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提高IT团队工作效率的11种方法

责任编辑:一三 |来源:企业网D1Net  2014-02-20 08:16:10 原创文章 企业网D1Net

《企业网D1Net》2014年2月20日编译:

如何才能让自己的团队更有工作效率,这是众多CIO和IT主管经常思考的一个问题。这里有来自CIO,IT主管,项目经理,以及工作效率和领导力专家的排名最靠前的11条建议,来让IT团队发挥出最大的价值。

1.设定目标--并保持“灵活”。项目管理咨询公司cPrime的联合创始人兼CEO表示,“设置灵活的目标”,“设定团队季度目标,然后把目标分解成团队成员能够自己安排和管理的小目标”。

2.针对目标进行沟通,从一开始就确定期望值和每个队员所扮演的角色。OneRoof Energy公司技术和企业服务副总裁Hussein Yahfoufi表示,“向你的团队提供每个项目,活动和任务等的背景信息和战略方向”,“这不仅使团队成员更有积极性,而且能让他们更专注”。

定制软件开发商Geneca的执行合伙人和客户顾问McClain补充道,“每个团队成员应该知道他们的最终目标是什么,以及其有什么样的远景”。

McClain表示,“团队中的每一个成员都必须非常清楚自己在整个项目中的位置,以及他们对整个项目完成的所起的作用”,这极为重要。

3.提供工具和基础设施来提高协作和工作效率。西雅图儿童医院的首席信息官Wes Wright表示,这是每个IT经理的基本规则。最好的团队也是依靠其有效的资源和日常所用的系统。如果想让IT团队发挥最大的价值,就需要选择和应用恰当的工具。部署非常安全,而且让用户能直观操作的解决方案,这能减少人工时间,同时提高确定网络问题的精确度。

帮助企业迅速开发和交付移动和Web应用的Zend公司的首席执行官Andi Gutmans表示,给开发人员和IT团队实施一个可以共享的平台,那么健康应用或项目就会容易被运营的团队查看,而且问题也能更迅速地被解决。

惠普LaserJet和企业解决方案市场总监Aaron Weiss补充道,当有需要跨部门协同工作的项目时,拥有让各部门顺畅沟通的技术资源是必需的。IT经理和CIO应该能容易地共享项目状态报告或信息更新……通过云端文档管理系统让团队容易地向云端状态文档提供更新。

此外,Dropbox企业战略副总裁Ross Piper指出,企业CIO可以通过部署和平台无关的解决方案,让用户在任何时间,任何地方,都能在任何设备上同步重要的工作文件和访问他们。

4.简化工作流程 -- 并且减少不必要的工作。GE Capital公司IT技术中心和服务部门的首席信息官Charles Galda表示,团队想做出大的成就,有时候只需要扫除障碍。GE Capital公司有一个叫做TAP(技术提高生产力)的程序,给出了一些关于如何更好地使用技术,找到跨时区全球会议的最佳时间,把差旅的安排无缝地转移到Outlook的简单方法。

另外一个举措是不断确定经理的审批,通知等,以此来知道什么时候不再增加工作以及哪些可以省略。省略不必要的步骤让员工保持冲劲,从而使企业能更快和更灵活地来应对客户。

此外,提供定制软件开发的IT咨询和IT配置创新公司LLC的创始人兼首席执行官Steven A. Lowe表示,问你自己 -- 同时让你的部门主管也问他们自己,“每一个表格,报告,状态更新,电子邮件,备忘录和会议,确有必要吗?”

Lowe说:“如果一项要做的工作对目标没有明显和直接的益处,看是否可以简化或省略,另外,向团队征询简化流程的方法,哪些必要的工作可以由其他人来完成。”

5.定期举行团队会议 -- 但是需要避免过度会议。Halogen Software公司的信息技术总监Mazin Abou-Seido指出,“这是一个和团队成员分享部门愿景,团结团队成员的机会,我们发现通过在月度和季度的会议上分享宏大的远景能让整个团队更好地理解我们要达成的目标,并且能鼓励每个人更好地在一起工作,实现共同的目标。”

只是要小心掉进过度会议的陷阱。安排每周一次或每月一次的定期团队或部门会议,并且保证每个人都能记住并预留时间来参加会议。

6.减少工作报告和给员工足够的信任。Excella Consulting公司的首席顾问和项目管理领导Jonathan Bruskin说:“你雇佣了聪明,有才华的员工,他们自己能完成工作。那就放手让他们去做吧,过度的细节干预和监督能杀死员工的创造力和斗志。”首席信息官,首席执行官和项目经理可以通过沟通目标和清楚管理障碍来提高团队的工作效率。

此外,提供内容基础架构软件的Metalogix公司的产品总监Christian Buckley建议道:“减少工作报告的数量,来让员工有足够的精力专注于本身的工作,如果他们一天当中有超过10%的工作时间是花费在工作报告上面的,从根本上来说,肯定有些事情是错误的,需要不断检讨和改进工作报告来优化工作指标。”

7.提供实时的反馈 -- 无论是正面的还是负面的。提供领导力开发和培训的Fierce公司的总裁兼首席执行官Halley Bock说:“立即公开表扬团队成员做出的成绩,相反,立即私下解决问题或做出改进。实时的绩效反馈可以增强每个人工作的主动性,建立信任度,让他们在任何时候都知道自己的立场和位置。”

8.集中精力,保持专注。基于Web的甘特图软件提供商TeamGantt的联合创始人Nathan Gilmore说:“让整个团队有大块儿的工作时间,期间专注于工作,关闭即时通讯,避免会议打扰。这样不被打扰的大块儿的工作时间可以使团队的工作效率大幅提升。”

9.制定合理的绩效薪酬制度。Abou-Seido说:“在Halogen,我们的员工都设定和公司大目标紧密相关的季度目标,作为我们的绩效薪酬制度的一部分,每个员工的目标和公司的目标管理制度紧密相关,当员工完成自己设定的目标时,就能拿到季度奖金。除了个人目标,团队成员还有共同的团队目标,这能鼓励团队成员一起协作和发挥团队精神。员工和经理一起设定目标,而且,正因为如此,团队成员能全身心地投入到工作中,并能积极地实现他们的目标。”

10.提供发展机会。Bock说:“给员工机会去增加和接受新的挑战,增加责任,这种发展机会不仅能让员工自己受益,它还能显示出整个团队有学习和提高的机会和空间,同时还能表现出,作为一个领导,你愿意去尝试,并相信员工能尽最大的努力来获得成功。”

11.自由的工作环境和人性化的生活服务。这也是像Google等公司提供免费食物的一个原因。在线协作平台Groopt的幸福开路先锋Ginny Hunter说:“一定要你的团队有吃点心的时间,并且为他们准备点心,有时候我们只需要一个吃点心的短暂时间的休息,无论是水果还是浓咖啡,都能让我们愉快地度过每一天,而且,相对于走在大街上,在办公室中能随手拿一些点心会更方便。”

关键字:IT团队 IT主管 CIO

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