MicrosoftExcel是人们使用最广泛的商业智能和报表工具之一。Excel不仅仅是一个电子表格，还允许用户收集和整合关键的分析和报告数据。作为MicrosoftOffice解决方案套件的一部分，它很容易使用，为用户提供了先进的分析功能的能力。

尽管它有许多好处，但Excel也有一些限制，阻碍了用户从数据采集到分析的快速过渡能力。从检索结构，多结构化和非结构化数据源的数据可以是一个显著的挑战。大多数商业用户和数据分析人员不能直接访问整个组织各种数据源，作为一个结果，他们不得不依靠这个得到需要的报表。而数据收集只是第一步，能够在正确的时间将正确的信息传递给正确的地方。

源数据是多样的，很少呈现出符合自己的分析支持的格式。在大多数情况下，分析师必须清理，丰富和加入多个数据集来获得有意义的洞察力。许多人都使用Excel手动数据准备（准备）功能，这可能需要数小时甚至数天才能完成。

这些挑战的组合迫使企业用户和数据分析人员花费更多的时间准备数据（研究发现高达80％的时间），而这比分析的时间更长，这是一个不幸的现实，会带来成本和导致决策延迟。

如果这听起来太熟悉了，还有一个更好的方法。许多Excel用户正在转向自助服务数据准备解决方案来增强Excel的功能。使用这种技术，分析人员可以从几乎任何数据源获取，处理，融合，丰富和准备，而无需依靠IT进行数据访问或专门报告。在短短的几分钟内。该数据可以在Excel,Tableau,Qlik或其他可视化应用程序进行分析。

以下是可以帮助用户更少准备和更多分析的五种自助服务数据准备方式，并节约时间和成本。自助服务数据准备将有助于业务用户和数据分析人员：

1.了解他们的数据，并确定需要注意些什么。

Excel允许用户预览数据表，但是这通常是一个手动的过程，需要打开大量的电子表格，看看哪些表有正确的信息。此外，复杂的宏可能需要创建隐藏多个数据表。而使用数据准备解决方案，用户可以快速查看和理解加载前的数据表，并确定数据的质量和需要清理的东西。

2.访问并准备被困的报告，文本文件，PDF文件和网站内的数据。

手工从报告中复制图表和数据，文本文件和PDF文件到Excel中可能需要数小时。而一个单元格的数据，必须手动解析成不同的列，每个表需要手动复制和格式化。通过将数据准备工具，用户可以解析文档行和列的每个点击，并将所有的表带纳入进一步数据准备的标准格式。即使是多行报告可以智能地捕捉到整齐的行和列。

数据准备解决方案还允许对网站数据的分析，剔除不必要的内容，如广告和图形，使分析人员只选定带入行和列的数据。

3.屏蔽数据，以确保企业和监管合规性。

使用Excel，需要创建复杂的宏来隐藏的敏感数据。该数据实际上从未从电子表格中删除;它只是隐藏起来，这可能会引入严重的安全问题。有了正确的数据准备工具，用户可以安全地掩盖机密数据，如社会安全号码或帐户ID，只允许授权用户看到这些信息。数据可以完全一致进行增加或删除，别名可以用于数据汇总来创建和基于角色的访问控制可以实施，以确保企业和法规遵从。

4.调整报告。

看到大数据填充报告的重大变化，这是很难的。规则需要设置以覆盖阈值，并且它们需要频繁更新数据。数据准备解决方案为用户提供了一个完整的报告，清楚地显示源数据的变化，报告新添加的数据，可以自动更新。

5.自动数据准备

当用户有新的数据时，他们通常必须手动重做所有的Excel中的数据准备步骤，并创建复杂的宏报告，以便动态更改。而采用自助服务工具，数据准备过程的每一个步骤都被自动捕获，因此可以重复使用和自动化。用户可以在预定的时间表运行一个数据准备过程，或者它作为新的数据可用时自动运行。

数据准备授权Excel用户

授权企业用户和数据分析，可以用更少的资源提供商业价值，增加分析输出的质量，自助服务数据准备有助于使Excel成为一个非常宝贵的分析工具。它允许数据快速方便地访问和准备进行分析的正确格式，使用户能够更快地洞察，提高业务流程，并作出更快，更明智的业务决策。