GenAI工具，如ChatGPT等聊天机器人，可以帮助你开发并简化完成项目所需的流程，确保项目按时、按预算完成。

然而，就像生活中的所有领域一样，为了得到正确的答案，你需要能够提出正确的问题。

清晰、详细且结构良好的提示词是区分获得GenAI垃圾信息和个性化、有见地的帮助的关键。以下是7个强大的提示词，旨在帮助用户更好地完成日常项目管理任务。

商业项目伙伴

这是一个非常简单的提示词，可以将ChatGPT(或其他聊天机器人)转变为一个个性化的项目管理助手，几乎可以指导你完成任何项目。

提示词：扮演一位专业的商业顾问和战略家，帮助我完成我的商业项目。我会向你提供我已完成的工作细节，并持续更新进度。你负责跟踪任务和活动，在需要时为我提供行动计划，并在被要求时详细说明我需要采取的下一步行动。

创建项目简介

项目简介(或项目章程)使利益相关者能够快速概览项目并理解其目标：

提示词：请帮助我起草一份项目简介。逐个提问，直到你收集到起草一份文档所需的信息，该文档应提供高层概述、目标、范围、关键利益相关者分解、关键交付成果、报告要求、预算和时间表。以引人入胜的方式构建它，清晰地阐述其将带来的好处。

将大项目分解为可管理的部分

将任务分解为更小的部分总是一个好主意，以下是如何使用AI高效完成这一任务的方法。

提示词：将我的[插入任务名称]任务分解为三个层次。1：主要工作项，2. 它们的子任务。3. 人们将执行的具体行动。以1.2.3的格式编号每个行动。对于每个底层行动，提供以工作日为单位的持续时间估计，列出任何依赖项或外部阻碍因素，说明它将产生的结果，并包括一个单句行动计划，命名负责角色，指示其相对于项目开始的时间，并解释如何衡量成功。按以下顺序返回结果：首先是编号大纲，接下来是每个底层行动的详细段落，以及每个行动相关的主要风险的要点列表。

创建看板模板

与其花时间研究如何构建项目管理板，不如让AI为你完成：

提示词：作为一位在[你的行业]有经验的项目经理，我们的项目是[你的项目]。请创建一个看板模板，其中包括跟踪我们计划和评估进度所需的所有相关信息。以易于阅读的表格格式输出看板模板。然后询问我是否需要任何更改或是否应在模板中添加更多字段。

利益相关者沟通

这将为对项目感兴趣的人或团体创建一封定制的电子邮件，以保持他们对战略决策和发展的了解：

提示词：起草一封针对[插入利益相关者]的信函，解释[决策/发展]的影响。以积极和专业的语气专注于传达什么、为什么以及何时。

自动化叙事冲刺报告

将项目管理工具(如Jira)中的数据作为CSV文件上传到ChatGPT(注意不要共享任何机密或违反组织政策的信息)。

提示词：使用附带的项目数据导出，编写一份包含以下部分的纯语言Markdown报告：1. 快照指标，2. 叙事(约150字，讲述发生了什么以及为什么)，3. 根本原因亮点(三个编号的阻碍因素及简短解释)，4. 教训与下一冲刺行动(要点)。请还创建一个幻灯片大纲，给出一个传达关键信息的标题和三个要点。以简洁的语言清晰地传达叙事，格式化以便于阅读和理解(例如，加粗指标标签)。

利益相关者沟通

立即为对项目进展感兴趣的任何人起草个性化的沟通更新。

提示词：给[利益相关者姓名或角色]写一封简短的电子邮件，关于[更新主题]。以一句话开头，清楚地说明目的，接着是关键事实(什么、为什么、如何、在哪里、何时、谁)，在相关时清楚地阐述一两个对该利益相关者的直接好处或影响，并以邀请他们直接联系我以获取澄清或进一步信息作为结尾。保持语气直接且专业，使用通俗易懂的语言，并将其格式化为可直接复制、粘贴和发送的电子邮件。

这些提示词都将实现其预期目的，但它们的真正目的是向初学者介绍提示词工程。如果它们不完全符合你的需求，你应该能够轻松地将它们定制为自己的要求，或使用它们作为从头开始编写自己的提示词的模板。项目管理只是提示词工程正在迅速成为宝贵工具的众多领域之一，这得益于它使我们更加高效和高效的能力。

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