在协作得到了自下而上的推动时，它往往是最有成效的。能自由探索协作和团队沟通工具的IT员工擅于对其用于管理工作流程的解决方案进行定制和专门化。能强制规定IT部门应该使用哪些协作工具的首席信息官可能会减慢工作流程，滋生不满情绪并破坏生产力和参与度。
虽然安全性和“影子IT”的问题依然存在，但放松控制权让IT部门有能力选择自己的协作工具，这可能会帮贵组织在提高生产力和留住高级人才方面具有竞争优势。
下面来看看为什么你应该考虑让IT部门在协作工具方面有更大的选择空间——以及如何解决可能出现的问题。
当今的协作技术：更少的承诺，更低的风险
Red Hat的首席信息官Mike Kelly表示，选择软件解决方案要承担的风险不像以前那么大，因为基于云的产品已成为交付标准。这也意味着选择越来越多了，而坚持使用一个特定解决方案的义务则越来越少，他补充道。
他说：“尽管1994年的首席信息官正试图推动一个从内部的，自建的解决方案向大型供应商采购的转型——但由于需要定制化，这种解决方案并不总是那么适合，还会导致大量成本超支——一旦你决定下来，如今的首席信息官就会面对更多的产品和更大的灵活性。你可以选择一个解决方案，获取并试用这个方案，看看它是如何工作的，以及它的采用会是什么样的，如果这样做不起作用，你可以在半年或一年内放弃。”
Favro的联合创始人兼首席执行官Patric Palm说，另一个主要变化是API的兴起。API可以简化集成问题，随着更多供应商提供并利用API，组织相对更有把握确定那些解决方案可以与遗留系统配合使用。
Palm说：“公司也意识到，隔离系统并不是一个好的做法，他们要开放起来。例如，Slack越来越受欢迎，因为它非常容易使用，而且它的功能几乎可以在任何地方发挥作用。而这种无缝集成在一定程度上创造了公平的竞争环境，并使体量更小的参与者有立足的机会，同时为IT提供所需的功能。”
Palm说，最进取的公司正在创建内部的“应用商店”，工作人员因此得以选择最得心应手，最符合需求的工具和应用。
提高生产力和互动的自由
Palm说，让IT部门选择自己的协作软件可以提高生产力并减轻挫败感。虽然首席信息官们不应该完全放弃控制权，但是放松管制让IT团队能够更加灵活地进行更有效的协作和更快的创新，他这样补充道。
Palm说：“在人们想在工作中使用iPhone和个人设备时，BYOD(自带设备)运动产生了强烈的共鸣，这绝对会加快消费级技术功能和使用企业资源产生影响力的速度”。他说：“尽管如此，BYOD主要受到高管的推动，并渐次走向更多的员工队伍。这一次，员工队伍本身和IT部门对其想要使用的工具的采用尤其起到了推波助澜的作用，因为这可以提高工作效率。”
而且，能自由选择偏爱的工具的IT部门往往更加投入，Palm这样说道。
他说：“让你的IT团队能够做出决策并使用软件和协作解决方案，这些软件和方案使他们能够以更高效的方式完成工作，这可以使他们积极主动，热衷于互动，而这非常重要。”
Palm说，选择自由，特别是在实施尖端技术时，也可以提高组织招聘和留住顶尖人才的能力。他说：“聘来IT人员，然后让他们使用远古的技术，这不是明智之举。”
克服弊端
Palm说，虽然首席信息官们应该考虑不再插手，不再对IT所能使用的东西指手画脚，但他们仍然负责审核，整合和维护IT所选择的解决方案。他说：“就这些工具如何提高效率和创新而言，你不仅仅是企业的战略顾问，而且你正在帮团队选择最佳工具，从而帮他们尽其所能地完成工作。”
Red Hat的Kelly指出了首席信息官在转向自主选择的方法时遇到的一个基本问题：“你不想做的事情完全被抛开了，然后突然你要面对人们互相进行交流的50种不同方式——这简直是一团糟。作为一名首席信息官，你必须选择立场，要么说‘你必须使用这个方式，别无它选’，要么让它成为一场全体参与的交流。”
主要问题是，对法规的遵从和数据治理可能会对这些决策产生制约，这取决于你的行业，Kelly这样说道。
另一个问题是安全性。Palm表示，除了满足所有功能要求之外，组织还要确保选定的解决方案都符合隐私，合规性和安全性要求。令人欣慰的是，很多供应商和应用程序开发人员对安全问题的反应非常迅速，并且能够使他们的工具具备高可用性和高度安全性，他这样说道。
Palm说：“当然，你不想助长影子IT‘黑市’之类的情况。这是一场早晚要发生的灾难。但已经有很多协作解决方案能卓有成效地将必要的无缝功能，易用性和安全功能组合在一起。”
特殊待遇的权术
另一个问题是给予IT“特殊待遇”的视角，特别是在其它部门没有选择自由时。Palm表示，在某些情况下，组织需要保持竞争力并处于最前沿。
他说：“尤其是软件开发人员，他们长期拥有这些特权——测试新技术，试用并创建其它部门无福消受的东西，有时候，针对技术人员有一套规则，针对公司其它人员又有另一套规则。”
在这里，透明度是关键。为什么要实施这些规则(或为什么实施不到位)，以及为什么规则对公司及其在行业中的地位所带来的好处有助于避免不满情绪，这些原因坦诚布公。如果你将IT的涉足视为试点项目，并展示其它部门如何使用这些技术也是大有裨益的。
Kelly说，最终，首席信息官们面临着同样的难题。如何卓有成效地讨论实施特定技术的情况，并概述每种技术的优劣。
Kelly说：“无论你是想弄清楚如何对一个解决方案实施标准化，还是想协调一系列不同的解决方案，你就所有实施方案所提出的问题都是一样的。这实际上都可以归结为，‘这种“捕鼠器”比以前的更好用，我怎么说服人们呢?’”
Kelly补充说：“关于协作的谈话很难展开，因为没法对人们如何合作施加强行规定。所以，对协作所做出的承诺(而不是专注于你所使用的特定工具)确实更为重要。无论你是使用一种，三种，五种不同的工具，还是亲身参与交流，或者，如果你将两个锡罐串在一起(将两个锡罐连在一起是一种“打电话”的原始方法)，人们就立刻明白你想要解决什么问题，什么才是你解决问题的最佳方式，什么对你的公司有用。”
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