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如何整合软件开支数据以实现更好的IT预算规划

责任编辑:cres 作者:Smith Willas |来源:企业网D1Net  2020-05-08 10:07:02 原创文章 企业网D1Net

企业需要更好的IT预算规划,可以通过整合软件支出数据来实现这一点。
 
随着技术发展的日新月异,网络攻击的频率和复杂度也正在增加。企业越来越依赖数字工具和应用程序来完成业务任务。因此导致企业的IT预算不断增加。而在过去四年中,大多数首席信息官都表示,他们的IT预算比上一年有所增加。
 
同样,44%的企业表示计划在2020年增加技术支出,而去年这一比例为38%。虽然增加的预算中最大的一部分将取代过时的技术硬件、服务器和其他设备,但仍有大约三分之一的资金用于软件。
 
不断增加的IT预算使谨慎管理技术支出变得更加重要。全面而准确的软件堆栈支出计划有许多好处,其中包括首席执行官和首席信息官之间就业务优先事项和优化的采购流程进行良好的沟通。
 
但是,这需要有关企业软件支出的可靠数据,这很难获得。企业的不同部门可能会使用多种不同的支付方式来执行不同的技术采购流程。此外,软件即服务(SaaS)的易用性以及基于Web浏览器的SaaS界面的普及,使文档编写变得极为困难。
 
企业还需要知道哪些工具具有自动续订的订阅以及何时续订。如果没有合适的资源来监督IT运营策略并提供IT服务,企业将无法真正了解其支出。而使用高效的工具来衡量、管理和传达有关IT支出的投资回报率至关重要,因此企业可以优化预算,​​并提高对IT部门和投资的透明度和信任度。
 
提高IT预算的可视性
 
当企业在消减IT预算时,其根本问题是获得有关花费多少预算的知识。如果不知道要花费多少费用、为什么花费以及最昂贵的应用是什么,就不可能正确地制定预算。
 
企业可以使用AppZen或Jaggaer之类的支出分析软件来显示支出,生成易于理解的支出报告,并将来自许多来源的支出数据统一到一个真实的来源。这些工具还可以帮助企业发现成本最昂贵的应用程序,以便寻找更具成本效益的替代方案。
 
重要的不是跟踪企业的支出,而是通过跟踪节省开支。调研机构德勤公司的研究表明,67%的企业会跟踪IT支出,这些企业指派业务负责人来衡量其支出,并使用仪表板或计分卡传达收益和成本。
 
以洞察力平衡敏捷性
 
许多企业在推动敏捷业务实践和他们更传统的固定IT预算之间发生冲突。敏捷方法为响应新场景提供了更大的灵活性,允许员工在需要时将自己的工具添加到企业技术堆栈中。
 
但是,成功的预算要求IT团队保持对技术使用的控制权。当员工开始注册其在计划中未考虑的新工具和应用程序时,其预算平衡可能会打破。
 
最好使用强大的SaaS管理解决方案(如Tori)来立即发现和评估新工具。这使IT团队能够充分看到新的许可证,并可以灵活地批准或阻止它们。
 
业务工具越来越分散,大多数都有一个或两个以上的主要拥有者,如果没有像Tori这样的管理解决方案,很难获得对技术堆栈的可见性。
 
跟踪使用水平
 
随着市场的发展越来越快,竞争也越来越激烈,预计企业将要求IT部门与业务部门一起工作,以实现价值并提供重要的业务服务。这需要企业更仔细地规划IT预算,以展示投资回报率和附加值。
 
实现此目标的唯一方法是了解员工的实际使用模式,因此使用Okta等单点登录工具会有所帮助,该工具可以揭示谁登录了每个应用程序以及他们如何使用它们。例如,企业可能希望继续支持由多个部门使用的应用程序,例如一天几次,但是只有Jim负责会计的应用程序可能会不必要地消耗其预算。
 
寻找重叠的工具也很有用,因为企业实际上要为同一件事支付两次费用。
 
但是,单点登录(SSO)工具仅跟踪企业的IT团队已经了解的应用程序。在理论方面一些应用程序在现实生活中可能无法使用,因此企业的员工切换到了另一个更适合其需求的应用程序。如果只有Okta,那么员工并不会使用企业提供的工具。幸运的是,Okta与Torii等SaaS管理平台集成在一起,可以显示他们选择使用哪个应用程序,以便可以跟踪整个业务中所有应用程序的使用情况。
 
此外,很多企业可以被授予访问app X的权限,但是由于员工都单独注册,因此可能错过了团体折扣。Torii也指出了这些实例,当与单点登录(SSO)工具结合使用时,可以为其业务带来更多价值。
 
更好的软件支出数据可改善企业的IT预算
 
获取有关软件即服务(SaaS)支出的更好数据可以帮助企业做出有关IT预算的更好决策,并最终增加IT部门与首席执行官和其他决策者之间的信任。
 
当企业知道业务工具的使用方式,可以跟踪支出,并在支持敏捷性和维护控制或技术之间找到适当的平衡点时,企业可以确信其在正确的地方花费了合适的费用,从而为其业务增加价值。
 
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关键字:IT预算 软件开支

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