当前，视频会议系统已经发展至高清阶段，高保真的声音和图像能够带给用户更加真实的视觉和听觉体验，从而极大地提升会议效果。这些高清视频信号和音频信号，经过视频会议系统的编解码和传输，最终都要通过摆放在视频会议室中的会场系统还原成声音和图像。假设会场系统达不到高清标准，用户最终也无法体验到高清效果，会议效果会大打折扣。因此，高清视频会议必然要求全程设备的高清化，这对视频会议会场系统的建设提出了更高的要求。

另外，会场系统的好坏不仅影响本地视频会议体验，同样也会影响到远端会场的用户体验，例如本地会场拾音设备出现问题或光线过暗，都会影响到远端会场用户的收听收看效果。因此，加强视频会议会场系统的建设，将显著提高用户的视频会议体验。

视频会议系统除视频会议终端外，其余设备均安装在机房中，机房环境有利于设备运行的持续稳定。而对于视频会议会场系统，由于设备安装在视频会议室中，缺乏类似机房的运行环境，因此更需要重视建设工作。此外，设备的安装位置也直接影响到用户的使用效果。视频会议会场系统中常被固定安装的设备，有显示器、摄像头、话筒、音箱、投影机、投影幕，此外还包括一些音像控制及切换设备，如矩阵和调音台等。有条件的视频会议室可以为音像控制和切换设备单独配置设备间，不具条件的会议室也应为这些设备配置机柜。上述多媒体设备均有一定的使用环境要求，如用电、散热等。只有确保良好的使用环境，才能提高上述设备的可靠性和稳定性。

视频会议召开期间，伴随会议议程的不断推进，会有大量的镜头画面切换以及声音切换调整等操作。视频会议会场系统建设的设计阶段，如果充分考虑了后期的操作需求，应为运维人员预留专用的设备控制间，这样的控制间不仅可以让操作人员方便操作现场的各种多媒体设备，还能及时观察到会议现场情况。即使不具备条件设立单独控制间的视频会议室，也应该考虑现场操作的需求，在会场预留运维人员的操作席位和线路接口。使用远程控制手段完成设备操控的会议室，也应在视频会议会场系统建设设计阶段考虑远程监控工具的接入事项，以确保运维人员可以在远程操控席位监控现场设备及会议情况。