在官方渠道之外购买软件的员工可能会引起CIO的恐慌。但是，当数字化的尘埃落定时，一些IT组织及其服务的员工往往会从这些事件中脱颖而出，建立更牢固的关系并改善管理。
来自供应商的基于云的应用交付和订阅业务模型为本地用户创造了完美的条件，并使IT能够按实际供需作出反应。但当应用程序在官方渠道之外被提供时，可能带来如下风险：应用程序集成的机会被忽视，孤岛数据的分析机会大大减少，公司无法利用大量使用云的定价优惠和运营支出(OPEX)带来的税收优惠，因为这些款项不会被计入公司财务支出当中。
在错失这些机会的背景下，IT部门可以采取多种应对方式。IT服务管理软件供应商Cherwell的首席产品官Steve Rodda说，“我发现在人们发现影子IT的存在时，正常的IT预算会受到影响，”他补充说，它通常会让人们变得更加谨慎。
Rodda亲眼目睹了一个消费电子产品制造商的客户建立了一个完整的业务部门，仅仅是为了在失控的云应用程序部署上大展拳脚。“我认为你将来会看到更多这样的例子，”Rodda说。“公司必须建立一个完整的部门才能避免这种(现象)的事实让我感到惊讶。”
在组织安排之外，该公司构建了一个IT服务目录，员工可以通过该目录申请自己所需的应用程序。虽然这并不是多年来被采纳的最具创新性的想法。然而，如果没有影子IT，它也永远不可能出现。服务目录试图在软件采购的控制力方面与更及时地满足一线员工需求之间取得平衡。影子IT问题让IT部门更加关注于如何让IT在整个业务中更具价值。事实上，影子IT反而在一些公司中提升了他们的角色。
下面的例子展示了它可以给IT组织带来的积极成果，从小而有意义的成果到雄心勃勃的组织再造工作。
对技术需求的追求带来持续进步
PPG是一家价值150亿美元的油漆和涂料产品制造商，在70个国家拥有业务，而影子IT的现实存在，已经迫使PPG实施更加集中更加严格的管理，以免其带来负面影响。
PPG部署了两个监视工具，每个工具都提供了一个针对影子IT事件的独特视角。其中一个用来生成公司信用卡支出的报告和指示板。PPG的信息技术和功能CIO副总裁Chris Caruso表示，这种方法在控制影子IT方面非常有效。另一个是一个资源管理应用程序Planview，它提供了关于全球组织中所有IT人员参与影子IT项目的分析和见解。“IT系统内在全球范围内工作的任何人任何项目都在这个系统中。这就是为什么我们可以及时发现未经批准的技术的原因，”Caruso说。如果工作人员使用任何未被正式批准的应用程序进行文档处理，它就可以显示在这里。“我们对技术人员的警告是，如果你从事任何涉及未经批准的技术项目，那么你将被开除。”
Caruso说，PPG已经制定了一个正式的流程，一旦影子IT被识别出来，就可以通过正式的渠道来对软件需求进行表达，包括为软件构建一个业务案例，并将申请者导向一个经过批准的供应商列表。Caruso说:“只有当我们的应用程序组合中存在缺陷时，影子IT的技术才允许被使用。”
对IT工作人员在Planview中标记的未经批准的技术工作进行调查后，将启动与从业务端引入影子IT所使用的相同的批准流程。“我们从人员，流程和技术角度解决了影子IT的三个关键问题，为我们的IT组织增加额外的纪律，”Caruso说。“我们知道人们在做什么项目，用什么技术，这是我们以前从来没有做过的。”
Caruso补充说，对影子IT技术的掌握也可以增强IT组织本身。“当人们把钱花在影子IT上时，并不意味着PPG也应该把它的IT投资花在那里。”如果你能把这些支出转化成更有战略性的东西，你可能会给公司带来更好的回报。
IT丰富了自己的技能组合
Crunch Data的联合创始人兼首席顾问Eliot Arnold提供了一个影子IT给IT管理带来深刻变革的例子。他曾担任电子分销商Arrow Electronics的负责营销分析的主管。在IT组织不知情的情况下，Arnold利用公司信用卡将公司的数据库复制并部署到他购买的服务器上，并将其安装在桌子下面。他购买并配置了一个可视化工具和软件，用于为深度分析准备数据。
Arnold说，虽然这听起来像是一个最糟糕的例子，但以此为基础的深度营销的决策产生了4500万美元的营收。他的影子IT业务成为了turnkey服务点，在那里他为Arrow的其他成员提供了许多分析性的见解。
“IT的第一反应就像我从暴民手中抢了钱一样，”Arnold说。但IT组织最终承认，Arnold的影子IT有其存在和继续升级的必要性，包括主数据管理和数据质量管理，这是一个将数据视为资产的公司的重要准则，但在Arrow之前，这几乎没有得到过任何关注直到Arnold强调了这个问题。
“影子IT可以成为真正的创新催化剂，”Arnold说到。
一个独立的IT部门的出现
可以说，影子IT存在的对IT组织最深刻的影响是组织上的变革。大约七年前，电信运营商CenturyLink的营销部门在营销运营副总裁Scott Berns的监督下，为创建一个微型IT组织获得了管理部门的批准。虽然影子IT的现实并不是此举的唯一动机，但他预言影子IT现象的发展将会证明创建独立营销的IT组织是有意义的。现在，每个营销应用程序，云或部署场所都由这个营销组织进行专门的讨论，选择，配置，资助和管理。Berns说:“最终，我拥有了充分的自主权来满足公司的需要。”
有谁比市场营销本身更了解自己未来的技术需求呢?
CenturyLink的业务分析师和技术人员与营销人员并排坐在了一起。应用程序集成，安全性，数据管理和其他支持服务由全球IT组织处理，在需要时可以作为一种支持。CenturyLink的营销部门采用了影子IT的一些特点，以便在市场上搜索提供新功能的营销应用。部门可以快速地讨论、测试，并在分析人员和IT人员的技术指导下决定是否部署。这些是健壮的技术评审过程的关键流程，对于持续关注客户满意度和增长的营销组织来说非常重要。
将IT嵌入到业务单元一级正成为越来越普遍的组织安排。Gartner表示，到2017年，多达38%的IT采购将由企业高管来进行定义、控制和管理。在2018年的CIO调查中，70%的受访者表示，当企业或部门用自己的预算购买技术产品或服务时，IT通常扮演咨询角色或起到监督的作用。只有16%的这类项目是由IT完全监督的。
此时的营销组织就像一个影子IT部门，因为我们可以测试和部署我们选择的任何基于云的应用。唯一的区别是在关键问题上(数据安全、数据管理和应用集成)，我们需要与全球的IT进行紧密的合作。”Berns说。
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