不断创新办公系统能力，实现无纸化办公，既是企业降本增效的需要，也是企业提高劳动生产率的重要一环。日前，在各有关单位的共同努力下，长钢OA协同办公系统开始试运行，8月1日将正式上线。

此前，长钢一直采用传统纸质办公方式，公司每年公文超过5000份，纸质审批效率不高，存档及查询不方便。据公司供应处统计，2014年公司范围内所有单位的A4幅面打印纸招标采购量达800箱，每箱单价190元，合计152000元；A3幅面打印纸招标采购量达500箱，每箱单价为200元，合计100000元；每年打印机硒鼓及硒鼓粉消耗约60000元；打印机购置及维修费约140000元；上述四项总计为452000元。

为了实现公司公文流转、行政类审批、知识文档和信息发布的高效管理，打造电子化协作办公的管理模式，降低运营成本，提升公司管理水平，公司提出建设OA系统。该系统主要功能有公司内部信息门户、公文应用、电子审批、会议管理、信息发布、知识管理、移动办公等七方面。系统上线后，通过实现无纸化办公，上述费用可降低80%，即直接降本361600元/年。

从去年年底开始，长钢相关处室对工程方案开始研讨和设计，今年3月公司对该工程进行了立项。之后，长钢和首钢自动化信息技术有限公司分别负责采购系统的硬件和软件，并同步对各单位办公系统人员实施了培训。

据了解，该系统上线后，一是可提高战略及组织执行能力，使管理行为可视化，过程信息可塑化，时间控制精细化。二是可整合信息与数据资源，与其他异构管理系统整合，打破组织信息孤岛，建立完整而有效的信息数据库。三是可降低组织运营成本，即无论何时、何地、以何种方式均可进行业务处理，节约通讯成本、办公成本等。四是可建立敏捷组织，能以个体职工为节点提高整体团队工作效率，缩短信息对称时间，提高决策效率。