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ERP是什么?企业资源规划系统指南!

责任编辑:cdeng 作者:Thomas Wailgum和Bart Perkins |来源:企业网D1Net  2018-03-12 10:52:02 本文摘自:企业网D1Net

什么是ERP?

企业资源规划(ERP)软件对财务、人力资源、采购、分销和其他部门的业务流程进行标准化,简化和集成。通常软件在集成平台上运行,使用在单个数据库上运行的常用数据定义。

1990年,Gartner创建了ERP这个术语来描述物料需求计划(MRP)和制造资源计划(MRP II)的演变过程,因为它们超越制造领域扩展到企业的其他部分,通常是财务和人力资源部门。

ERP系统在20世纪90年代迅速发展,以应对千年虫问题和引入欧元。 大多数企业将公元2000年和欧元视为开展业务的成本,而企业资源规划提供了一种经济高效的方式,用一种标准化的软件包替代多个旧的系统,以解决这些问题。

ERP和CRM系统有何不同?

表面上看,ERP和客户关系管理(CRM)系统可能看起来很相似,但它们旨在实现不同的目的。 ERP系统无处不在,通常承担CRM系统的许多功能,处理订单的联系方式和详细信息,但CRM系统提供了一个更具针对性的平台,用于连接各种来源的客户信息。 CRM系统主要由销售和支持组织使用,这些组织面向客户,但不执行生产和履行订单的实际工作。

ERP系统的主要特点是什么?

ERP系统的规模,范围和功能差别很大。 但是,大多数ERP软件具有以下特征:

1. 企业范围的集成。业务流程在各个部门和业务部门之间进行端到端的集成。例如,新订单自动启动信用检查,查询产品可用性并更新分销计划。订单发货后,会发送发票。

2. 实时(或接近实时)操作。由于上述示例中的流程发生在订单收到后的几秒钟内,所以问题很快就会被识别出来,给卖家更多的时间来纠正这种情况。

3. 通用数据库。通用数据库是ERP的最初优势之一。它允许使用相同的定义为每个部门的企业定义一次数据。个别部门现在必须符合批准的数据标准和编辑规则。虽然一些ERP继续依赖于单个数据库,但其他ERP已经拆分了物理数据库以提高性能。

4. 始终如一的外观和感觉。早期的ERP供应商意识到,具有一致用户界面的软件可降低培训成本,并显得更专业。当其他软件被ERP供应商收购时,通常的外观和感觉有时会被放弃,以加快上市速度。随着新版本进入市场,大多数ERP供应商恢复一致的用户界面。

ERP系统如何分类?

ERP系统通常根据所服务企业的规模和复杂程度进行分类。典型的层次包括:

1. 第一层ERP支持大型全球企业,并处理所有国际化问题,包括货币、语言、字母、邮政编码、会计规则等。几十年来,Oracle和SAP一直被认为是第一层,Microsoft和Infor是最近的竞争对手,但频繁也归类为第一层。

2. 以及政府在ERP支持大型联邦政府机构。这些供应商支持政府会计,人力资源和采购细微差别。Oracle,SAP和CompuServe的PRISM被认为是第一级,Inforhe CGI的Momentum紧随其后。

3. 第II级ERP支持可能在多个国家运营但缺乏全球影响力的大型企业。第II级客户可以是独立实体或大型全球企业的业务部门。这些ERP中的大部分都具有一定的国际化程度,但缺乏第一级广度。根据供应商的分类情况,这一级有25到45个供应商。

4. 第二级政府ERP主要侧重于州和地方政府的一些联邦安装。 Tyler Technologies和UNIT4属于这一类。

5. 第III 级ERP支持中型企业。大多数人处理少数几种语言和货币,但只有一个字母表。根据ERP如何分类,有75到100个ERP解决方案。

6. 第 IV级 ERPs专为小型企业而设计。专为微型企业设计的ERP系统通常专注于会计,并且不被IT专业人员视为完整的ERP。

7. 云ERP正在迅速发展。许多供应商提供其产品的云版本。最好的新建筑强调安全性提高,职责分离,新标准以及对最近立法的支持。

ERP系统可以是专有的,也可以是免费的并且是开源的。大多数开源ERPs是为小型组织或高等教育设计的。 许多提供的功能超越财务。

哪个ERP系统适合您的组织?

选择ERP系统是IT领导者面临的最具挑战性的决定。 除上述标准外,还有很多特性和功能需要考虑。 为了帮助您了解选择ERP系统的各种决策,请查阅Acumatica Cloud ERP,Deltek ERP,Epicor ERP的评估和用户评论 ,Infor ERP,Microsoft Dynamics ERP,NetSuite ERP,Oracle电子商务套件,Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP,Oracle Peoplesoft财务管理和SAP ERP解决方案。

为什么企业实施ERP系统?

ERP通过以下方式提高企业效率和效益:

1. 整合财务信息。如果没有整合系统,个别部门(如财务,销售等)需要依靠单独的系统,每个系统可能会有不同的收入和支出数量。各级工作人员最终浪费时间调和数字,而不是讨论如何改进企业。

2. 整合订单。 ERP协调订单,制造,库存,会计和分销。与单个系统相比,单个系统更容易实现,而且每个步骤都需要一系列独立的系统。

3. 提供来自客户信息的见解。大多数ERP包括CRM工具来跟踪所有的客户交互。将这些交互与订单,交付,退货,服务请求等信息相结合,可以提供有关客户行为和需求的信息

4. 标准化和加快制造。制造业公司,特别是那些对并购有兴趣的公司,经常发现多个业务部门使用不同的方法和计算机系统制造类似的小部件。 ERP系统可以实现制造和支持流程的标准化和自动化。这种标准化可以节省时间,提高生产率并减少人数。

5. 规范人力资源信息。许多企业,尤其是那些拥有多个业务部门的企业,缺乏简单的方式与员工沟通福利或跟踪员工的时间和费用。具有自助服务门户的ERP系统使员工能够维护自己的个人信息,同时便于进行时间报告,费用跟踪,休假请求,日程安排,培训等。通过集成信息,如高级学位,认证和工作经验转化为人力资源存储库,具有特定能力的个人可以更容易地与潜在任务相匹配。

6. 标准化采购。在缺乏综合采购系统的情况下,分析和跟踪整个企业的采购具有挑战性。大型企业经常发现不同的业务部门购买相同的产品,但没有获得批量折扣的好处。通过识别广泛使用的供应商,产品和服务,ERP采购工具可以帮助供应商协商的采购团队。

7. 促进政府报告。各个领域的政府报告要求不断提高,其中包括:

8. 财务报告。几乎在每个国家,报告要求在国家,州和地方层面不断提高。管理层希望国际财务报告准则(IFRS)能够得到更广泛的采用,并且这一标准化将使报告的耗时更少。

9. HR报告。美国和大多数欧洲国家有各种各样的联邦,州和地方报告要求。 E.U.提出的通用数据保护指令试图通过协调当前的E.U来减轻负担。数据保护指令纳入所有E.U.的单一报告要求。成员。墨西哥,日本和其他国家也需要各种人力资源报告。

10. 供应链。Dodd-Frank要求公司向美国证券交易委员会报告其产品是否含有用于继续战斗的资金在战区(称为冲突材料)中开采的矿物。加州安全消费品法规,欧盟关于注册评估,化学品授权和限制(REACH)的法规以及华盛顿州儿童安全产品法案均旨在保护消费者免受有害物质的危害。加州供应链透明度法案和英国皇家化学会“现代奴隶制供应链透明度条款”试图消除奴隶制。 ERP系统可以大大提高组织为这些规定提交必要报告的能力。

ERP系统有什么好处?

ERP以多种方式提高业务绩效。特别:

1. 内部效率。正确运行ERP系统使企业能够缩短完成几乎每个业务流程所需的时间。

2. 更好的决策。 ERPs通过围绕常见数据定义组织的共享数据促进协作。共享数据避免了浪费时间来争论数据质量,并允许部门花时间分析数据,得出结论并做出更好的决策。最有效的决策平衡了中央指导和一定程度的地方自治。中央的指挥和控制很少能够满足当地的需求,而全场自治排除了企业范围内的协调。共享数据和通用业务流程允许最接近情况的个人在总部参数范围内作出决定。

3. 标准化和简化导致刚性结构更少。这创建了一个更敏捷的企业,可以快速适应并增加合作潜力。

4. 增强安全性。虽然具有企业数据的集中式数据库是一个很大的目标,但与分散在数百台服务器中的数据相比,它更容易保护数据。如果安全团队不知道该服务器或其包含公司数据,则特别困难。

ERP会为每个企业增加价值吗?

大多数企业可以从ERP系统中受益。每个组织管理人员,购买产品和服务,销售(或放弃)某种东西并记账。每项活动的处理方式因行业和国家而异,但每个企业都履行这些基本职能。在大多数情况下,通过集成软件平台处理这些流程比通过多个不共同工作的应用程序更有效。

尽管ERP最初是为制造企业设计的,但它们已经扩展到服务行业,高等教育,酒店,医疗保健,金融服务和政府。每个行业都有其特点。例如,政府ERP使用合同生命周期管理(CLM)而不是传统采购,并遵循政府会计规则而不是GAAP。银行有后台结算流程来协调支票,信用卡,借记卡和其他工具。

对于任何行业来说,挑选具有行业经验的ERP供应商非常重要。教育供应商关于新行业的细微差别非常耗时。

一个ERP实施团队应该如何组织?

大多数成功的ERP植入都由一位执行发起人领导。 这是在新系统运行时将获得大部分计划好处的主管。 这位主管至少应该赞助商业案例,获得批准,监督进度,主持指导委员会,清除路障并获得利益。除了基础设施更新或ITIL部署等内部IT项目外,CIO不应赞助项目。

CIO与执行发起人密切合作,确保对现有系统的整合,数据迁移和基础设施升级给予足够的重视。首席信息官还应该向执行发起人提供有关所有重大计划遇到的挑战的建议,并应帮助执行发起人选择专门从事ERP实施的公司。这样的公司应该为所选择的ERP带来专业化的业务流程知识和经验。执行公司高管应该成为执行发起人的顾问。

执行发起人也应该由组织变更管理主管提供建议。 ERP实施将导致新的业务流程,角色,用户界面和工作职责。组织变更管理可以帮助企业中的每个人了解ERP对组织和个人的影响。在大多数情况下,组织变革管理公司而不是内部主管提供这种支持。

向计划执行团队报告应该是商业项目经理和IT项目经理的工作。如果企业聘用了ERP集成公司或组织变革管理专家,他们的项目经理应该成为核心项目管理团队的一员。

推荐的实施团队结构如下图所示。棕褐色的盒子包括最小的核心团队。 通过在蓝色框中添加位置来创建完整的实施团队。

ERP实施中的主要步骤是什么?

大多数ERP从业者使用以下步骤的一些版本来构建其ERP实施:

1. 获得批准。 第一步是获得正式批准,花钱和指导员工实施ERP。 执行发起人监督创建批准所需的任何文件。 该文件通常被称为商业案例,通常包括以下内容:

l 问题定义

l 该方案的目标和范围说明

l 假设

l 实施成本

l 实施时间表

l 发展和操作风险

l 预计的好处

一旦商业案例完成,适当的高级管理人员组应该授权ERP实施。

2. 计划程序。 为业务案例创建的高级时间线必须细化为更完整的工作计划。需要完成以下步骤:

l 最终确定团队成员。 关键的内部人员应该通过姓名来识别。其他所需人员应按角色加以识别。 需要选择外部合作伙伴。 典型的合作伙伴包括:ERP实施专家,组织变革管理专家和技术专家。

l 完成合同。 新软件,技术和服务的合同应最终确定

l 计划基础设施升级。 内部部署ERP系统通常需要更快的处理器,额外的存储和改进的通信。 一些组织可以通过使用云ERP来最小化基础设施升级。但即使云ERP也需要基础架构升级。

l 制定工作计划和时间表。 任务,依赖关系,资源和时间需要尽可能具体。

3. 配置软件。这是最大也是最困难的阶段。主要步骤包括:

l 分析差距。了解当前业务流程和支持应用程序的差距有助于项目团队确定如何更改业务流程以符合软件。

l 配置参数。 ERP软件中的参数被设置为反映新的业务流程。

l 完成所需的编程。理想情况下,ERP软件不需要改变。但是,其他系统的接口或数据迁移可能需要编程。

l 迁移数据。该团队对数据定义进行了标准化并检查了现有文件的数据完整性,质量和冗余度。最后,现有数据被清理并迁移到新的ERP。

l 测试系统。系统经过测试以确保其提供所需的功能和所需的响应能力。

l 文件系统。所需的功能和技术文档已创建。通常,供应商具有可以根据企业标准量身定制的文档。

l 升级基础设施完成所有必需的升级。

4. 部署系统。 在新系统投入生产之前的最后一次切换之前,必须完成多项活动。这些包括:

l 培训员工。 所有员工都需要接受培训以操作系统并获得访问权限。

l 计划支持。 在ERP运行之后,需要一个支持团队来回答问题并解决问题。

l 测试系统。 新系统必须经过全面测试,以确保其安全性,响应能力并提供业务案例中描述的功能。

l 做出“上线”决定。 一旦执行发起人确信新ERP已准备就绪,企业就需要从旧系统切换到新系统。

l 稳定系统。 在ERP部署之后,大多数组织的员工学习新的角色,工具,业务流程和指标,经历了业务绩效的下降。 此外,清理不佳的数据和基础设施瓶颈将导致中断。所有这些都给ERP部署和支持团队带来了工作负载泡沫。

ERP实施需要多长时间?

实施时间是企业规模,模块数量,流程变更范围,定制数量,网站数量以及该工具的组织准备情况的函数。对于大型企业而言,全部ERP模块的所有模块都可以轻松需要多年。

经验表明,没有明显进展的多年努力很少成功。 幸运的是,几乎所有主要的ERP项目都可以分阶段进行,每个阶段结束时都会有可衡量的结果。 据ERP专家介绍,一家大型私营企业的典型ERP阶段需要12-14个月。 在联邦部门,内阁机构的典型阶段需要两到三年时间。较小的联邦机构和公司通常需要九到十二个月的时间。

ERP的隐藏成本是多少?

项目规划中常被低估的四个因素包括:

1. 业务流程变更。大多数人都满足于在当前的环境下工作,除非他们是系统分析员,或者为拥有更好系统的不同企业工作。一旦团队看到他们改进的结果,大多数人都会感到有权力并寻求额外的改进。成功孕育成功往往需要比原来预算更多的时间。

2. 组织变更管理。虽然流程改进使企业变得更加高效和有效,但变化会在所有组织级别造成不确定性正式的组织变革管理计划让员工放心,并帮助他们接受变更。由于许多管理人员不熟悉组织变革管理的细微差别,因此这种努力很容易被低估。

3. 数据迁移。在实施ERP之前,企业经常有重叠的数据库和弱的编辑规则。 ERP系统所需的更严格的编辑增加了数据迁移时间。所需的时间很容易被低估,特别是如果所有数据源都无法识别的话。

4. 自定义代码。虽然企业已经定制了多年的ERP,但这仍然是一种不好的做法。随着用户需要额外的功能,定制会显着增加实施成本。它使保修无效;向供应商报告的问题必须在未经修改的软件上复制。它使升级变得困难;每次供应商发布新版本时,自定义代码通常都需要进行更改。最后,大多数企业低估了成本;即使估计初始成本的企业也很少包括迁移到新版本的成本。

企业何时会看到其ERP投资回报?

这取决于,投资回报是一个函数:

1. 当前业务流程和支持IT系统的质量。多年未检验的业务流程比最近研究的业务流程提供了更多的改进机会。同样,多年未刷新的软件比最近更新的软件提供更多机会。

2. 新系统的组织接受程度。一些项目是技术上的成功和组织上的失败。如果员工拒绝新系统,系统几乎不可能产生效益。即使工作人员被迫使用新系统,他们也会试图坚持旧的操作方式和新方法。好处将是最小的。

3. 实施团队的素质。良好的团队通常比贫穷的团队有更好的成绩,并且更有可能按时,按预算和高质量交付项目。交货时间增加或计划质量下降会增加最终成本。假设计划收益保持不变,成本增加会降低内部收益率。

4. 该组织愿意实现利益。大部分ERP投资部分由于员工人数减少而节省成本。不幸的是,福利不实现,但必须收获。即使支持ERP实施并同意减少业务案例的高管也经常避免裁员。这些管理人员断言,裁员对象已重新部署,目前正在进行“额外分析”。

如果您的组织未来几年没有更新其流程或软件,彻底接受变化,拥有一支优秀的团队实施团队,并愿意获得收益,那么收益将会很快并且很大。当这些事情中的情况较少时,收益会更长,而且会更小。

专门从事私营企业资源规划系统的系统集成公司声称,大多数成功完成安装的企业在两年半到三年半的时间里看到了回报。政府系统集成商表示,由于很少有政府衡量财务绩效,因此无法衡量ERP实施的回报。 实际上,大多数政府机构担心,如果节省资金,他们的预算将在第二年减少。

为什么ERP项目会失败?

由于其他项目失败的许多相同原因,ERP项目失败。最常见的原因是无法在整个组织中获得尊重,对项目不感兴趣或被其他责任分心的低效执行发起人。其他失败的方式包括定义不明确的项目目标,项目管理薄弱,资源不足和数据清理不良。有几个与ERP密切相关的失败原因,特别是:

1. 不适当的包选择。 ERPs,特别是一级ERPs,很复杂,有很多选择。许多企业认为,对于每个企业来说,一级企业资源计划(ERP)的定义是“最好的”事实上,只有非常大的全球性企业才会使用一级以上ERP中的一小部分功能。那些不够复杂的企业可能会因为功能过载而导致实施延迟。相反,大型全球企业可能会发现二级或三级ERPs缺乏足够的复杂全球运营功能。

2. 内阻。虽然任何新项目都可能产生阻力,但这在ERP中更常见。远程业务部门经常将ERP实施的财务或其他标准化视为总部努力加强对该领域的控制。即使开展了一项积极的活动来解释新系统的好处,但发现现场人员尽可能减缓实施的情况并不少见。

即使是支持ERP的团队,如果实施团队提供的支持不足,或者被认为是粗鲁或无反应,他们也会变得不开心。当他们认为他们被视为理所当然而没有提供适当的支持时,不明智的支持者会成为恶毒的批评者。

关键字:ERP

本文摘自:企业网D1Net

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