就确定项目范围而言，要考虑到到一些关键因素，但也有一些额外的因素可能会使每个利益相关者的生活变得更简单，并有助于避免范围蔓延。首先，在规划阶段制定一个范围管理计划，明确规划项目的范围将如何定义，验证和管理。然后确保你对利益相关者的真实需求和期望有充分的了解，特别是牵涉到贵公司的可用资源、局限性、优势、流程、技术/工具和文化等方面的需求和期望。通常，因为在这一步没有分配足够的时间和精力，范围蔓延后来变成了一个痛苦的现实。
在网络和本地应用程序开发公司The Silverlogic，首席运营官Cristina Escalante在确定项目范围时分享了他们考虑的一些事项。Escalante说：“我们的客户主要是小企业、初创公司和企业，他们希望从零开始创造最小可执行产品(minimal viable product，MVP)，而且常常预算有限。你可以想象得到，知道什么时候说“停止”是一个MVP和一个完整的应用程序之间的区别。我们花时间与利益相关者一起确定他们想要解决的问题，编写关于MVP的主要和次要功能特性的用户故事。另外，我们在纸上或在Sketch或WireframeSketcher等软件上制作了一些初步的线框。”
用户体验和互动战略咨询公司Garofalo Studios的首席顾问Frank Garofalo说，就确定范围的要素和因素而言，“我们已经接受了敏捷/混合项目方法，这使得我们可以定义关键目标，同时提供能适应不断变化的业务需求的灵活性。”
公司意识到将敏捷等最相关的方法用于项目的好处，并采用软件收集和构建需求、记录、存储并与多个利益相关者共享项目范围信息。这些都是有助于减轻工作难度的工具。
如何记录项目范围并将其传达给所有的利益相关者
一般而言，范围文档的目的是让所有项目参与者和利益相关者随时访问他们始终可以参考的活文档，以减少版本控制问题并减少围绕客户和团队需求、期望、可用资源、时间表、质量方面和其它相关细节的混淆。
Escalante告诉首席信息官何时需要与利益相关者进行文档记录和共享，他说：“我们与利益相关者以及使用Google Sheets和InVision的开发团队分享这些故事和线框。”之后，她表示：“开发团队就什么样的用户故事应该被分裂或合并给出反馈，并指出整体流程或逻辑上的差距，利益相关者将故事按优先顺序排列”，经过几次迭代，“更重要的故事和经常被遗忘但却是必需的故事浮到顶端。”
在Garofalo Studios，“项目范围记录在任务订单文档中，项目范围包括关键目标/任务的定义，变更管理和时间表(以月为单位)。在这个时间表内，然后用一个为期两周的时间来跟踪实现关键目标的进展”，Garofalo这样说道。他已经确定这些方法已经帮他们成功地“建立了利益相关者批准的记录的目标，同时提供了在项目流程中接受变化的灵活性”。
Escalante说：对于像Silverlogic这样的公司来说，他们的“策略在我们的敏捷/ Scrum工作流程中运作良好”，她说：“这使得开发团队和利益相关者能够快速地对故事展开协作，相互更新每个故事的评估和批复，发送互动线框进行评审。”
这些领导者会考虑改变什么?
Escalante分享了其中一个她将考虑改变的事情，她说：“Google Sheets的症结之一是，不是每个人都能流畅地使用表格，并且表格很难在移动设备上使用。”她告诉我们说：“如果我们有时间和/或资源，我们希望制作一个表格(Sheets)应用程序来改进用户故事管理系统的用户界面。”
在Garofalo，与之前的方法(如瀑布)相比，它“已经采取了一种文化变革和教育过程来向利益相关者解释这种方法。在真正的敏捷形式中，我们的过程不断被评估和发展”，Garofalo这样分享道。
在我看来，虽然没有一个“正确的方法”或“合适的地方”来记录项目范围，但有些公司已经成功地使用开源的项目管理软件进行协作，而另一些公司通过旨在满足其特殊和唯一需求的专用软件取得了更大的成功。在项目的整个生命周期内具有足够的且易于访问(最好是电子/在线)文档可以显著地减少范围蔓延。这个文档应该在规划阶段与所有利益相关者分享，以确保每个人都了解他们的职责，并从一开始就步调一致且内部流程和方法有助于解决一些繁重的工作。
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