在单一办公室里工作的日子已经过去了。当今的员工队伍可能分布在多个小型办事处，包括在家办公的员工，遍布各大洲，而IT一直处于这一变革的最前沿，通过拥抱新的通讯技术，使之成为可能。但这种转变才刚刚开始，通过使用管理员工的工具和技术，让他们每天不需要在饮水机旁见面就可以把他们打造成一个团队，这在某种程度上来说依旧处于初期阶段。
管理一个虚拟团队很困难的一个原因就是后勤问题。例如，公司总裁兼首席执行官Ian McClarty表示，PhoenixNAP全球IT服务部门的员工在北美和欧洲工作时不可避免地遇到了跨时区调度的问题。“因为我们绝大多数的员工都在山区或中欧地区，”他说，“我们大部分的会议和讨论都安排在美国时间(早上7点到11点)和欧洲时间(下午3点到7点或4点到8点)开始的四个小时的时间段中进行。”这避免了有人在半夜参加会议，尽管有时仍然会发生这种情况。
不同的工人和办公室也有不同的劳动规则。“由于不同国家的法律不同，大多数供应商的人力资源和工资软件只适用于美国市场或欧盟市场，”McClarty说。“这意味着我们至少有四种不同的人力资源系统，并且它们都不兼容。”
虽然麻烦不断，但仍然有一些相对简单的解决方案，我们将其归结为合理计划和使用正确的工具。但是，当涉及到远程工作对工作场所文化所产生的影响时，会出现更大的问题。Sonatype公司工程部高级副总裁Mike Hansen说：“我们的案例很少，但'孤狼'式的活动已经出现，而且如果放任不管，这绝对会导致问题。 “与此相关的冲突是有限的，我们通过明确团队成员的期望来处理它。”我们只是不允许人们在孤立的环境下工作，因为这会影响我们交付产品的能力。
Hansen简洁地提出了他的哲学:“远程工作不是一个人工作。这是一个关于远距离协作的问题。”
我们与各种虚拟团队的高管进行了会谈，其中一些团队在不同国家设有多个办事处，其中一些团队成员在家工作，他们更熟悉他们面临的挑战以及他们为此开发的解决方案。这是他们的建议。
1.有时候，你得说出来
协作的核心是沟通，对我交谈过的每个人来说，这也是他们管理虚拟团队所遇到的困难的核心。虽然现在有比以往任何时候都多的工具允许分布式团队相互交流，但是其中很多都是基于文本的，而这些工具往往忽略了交流的一个关键部分。“对远程团队，缺乏肢体语言来确定人们到底在说什么，”Atlantic.Net的首席执行官Marty Puranik说。“人们最终'读入'的其他人正在发表的言论，可能将其解读为与原始意图不同的东西。当少数人感到被群体排斥，导致生产力的损失时，团队就会分裂。因而清晰的沟通是必须的，作为团队的领导者，要注意确保误解最小化。”
计划与协作应用程序制造商Favro的首席执行官兼联合创始人Patric Palm概述了一种方式，这种方式可能会在基于文本的交流中出现沟通障碍。“我不写整洁的句子，”他说。“我有一些军事背景，所以我喜欢保持简洁的军事风格。”有些人可能会认为这种风格比我想的要严厉。我看到有两种情况。我曾在电子邮件或Slack上进行过“乒乓”式的对话，在那里我花了很多时间解释我最初的真正意思。我也曾有过这样的经历:我以为我们都很酷，但事实上，事情并没有那么棒。
Palm的解决方案很简单。“真正有效的方法是，当我意识到可能出了问题时，立即拿起电话，打电话，”他说。“在Favro，我们没有内部电子邮件，只有Slack用于消息传递，Favro用于规划和管理。Slack具有内置的通话和视频功能，非常易于使用。当我觉得有什么不对劲的时候，或者我觉得别人没有理解我的时候，我就按下呼叫按钮。”
视频通话似乎是一种从未与主流完全联系起来的技术，但我采访过的一些人说，它在这些场景中发挥着关键作用。“视频聊天在全球知识工作者中可能是一个小众的领域，但是对于一个完全远程的组织来说，在某些情况下——这一点很重要，”Sonatype的Hansen说。“你并不总是需要视频聊天，但它确实使某些类型的对话和协作变得更容易。通过强有力的关系，人们有能力接受微妙的口头提示，足以抵消身体语言的缺失。当有三个或更多的人在互动时，好处就会开始增加，因为人们有更大的倾向去避免谈话。当你知道别人能看到你的时候，你会有一种天生的抵触情绪，也许你会把目光从屏幕上移开，开始输入一封电子邮件。
BTB Security的执行合伙人Ron Schlecht对此表示赞同。“看到别人的脸会让谈话更‘真实’，就像面对面的交谈一样，”他说。而且他更进一步说：“即使不常见，面对面会议的定期展开往往能够建立良好的融洽关系，产生深远影响。”
2.避免文件信息过载
Fireflies.ai的联合创始人兼首席执行官Krish Ramineni表示，远程管理团队中不仅仅存在情感上的细微差别。Ramineni说，Fireflies.ai的员工“办公室里有30%的员工，另外远程办公的有70%”。
“我们面临的挑战是，在交换信息的地方，有很多非正式的会议和办公室闲聊，”他解释说。 许多分布式团队常常会忽略发生了的事情或者做出决定的上下文。我们很快意识到工程不能保持一致的原因在于，一些开发人员正在不断推动项目，而其他的工程师(通常是分布式的)对实现方法的最后一分钟变化感到惊讶。由于这些最后时刻的变更，出现了错误的沟通，这对于分布式团队来说有点难以管理。
Slack是远程团队保持联系的一种日益流行的方式，但Ramineni说，在某些方面它传递了过量信息。当Slack工作时，有太多的提醒和太多的事情需要记住。当你有一个二十人的Slack频道时，旧信息很快就会被埋没。
他的解决方案是开发人员应该习惯的一句口号：把一切记录在案。对Ramineni来说，这超越了代码层面，涉及到了决策过程的沟通。“不管你是远程工作还是在办公室工作，所有的事情都必须被记录下来——做了什么决定，为什么要这样做，”他解释道。“即使有五个要点，我们也需要一个大家都能看到的备忘录。”你必须在下次会议之前阅读备忘录。这实际上可以节省大量的时间，因为现在我们有更多的时间进行讨论和辩论，而不是花30分钟让每个人都跟上进度。如果必要的利益相关者及时在备忘录上签字并得到明确的同意，团队就可以继续前进。无论这是一个工程实现决策还是一个营销活动，过程都是一样的。”
在无尽的流媒体和新闻传播的现代世界中，文件可能显得过时，但Ramineni相信它们对公司的成功至关重要。“一份文件比在Slack中搜索一次性信息要容易得多，”他说。“我们曾经从队友那里得到过重要的信息，比如，‘哦，是的，Kim和我决定在她给我展示一些东西之后改变整个架构。’”但远程工程师并不知道，因为这东西被掩埋了。所以把它记录在一个中央档案库是非常关键的。
3.定下基调
Michael Hackett是LogiGear的高级副总裁，这是一家总部位于加州的公司，他们必须在越南管理一个大型团队。该公司写了一篇关于在那里建立一个创新实验室的博客文章，其中一个关键是在保持家庭办公环境的某种平衡，确保让远程工作人员在项目上也能发挥作用。“这绝对是一个意识性的决定，不去事无巨细地管理它们，”他告诉我们。我们采取了一种故意的不干涉的方式。离岸团队希望一切都得到批准——包括项目的命名。他们的语气是，团队必须拥有这样的东西。实验室的这一元素对于解决方案的创新是很有帮助的。
“我们需要完全的反馈，这是我们需要的，持续的反馈，”他说。对许多员工来说，“让我知道它的进展”只是一个与“去创新”和“创新”之间的平衡。每一种文化都通过不同的规范来平衡这些差异。我们专注于实现硅谷/美国风格的松散但信息丰富的报告。
4.更小可能会更好
与我们交谈过的一些领导人已经改变了他们的业务组织方式，以适应分布式团队的现实。OpenWater的总经理Zack Schwartz表示，他的公司在运营部门有两个不同的角色——项目管理和客户支持——最初被分为两个部门。“有一段时间还行，”他说。但随着公司的发展，这种结构开始出现裂痕。为了交流，我们当然有Slack, Trello, join, me和许多其他拼凑在一起的系统，以帮助促进这两个部门之间的沟通，但还不够，我们面临的主要问题是谁最终对客户的成功负责，是项目管理还是支持?当客户需要购买更多的产品和服务时，这个问题就被放大了。究竟是谁的功劳?”
在2017年末，他们选择了重组，将员工分成一个个小的团队，每个团队都包括项目管理和支持人员。“不再担心多个部门之间的沟通问题，现在你只需要在你的团队中沟通，”他解释道。“团队中的每个人都互相帮助，并且有一个共同的目标，我们发现这种方法非常有效，而且小型团队可以扩展，可以在公司雇用更多员工时创建新团队。”
5.你需要时刻关注
与我交谈过的领导有各种处理虚拟团队的技巧。但是，如果你不得不将它们归结为一个单一的想法，那就是：在视线之外并不意味着不在意。你的远程员工需要和你对面隔间的员工一样的关注和情感关怀，有时候你必须做出具体的选择，或者创建合适的组织结构，为远程员工提供足够的关注，就像所有人都在同一栋楼工作时那样。正如Atlantic.Net的Puranik所说的那样：“当你管理远程团队的时候，确保每个人都能感受到你的参与和倾听是很重要的。”
贸易工具
任何管理分布式员工的人都需要使用许多不同的工具来促进协作。PhoenixNAP的Ian McClarty很好地为我们列出了他所在公司使用的产品清单。
沟通工具：
•Skype用于即时通讯和视频会议
•8x8用于VoIP /电话服务
•电子邮件，在所有公司地点使用标准的Active Directory
协作工具：
•一个专有的支持排队管理的电话系统
•Ubersmith，一个支持联系人管理的票务系统
•Salesforce客户关系管理软件
其他：
•JIRA用于项目开发和bug管理
•Microsoft SharePoint用于文档协作和文档存储
•SkyPrep用于进行在线培训
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