当出现传染性疾病爆发、自然灾害或任何其他类型的大范围紧急事件时，IT团队成员可能需要在家中或其他安全地点办公，直到恢复正常的业务运营为止。
保持工作效率和确保必要的IT服务在整个紧急事态期间不间断地持续运行，这对IT主管和员工而言都可能是一项挑战。以下有七个建议，即使在最糟糕的情况下，也可以帮助你保持关键业务和活动的顺利进行。
1. 组织有序
只要工作内容不涉及与企业实物资产进行交互，大多数IT工作都可以远程处理。“设计和规划会议最好还是面对面进行，但即使是这类会议也可以通过屏幕共享和在线白板工具在家中进行，”定制软件开发公司Volare Systems的老板乔•威尔逊(Joe Wilson)说道。该公司总部位于美国丹佛，其大部分员工都以远程方式办公。
卡内基梅隆大学(Carnegie Mellon University)泰珀商学院(Tepper School of Business)组织行为和理论学副教授安妮塔·威廉姆斯·伍利(Anita Williams Woolley)说，任何拥有一套完善的规范和操作流程的组织都应该能够迅速组建一支有能力的远程IT团队，或者转变成为一支这样的团队。
医疗费用分担计划提供商OneShareHealth的IT主管帕特里克•科斯塔(Patrick Costa)表示，成功组建一支远程团队所面临的挑战更多地是在于领导能力而非技术。他回想起有一次发生数据损坏问题，这迫使他需要从三个不同地点的人员那里快速获取录入信息。科斯塔认为电话会议是处理这种情况的最佳方式。他回忆说：“我们不到五分钟的时间就做出决定。”“如果你是一位与员工关系良好的IT主管，那么你可以像现场员工一样迅速地组建一支远程团队。”
2. 选择一位强有力的主管
根据IT部门的不同，远程员工可能只有一个主管或负责特定部门的多个主管，这些主管会向首席信息官或高级IT经理汇报工作。远程工作指导和支持提供商The Remote Leader Project的联合创始人兼首席学习官埃里森•圣约翰(Allison St. John)提醒说，无论团队规模或范围有多大，都不应仅根据其技术专长来选拔团队主管。她解释说：“最重要的是，团队主管要具有人际交往能力，从而技术水平最高和最熟练的人员可以继续发挥他们的技术实力。”
伍利指出，任何团队主管都应该具备较高的社交智慧和较强的协作能力，当所有或大多数员工都在远程办公时，这一能力就会产生加倍效果。
伍利说：“研究表明，当团队被划分为一些人员在远程办公，另一些在同一地点办公时，就会出现一个最大的问题。”“那些身处同一地点办公的(主管)经常会忘记向远程办公人员说明一些工作上的关键细节，或者不清楚(远程办公人员)知道或不知道哪些事情。”
3. 制定职能战略
伍利将面临生存危机的IT组织比作对“紧急抢救”信号做出响应的医务人员。她解释说：“当(医院)团队进入抢救室时，他们已经有了一套预先制定的规则，即谁是负责人，谁来负责其他角色以及需要执行哪些关键步骤。”同样，IT主管也需要让某人站出来负责协调和促进远程员工的工作。
保险计划比较网站运营商The Zebra的首席技术官Meetesh Karia强调，需要给远程团队提供完整的背景信息、自主权和必要的权力，让他们可以快速有效地执行任务。他说：“你应该让他们负责，就像让团队中其他成员负责一样。”“与团队就范围、时间和质量达成一致，并确保你至少每周收到一次最新工作进展的信息。”
组织结构良好的远程团队应该能够处理几乎任何工作。伍利指出，远程团队工作是否成功通常是这样衡量的，即它是否能明确哪些类型的工作需要高度协作来同步完成，以及哪些类型的工作可以分割且更独立地各自完成。无论哪种情况，至关重要的是所有各方都要为共同的目标团结一致。当目标不明确或相互冲突时，将难以实现富有成效的协作工作。伍利提醒说：“在远程办公中，很少有机会能找出和纠正那些不明确的目标。”
4. 紧密协调
当组建远程团队时，可以通过建立一个与现场团队极为类似的组织结构来最大程度地减少工作中断。伍利建议：“确保在团队中有合适的人，他们具有适合的专业知识，并确保团队成员清楚谁拥有哪项专业知识，以便在需要时加以利用。”
还应该为远程团队提供一系列清晰的目标，并且所有各方都可以理解和支持这些目标。伍利说：“如果团队成员对目标和优先工作有不同的理解，或者可能有一些相互冲突的目标，如果团队主管希望他们做某一工作，而老板希望他们做另一工作，那么这就会出现问题。”
远程团队需要对工作重心进行协调，明确他们正在共同处理哪些工作，他们正在分开独立处理哪些工作，以及在必要时清楚如何将大家召集在一起解决意外问题。伍利表示，研究表明，最高效的团队具有“突发性”的特点——在此期间，参与者可以独立工作，也可被共同的工作时间所打断。这样的团队通常表现出较高的响应能力。
伍利指出：“当某人发出一条信息时，其他人会立即做出回应。”“相比之下，工作效率较低的团队可能会交换相同数量的信息，但各个信息之间的延迟会更大。”
5. 使用常见的协作平台
对于大多数IT人员而言，进行远程办公的过程通常就像将家用台式机或笔记本电脑连接到可靠的互联网一样简单。威尔逊说：“你可能需要使用虚拟专用网(VPN)来访问你的公司网络，应该就是这样操作。”
最大的挑战在于选择一个既能满足团队成员需求，也有利于积极互动的协作平台。威尔逊指出，Zoom和Slack是两款最流行的远程协作工具。还有许多在线任务板和项目管理工具可供选择。他指出：“对于开发人员而言，代码通常存储在GitHub、GitLab或Bitbucket中。”
好消息是，很多(即使不是大多数)IT组织已经在办公室内定期使用一些协作工具。威尔逊说：“在家中办公时，你可能不需要更换工具。”
6. 不要忽视安全性
在将员工工作方式转变为完全远程办公时，必须确保每个人都能够可靠和安全地访问他们维持高效工作所需的企业系统和资源。外包呼叫中心和直接面向消费者的技术支持提供商Support.com的首席技术官 Kevin Ruthen建议，很重要的第一步是部署一些基本的远程访问保护措施，例如在虚拟专用网后面放置一些关键系统和数据。
Ruthen还建议，使用多重身份验证来确认员工身份，同时防止未经授权的访问。他说：“同样重要的是……要求连接到公司网络的任何设备都必须安装最新的防病毒软件、反间谍软件和防恶意软件程序。”“这包括员工在远程办公时可能使用的所有个人设备。”
7. 完善沟通工作
当团队成员各自单独工作时，总是存在这样的风险，即错误的想法和误解会逐渐产生和失去控制，从而影响绩效和工作效率。在家办公的人员无法获得在公司小食堂或饮水机旁通过日常交流所获得的观察、见解和最新情况。伍利解释道，远程办公人员通常会高估在其他地点办公的同事所知道的事情，或者认为他与同事看待某些事情的观点是完全相同的。她补充说：“想要在没有充分沟通的情况下远程办公，肯定会在某些问题的理解上产生巨大差异。”
实时电话会议虽然不能完全取代办公室的日常氛围，但仍可以有助于消除谣言，帮助团队成员掌握项目情况和当前进展状态。威尔逊说：“远程团队犯的最大错误是关闭网络摄像头。”“如果你和你的同事之间彼此无法看见，就会失去密切的联系。”
然而，伍利弱化了视频对增强团队合作方面的能力。她指出：“事实证明，视频会议没有像一些人想象的那么重要。”“我和我的同事进行了一项研究，我们发现仅通过音频进行交流的团队和使用视频会议的团队具有相同的集体智慧，而且在某种程度上，视频会降低团队协作的质量。”
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