老实讲，没人喜欢开会，它们貌似毫无意义且耗时过长，令人感觉浪费时间。
但是开会并非都是无聊且无效的，如果做对了可以产生新想法、解决问题以及推进项目。
在此有15种方式可以让开会变成可以达成目的必要会议。
1.首先决定是否需要开会
“如果你的会议可以被一封电邮或者一个备忘录所取代，别开这会。”Maropost的CEO Ross Andrew Paquette表示，“只有当你认为人们有必要到房间里面对面交流出谋划策，而非出于礼节要求出席，没有任何其他方式可以取代的时候，开会吧。”
“我总是鼓励我的团队在开会前认真考虑几个问题：我们是否需要就一个话题来单独开一个会?还是说发邮件给大家就可以了，或者在走道上迅速聊一下也行，或者在开其他会的时候多用点时间一起讨论就行了?”Expedia人力资源产品及技术副总裁Megan Kiester说道。“如果开一个必要的会，最好尽可能控制到最短时间，这样可以帮助大家聚焦在任务上。时间是宝贵的，会开会的人非常明白这种重要性。”
2.避免易分心时段开会
不要在下班前召集开会，这时候大家通常准备离开了。也不要在工作日开始之前的一大早就召开会议。同样，研究表明午餐前开会或者午餐时段开会(不提供食物)效率不高，大家这时候很饿，容易分心。
开会的最佳时刻在什么时候呢?周二到周四，早上9-11点之间的时段，或者下午2-4点之间的的时段。
3.邀请正确的参会者并确保他们清楚开会目的
“一些领导总是让该开会的人走了，或者邀请了那些并不应该来的人出席会议。”TalentGrow创始人&CEO Halelly Azulay表示，因此在召集开会之前，应该思考谁真正应该出席，并且“仅邀请那些可以出谋划策的人。”，然后“确保他们清楚他们为什么被邀请，以及知道你希望他们如何参与进来。”
4.提前创建日程并且发送给所有参会者
“一个成功的会议至少两小时前就要准备好议程，其包括所有参会人员和相关资料、即将探讨的问题、目标以及开始和结束的时间，”ShoreTel总裁及CEO Don Joos认为，“这确保可以产生确切的结果。”
然后，“会议开始后，将议程展现在屏幕或者白板上，供大家参阅。”American Image的主席Charles Dugan说道：“这可以让大家集中精力。”
5. 给参会者提供奖励
Aegis FinServ Corp是一家预付借记卡公司。为了让大家参与会议，会议召集者会准备一些价值5美元、10美元、25美元、50美元和100美元的预付借记卡，或者一些别的礼品卡(本地其他业务和餐馆可以消费)到一个碗中，每一位与会者都可以拥有一张。结果就是：“我们的参会率是100%。”Aegis FinServ Corp总裁Jim Angleton说道。
但是你并不需要以现金奖励来激励与会者，通常好点的食物和咖啡已足以。
“如果你有‘投食’，他们自然会来，”人力资源顾问Deb Cohen这样说道,因此“根据开会的时间段，可以提供早餐、午餐或者一些零食。”参会者也会提前获知开会的这些福利。
6.在窗明几净的宽敞舒适环境中开会
“尽可能地选择有足够自然光线的房间，并确保每一位参会者有宽敞的空间，坐得很舒服，”TruckDrivingJobs.com创意负责人Jake Tully认为，“强制大家在一间暗淡荧光环绕的局促狭窄房间里开会，这必然是个苦差。”
7.消除干扰
除非参会者需要用电脑或者平板电脑在现场做演示，让他们尽量将电子设备(手机、笔记本电脑)留在他们的办公室或者隔间。
8.尽量开短会
尽量让会议不要超过30分钟。人们没有太长时间的注意力，如果可以控制在30分钟内，大家可能才会真正聚精会神地专注开会。同样，Electricity Plans联合创始人Kelly Bedrich认为不同的演示时间五分钟就够了，“否则，应该为一个专门的问题来召开一次会。”
9.做好准备
“知晓你将遇见的与会者的姓名，并且提前根据主题将你想进行讨论的部分做好功课(特别是一些你认为需要做头脑风暴的部分)，同时熟悉议程和时间点。”MyCorporation.com公司CEODeborah Sweeney认为
10.不要当念稿者(别让参会者感到无聊)
“有些会议我最不喜欢的地方就是主讲人直接念读他们分享的演示稿，”LiquidSpace内容经理Richard Heby说道：“开会的宗旨是为了给某个主题提供洞见，而不是就分享一个文档。”
“做演示的时候，你需要提供给观众们一些从演示稿上不能立即直接读取的信息，吸引他们的注意力，告诉他们一些文件背后看不见的资讯，否则你并没有为你所展示的文件提供任何附加值。与其如此，你不如直接将这个文件发给大家，完全用不着开会。”他建议到。
11. 不要做演讲
“假如开会是一个人在不停地说，那么这不是开会，这是一个演讲。”Paquette认为，“参与是开会的一个关键。”因此要鼓励人们去问问题或者分享信息。
12.聚焦主题
“有一个常见的错误就是会议主持人过于谦逊有礼，”Joos说道，“如果对话已经离题，不要害怕去干预终止，要将谈话带回正题，并且可以提出一些观点来启发下一个讨论。”
13.不要忘记远程参会者
如果是一个远程会议，那么要技术上确保他们可以通过视频或者音频来参会，同时不会忘记参会时间。
“如果是一个现场会议，你会觉得更融入，并且阐述观点的时候自己听起来更自然更舒服，” PGi CTO Pat Harper强调，“无论如何，当你参加一个远程的虚拟会议时，非现场感会让你更难参与到讨论中。因此就一些重要问题的提及或者介绍关键探讨主题的时候，会议主持人需要习惯去和远程参会者口头再确认，让他们更有参与感。”
14.敲定决策、实施行动项目和后续步骤
“你也许会觉得某个会开得富有成效，但是如果始终没有任何决策，相当于就这会白开了。”FedEx项目/流程顾问Leigh Espy认为，“因此，确定实施行动项目和目标日期，以及后续步骤来保证适时完成项目以及推动进展。记录归档并分享给其他人，以便有效沟通和界定职责。这为团队提供了一个历史有效记录，每个人都很清楚下一步的期望目标。”
15.迅速概括收尾
“最后花两分钟时间来阐明所覆盖到的行动项目：谁将负责什么，以及完成目标的既定日期是哪天。”Bedrich认为大家最后应该带着开会目的离开。
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