OA系统未普及之前，企业的管理者们都有过类似的烦恼：某个员工离职了，不仅带走了公司的信息和客户资料，工作经验也没给企业留下，企业花精力辛苦培养了一个人才，获得的价值甚少。新员工入职后，又要重新开始新的培训，就这样周而复始，不断培养，不断失去，特别在如今人员流动性居高不下的背景下，这样的循环让企业无形中损失很多，内耗很多。如何避免这类事件频频发生，如何降低员工高流动率的影响，保证企业的稳定与发展?OA系统在整个工作过程中扮演着举足轻重的角色。华天动力OA系统文档管理系统带您了解如何解决上述问题!

随着信息化建设的发展，计算机的普及使企业的电子文档越来越多。企业中普遍缺乏一个集中管理文档的服务器和知识中心，导致很多关键资料和文件，分散在不同的电脑上，面临着多种意外损失的风险。作为企业知识最重要的载体，分散的文档意味着技能和经验的隔离，一旦损失，就会直接导致技术上和业务上的失败。信息化进程的加速，企业的领导者和管理者们逐渐认识到文档管理的重要性，在日常办公中不可或缺。然而企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下情况，例如：海量文档存储，管理困难、查找缓慢、效率低下、文档版本难以管控，出差时或下班期间没办法提取文档影响工作效率等问题。

华天动力协同OA办公系统的文档中心，通过方便、快捷、易用的操作，为广大企业用户提供了用来创建和管理大批量文档的功能。不仅提供文档的上传、下载功能，更支持文档模板的管理，智能的全文检索，文档的更新提醒，项目体系的完美支撑，灵活的权限控制，严谨的版本管理，全面的报表分析等功能。让企业在使用过程中操作简单，查找容易，只要有权限随用随取的文档管理更大大提高了企业的工作效率。

易用的文件模板

企业都会有自己的文档样式，当制作一个新的文件时，需要套用现有的样式。为了达到这一目的，在建立文件时，通常会使用一个现有的文件复制后，再文件中进行修改。为了适应这一工作要求，我们设置了文件模板功能。它的设置方式是能够在线建立Word和Exel类型的文件模板，模板建立后，能够通过建立文件夹绑定模板或在线新建文件时使用模板。

合乎业务需求的项目规则

一个项目通常会产生大量的文档，比如在立项阶段需要有项目需求书、项目方案书，在投标阶段有投标书，在施工阶段有安全保障书、进度计划表等，这些文档需要汇总在一起并形成一个文件夹树。在这里面，有的文件夹是只允许财务查看的，比如结算，有的文件夹是需要全体人员查看的，比如进度计划、安全检查等，说明还需要有访问权限的控制才可以。

而对于投标文件夹，里面除了要放置相关的文件外，必须要有一个标书，标书又是有一个格式的，这就需要使用文件模板。针对于类似的需求，系统中设置了项目规则这一功能。它的设置方式是在项目规则中，完全可以按照实际业务需求，先把文件夹树按规则建立出来。当有新的项目时，直接按项目规则建立文件夹即可。通过项目规则能够快速建立符合业务逻辑的文件夹树，极大简化了工作程序，提高工作效率。

强大的查询支持

当文档数量多时，快速找到文档很麻烦，如果没有在日常建立好相应文件夹，文件更会杂乱无章，要找一个文件无从下手。为此，系统中提供了两种查询功能方便我们快速找到文档。

我们可以通过全文检索功能来实现文件查询。在系统左侧菜单下方提供全文检索查询功能。在此处输入要查询的文档的内容关键字，系统能够自动检索全部的文档，通过文档的标题和内容找到全部相关的文档。查找到的文件也是根据文件的权限来显示，对于没有权限的文件是查不到的。还可以应用标准查询功能，可以按文件名、关键字、创建者、创建时间、最后修改时间等条件进行检索。全文检索功能不仅能够通过文件的标题进行查询，最关键一点是，它可以直接搜索文档的内容，按查询关键字进行内容比对，找到需要的文档，为工作提供了巨大的便利。

除了上诉几点功能，华天动力协同OA文档管理系统还具备记忆访问视图、灵活的权限控制以及符合ISO的版本控制功能。它的自动记忆的访问视图让用户有更舒适的使用体验。而灵活的权限控制是对于保密的文档我们可以控制把权限不开放给不能看的员工，对于有些只能查看不能编辑的用户，我们只给他查看权限，甚至可以修改的用户我们可以控制他是否可以删除及下载文件，权限控制到每个细节，让文档管理更为规范、严谨。同时，华天动力协同OA文档管理系统符合ISO的版本控制。对于企业多变的文档信息，多人员操作同一文档，通常修改记录很难控制，修改过程中出问题很难查找，有了版本控制所有问题引刃而解，并且我们记录了修改时间及修改人，方便后续的问题处理。该功能也为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。