动机工程师学会（SAE International）建议，选的会议时间的时候，要顾及到不同时区的与会者。如果与会者只涉及议事日程的某个或某些项目，可以将其安排在会议的开始，并允许其完成自己的部分时离开席位。

选择正确的技术：Forrester Research公司的T.J. Keitt表示，试图使用太多的技术往往会使会议陷入困境。“你不想被困在确保某人在摄像头前或者接入了Web会议的技术中。很多时候，对于会议的结果来说，太多的技术可能是不必要的。注意，不要强调形式，而要注重内容。”

连接个人：电话会议提供商Intercall的通信部门总监说：“同事之间缺乏互动，仍然是团队凝聚力的最大障碍之一，使远程员工没有团队归属感”。她建议，每次会议花几分钟问问每个人怎么样或者最近的假期如何。“虽然会议中的题外话部分可能看似与会议无关或者浪费时间，但是事实上，它们是建立信任和个人关系的最大贡献之一。”

增加会议的互动性：Huselton表示，你不希望一个人一直在说。“有那么多的设备和接口在分散员工的注意力，公司不能让会议变成讲座。鼓励所有的与会者发挥主观能动性。成功的会议是思想和行动的集合，而不是一片沉默和安静。”