在上一篇文章中，我们邀请OA系统行业的领导厂商华天动力的市场总监陈先生，谈了免费OA系统的两个问题：有哪些免费OA系统？免费OA系统有什么好处？

今天，我们继续谈谈另外两个问题：

3、免费OA系统有什么问题？

凡事总是有利有弊，既然你享受了“免费”的好处，总要在其他方面承担“免费”带来的问题、风险和代价。这是很正常，也很合理的事情。

那么，免费OA系统会有什么问题呢？

1）价值问题

在上文中，我们提到绝大多数免费的OA系统功能都很简单，技术也比较低端，无法满足用户的个性化需求、复杂的流程管理需求，和全面协同办公的需求，这样的系统能够能给企业带来多大的价值，都值得商榷。

有的企业抱着“试试看”的想法，使用了免费OA系统，结果发现功能太简单，没什么大的作用，还以为所有的OA系统都这样，觉得OA系统不过如此，这就造成了很大的误解。

2）安全问题

无论是哪种类型的免费OA系统，都在安全性上存在很大问题，包括数据的安全性以及运行的安全性。

作为企业内部沟通和管理的工具，企业必然要在OA系统中传递、共享大量的业务信息、财务数据和各类文档，而免费OA系统通常架构脆弱，漏洞多发，是否存在后门也是未知，如果这些资源外泄，必将给企业带来严重的损失。

由于免费的OA系统设计不完善，很容易发生宕机、掉线、丢失数据等现象，这也会给日常使用造成很大困扰。

3）服务问题

OA系统的服务可以分为三大类，一类是日常使用的支持，比如有哪些功能不会用了，可以寻求厂商的支持；第一类是个性化开发的支持，比如有什么个性化的需求，请厂商来做二次开发；第三类是系统升级的服务，保证系统处于最佳状态和最新功能。

对这三类服务来说，免费OA系统都很难做到。相对来说，云OA的服务更有保障一些，因为它是提供统一在线服务的，可以实时维护、更新云平台。但是对于第二类服务，他就比较难办了，有的收取很高的开发费用，有的根本就无法提供。

4）数据迁移问题

免费OA系统的数据迁移和保存是个大问题，传统OA厂商提供的免费版通常采用了和主打产品不同的技术平台，如果你想升级到更高的版本，并且把数据也直接迁移过去，对不起，实现不了。只能重新购买，重新设置，重新录入。

而云OA中的数据迁移和保存同样比较困难，你的数据被全部保存在厂商的云服务器上，只要你使用了这套系统，要么一直用下去，要么完全丢掉不用。

至于破解版的OA系统，更是难说了，不知道哪一天就会丢掉所有数据。

5）隐形成本问题

免费OA系统真的免费么？不见得。

我们知道，免费OA系统通常只提供了最低保障的许可用户数和功能，如果你要增加用户，拿钱；如果你要增加功能，拿钱；如果你要做一点个性化开发，拿钱；如果你要一次单独的服务或培训，拿钱。

别以为每次拿的钱不多，累积起来，可能足够你购买一套终身授权的专业OA系统。

而且，免费OA系统一旦出了问题，可能给整个企业带来难以挽回的损失，这些损失包括经济成本、时间成本、精力成本等等，这就更得不偿失了。

4、什么企业在使用免费OA系统？

目前，免费OA系统的主要用户群体是小微企业、工作室、虚拟团队、服务行业内的小企业，以及大企业中的小部门。他们的共同特点就是人数少，需求简单，基本上只要能实现信息、文件的传递和共享就可以了。

看来，天下没有免费的午餐，尤其是对于企业级应用来说。免费OA系统看起来很美，但也隐藏着大量的风险和成本。

要省钱，还是要省心，企业还是根据自己的情况谨慎选择吧。