现在，协同OA系统在企业中的应用已经非常普及，已成为企业管理和办公不可或缺的重要工具。

协同OA系统的应用相对比较简单，但要想真正用好也并不容易，这里面涉及到很多方面的因素，需要综合性的保障，包括产品、实施、服务、项目管理、管理者等等。

华天动力OA的实施部经理万克先生对笔者表示，产品好是企业用好OA系统的第一步，也是最基本的保障。如果OA在某些方面存在严重缺陷，那么是很难在后期修正的，也很难用好。

万克先生说，目前市场上二、三线的OA系统通常存在一些很典型的缺陷，总结起来大致有六点：

1、功能不细致

很多OA系统求全不求细，只堆砌功能，但功能细节和深度上却严重缺失，导致用户根本用不起来。

比如发送通知时不能设置自动回执，接收文件时不能直接归档，工作流不支持智能判断和自动跳转，文件审批不能灵活的退回或加签，统计报表不支持穿透查询，不能同时连接多个考勤机等，不能批量上传附件等等。

2、使用不方便

很多OA系统的设计没有充分考虑用户的使用习惯，界面混乱，菜单晦涩，操作繁琐，导致使用起来很不方便。这样的系统不但没有减轻员工的工作压力，反而增加负担，导致员工抵触，很难推广使用。

万先生说，OA系统的易用性是厂商和用户都必须重视的问题，它包括三个方面：易实施、易使用、易维护，三者缺一不可。

3、工作流不适用

工作流是OA系统应用的绝对核心，这个功能不好用，那么OA就“残疾”了一大半。

万先生表示，OA系统的工作流已经发生了巨大的变化，远非流程审批那么简单，而是可以用于复杂的业务流程管理。同时在流程管理的灵活性、整合性、报表统计方面向用户完全开放，能够提供可视化的图形化设计界面，让用户自己就可以轻松创建和维护各种流程、表单、报表。

4、系统不开放

这个问题在近几年内非常突出，有的OA系统开放性很差，不能灵便的实现数据整合，包括系统内部的数据整合，以及多系统间的数据整合，也不能根据用户需求的变化而灵活、低成本的二次开发，结果越用越别扭，越用越萎缩。

由于开放性属于OA系统的核心技术，贯穿了OA系统的底层设计、系统架构和逻辑界面，基本上是无法在后期改进的，只能是废掉更换新的系统。

5、服务跟不上

万先生表示，优秀的OA系统具有很强的易用性，如果用户只使用基本功能，那么对厂商服务并不是很依赖。

但如果用户产生了一些比较复杂的新需求，如大规模的系统调整或二次开发，那么就需要厂商提供及时、有效的服务了。这时候一些产品的服务就跟不上了，如不能及时响应需求，不能及时解决问题，不能远程技术支持，服务成本高昂等等。

需要注意的是，有的厂商看似具备强大的服务体系和能力，但是服务成本高昂，这也会让用户不堪重负，甚至不敢找厂商提供服务。