“可以理解，州领导对此表示担忧，”CIO Joe McIntosh说，“立法审查确定了采购过程中存在的问题，这些问题导致了透明度和问责制的缺失。因此，纳税人的钱在没有适当检查和平衡的情况下被花费。”
为了应对这个问题，立法财政透明办公室和州长要求OMES加强对州采购的监督，以确保遵守州法律和法规。
“我们的一个关键指令是到2023年底审计所有州机构的采购情况，”McIntosh说，“为此，我们需要一种成本效益高的解决方案，该解决方案可以简化工作流程，实时提供采购流程的全面视图，识别违规支出，并使我们能够在12月31日截止日期前审计所有机构。”
为此，McIntosh和OMES转向了流程挖掘，这是一种分析事件数据以更好地理解和改进操作流程的技术。流程挖掘结合了数据科学和流程管理，提供了一种分析数字足迹和事件日志的方法，使企业能够识别核心业务流程中的瓶颈和其他问题。
流程挖掘的兴起
运营效率仍然是CIO的主要关注点，随着数字化的兴起，重新设计业务流程正越来越多地成为CIO的关键战略举措之一。在2024年CIO状况调查中，三分之一的受访者表示，他们预计未来三年内将在重塑业务流程上投入更多时间，而不是其他IT活动，这一比例从现在的25%上升，这一数字在CIO明年最预期的关注点中排名第二，仅次于推动业务创新。
为了应对这个问题，一些早期的领导者，如俄克拉荷马州的McIntosh，正在转向流程挖掘平台来帮助实现他们的目标。
流程挖掘通过利用数据洞察，为企业在大规模改造业务流程时做出更快、更明智的决策提供了可能性。通过使用从流程挖掘中获取的信息，公司可以更好地简化工作流程，优化资源分配，并自动化重复性任务。
流程挖掘工具的市场也在增长。根据全球市场研究和管理咨询公司Global Market Insights在2023年11月的一份报告，预计未来十年流程挖掘市场将以超过40%的复合年增长率扩展，到2032年将达到315.2亿美元。
其中关键的增长因素包括对流程效率的需求增加和人工智能与流程挖掘解决方案的整合。报告指出，AI通过自动化复杂的数据分析、发现复杂的模式和预测流程行为，增强了流程挖掘。
“效率、自动化和洞察力的推动力正在将领先公司引向流程挖掘，”Constellation Research的首席分析师兼创始人Ray Wang说，“需求来自那些被战略公司告知必须削减成本以保持利润的公司。一旦这些项目到位，人们就会意识到流程挖掘是AI驱动的流程编排和自动化的基础。”
像OMES这样的组织部署流程挖掘技术后，正在获得显著的收益。
以进行现代化为目标
2023年6月，俄克拉荷马州开始使用Celonis的流程挖掘工具，基于采购法律和大量财务数据来分析采购流程。
“作为政府机构，我们有责任发现问题并尽快有效地纠正它们。”McIntosh说。
目标之一是深入了解采购流程，减少违规支出，缩短审计时间，并降低州政府的法律和财务风险。
“通过这些工具，我们实时了解纳税人的钱是如何花费的，特别是通过审查采购订单和采购卡交易，”McIntosh说，“这种方法提供了对采购活动的全面视图，并通知我们任何偏差，这对确保合规性至关重要。”
流程挖掘帮助州政府解决了许多政府机构熟悉的几十年旧问题，包括数据分散在各个系统、电子邮件、电子表格和书面文件中的过时方法，审查采购订单的资源有限，以及复杂的流程，有122个机构使用不同的采购程序和批准流程。
McIntosh说，通过Celonis流程挖掘平台，OMES拥有一个整合的财务和采购数据仪表板，可以映射采购轨迹，以确保一切都在正轨上并符合规定。“OMES能够在几周内审查超过16000个价值超过22.6亿美元的采购订单。”他说。
以前，处理如此大量的数据是繁琐的，州政府需要雇佣大约45人来完成。“现在，OMES可以在显著缩短的时间内完成更多工作，为我们节省了数千小时的手工劳动和数万美元的税收工资，”McIntosh说，“此外，这使我们能够将人力资源转移到其他需要的领域。”
在不到12周的时间里，该平台使OMES能够监督100%的支出，审查超过24000个价值45.8亿美元的采购订单。
“流程挖掘对州政府来说是一大资产，帮助提高效率，更重要的是，提高透明度，这对问责和合规至关重要，”McIntosh说，“现在，州政府拥有数据驱动决策的工具，这最终有利于纳税人，他们希望看到他们的钱用于改善他们的生活，如学校、公园、图书馆以及警察和消防部门。没有对州采购活动的全面了解，这是不可能实现的。”
简化货运操作
国际货运代理和物流公司Albini & Pitigliani S.p.A.（ALPI）也受益于流程挖掘技术。
该公司在2022年底开始使用Apromore平台，目标是识别流程中耗时最长或导致错误最多的步骤，衡量实施的流程变更的效果，通过改进流程获得竞争优势，并通过减少流程时间和错误提高客户满意度。
“我们最初的流程挖掘方法专注于分析我们主要运输管理系统（TMS）中的端到端流程，”ALPI的技术经理Antonio Mortello说，“目标是识别我们的同事遇到问题和延误的地方，即使他们没有意识到这些问题。”
分析提出了几个挑战。首先，在流程的多个阶段存在多个流向。此外，有必要了解每个具体路线的独特特征。部分操作人员对接受变革持犹豫态度。
“为了应对这些问题，我们首先检查了TMS日志，旨在将一个流程挖掘层添加到我们的活动中，”Mortello说道，“我们分析了交通模式，以识别流程更线性的区域，这帮助我们集中精力。”
在这些初步步骤之后，IT团队设计了一个流程和仪表板，用于三个交通类型的合规性分析。“我们使用这些仪表板来跟踪与区域经理相关的KPI，”Mortello说，“这个过程为我们的操作提供了宝贵的见解，使我们能够确定最耗时的步骤，无论是由于第三方的等待时间还是返工。”
接下来的重点是简化与外部办公室的流程流，并识别信息交换步骤的自动化机会。“通过解决这些领域问题，我们希望实现更顺畅的操作流程并提高整体效率。”Mortello说。
使用Apromore平台，ALPI的IT团队有效识别了问题的根本原因，创建了操作流程的数字孪生模型以进行模拟测试，并与主题专家合作实施变革，从而通过改善部门间的沟通将履行错误减少了75%，通过减少销售过程中的步骤使销售额增加了15%，客户满意度提高了20%，以及其他好处。
流程挖掘的技巧
成功部署和维护流程挖掘需要管理团队和董事会的明确愿景，以及承诺和坚持，Mortello说。
“流程挖掘通常不会立即产生明显的、具体的结果，但它可以提供独特的见解，了解公司是如何运作的，”他说，“拥有长期愿景的领导团队对于确保技术得到充分利用至关重要。”
彻底分析流程也是非常重要的，不能在“修复”它们之前就动手。“确保你对你认为拥有的流程和实际拥有的流程有清晰的了解，”Constellation Research的Wang说，“我们看到的是，假设的和实际执行的流程之间存在显著差异。”
Mortello 表示，另一项好的做法是在实施流程挖掘的技术团队和被分析的运营团队之间建立桥梁。他说：“这个‘中间件’角色有助于确保双方讲同一种语言，并理解流程挖掘的目的。向运营团队传达流程挖掘是一种旨在帮助他们改进流程的工具，而不是监控他们的日常活动，这是至关重要的。”
还需要培养持续改进的文化。“这意味着要鼓励运营团队提供反馈和建议改进，”Mortello 说，“通过创建一个目标团队感到有能力贡献想法的环境，你可以将流程挖掘从纯粹的分析工具转变为协作解决方案。”
这种持续反馈循环有助于确保技术能够满足使用者的需求，进而带来更有效和可持续的成果，Mortello 说。
OMES 的 McIntosh 表示，成功的一个最重要因素是即使在平台部署后，也要与流程挖掘供应商密切合作。
“一般来说，我认为与不仅仅是向你销售软件的流程挖掘供应商合作非常重要，”他补充道。企业需要与那些致力于其成功、理解其目标并愿意在需要时进行调整的技术合作伙伴合作，他说。
“此外，在部署流程挖掘时，公共部门机构和公司应明确他们希望实现的目标，”McIntosh 说，“我们的目标是增加透明度并尽可能节省纳税人的钱。基于此，我们确定了优先事项：更好地了解采购，减少浪费性支出，加快审计时间。”
McIntosh 表示，流程挖掘就像许多其他技术工具一样，如果企业在使用它时更具战略性，可以从中获得更多收益。“可以说，它不是解决所有问题的万能药，”他说，“然而，它是一种很好的工具，可以以其他方式无法实现的方式简化事物。”
在选择流程挖掘平台时，Mortello 建议寻找一个在端到端流程挖掘发现中提供灵活性的工具，从准备数据到可视化数据。“这种灵活性对我们至关重要，因为它允许我们的团队根据我们的独特需求和挑战量身定制流程。”
ALPI 能够自定义和控制流程的每一步。“我们需要一种工具，能够提供管理流程所需的许可和权利，不受外部限制或定制的额外费用约束。”Mortello 说。
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