技术预算的艺术
来自财务领导者的建议常常会对非财务领导者在预算决策和计划中投下负面的影响。然而，重要的是要记住，裁员和预算削减并不是节流成本的唯一策略。利用技术预算提供了一个可行的解决方案。这一策略使得首席信息官能够在不裁员或削减预算的情况下降低成本，同时保留员工并继续可能被取消的项目。
包括CRM、云服务和数据服务、计费、软件、网络存储、业务流程外包、电信服务和数据中心技术等类别在内的技术及技术相关支出，代表了重大的开支。这一领域减少开支将带来实质性的节省。
大西洋航空公司的故事
最近，我与大西洋航空公司的首席信息官Tracy Mozena进行了一次深入的交谈，她分享了她在管理技术预算方面的经历。大西洋航空公司是航空地面支持服务行业的领导者，其案例生动地展示了组织通过利用技术预算可以获得的显著财务收益。
Tracy曾在一个拥有五家企业的管理公司担任IT职务，并为这一集团公司做出技术决策，以便从规模经济中受益。新冠疫情的影响触发了所有这些公司的剥离，大西洋航空是倒数第二个被出售并被KKR收购的实体。在那笔交易之后，Tracy随大西洋航空一起转移。
为五家公司合并后制定的技术决策，对于大西洋航空在剥离后的前进策略来说，未必是最佳选择。他们引入德勤对情况进行评估，德勤的分析后建议进行相当多的外包。Tracy的团队大约有30人，无法支持这种模式。
大西洋航空的首席财务官引入了他过去合作过的AIQ，来评估他们的技术开支。大西洋航空的采购团队仅有两人，主要专注于采购燃料——公司最大的成本，而不是IT。这一举措加深了Tracy对于变化过快的初步担忧。然而，她对AIQ数据驱动的过程以及他们推动的显著成本节约印象深刻，这让她相信有潜在的大幅节约空间。令人鼓舞的是，少数几个技术类别对费用节约有显著影响。
AIQ与大西洋航空的合作涵盖了对技术开支的高层评估、识别潜在节省最大的技术类别、执行多个采购拍卖，并提供准备执行的谈判合同。Tracy赞赏的不仅仅是成本的关注，还包括服务水平协议（SLA）和支持。她需要考虑她的小团队支持并推出任何变更的能力。AIQ甚至帮助他们以正确的价格和支持级别找到了合适的合作伙伴。Tracy认为结果非常显著：
• 到目前为止，总节省已超过100万美元（还有更多即将到来），尽管项目只完成了部分，但已超过大西洋航空对其私募股权的节省承诺。
• 对四个技术类别进行了拍卖：托管语音、移动性、硬件和安全摄像头。这些平均节省了30%以上，其中一个类别节省了70%以上，另一个几乎节省了50%。
关键收获
大西洋航空的故事强调了几个重要点：
1. 创新的商业策略：采购咨询和采购拍卖不是IT和采购常用的策略。然而，大西洋航空的成功证明了其在推动显著成本节约方面的有效性。
2. 拥抱数据驱动的决策制定：AIQ严格的数据驱动过程建立了信任，并使大西洋航空更容易接受变化。
3.合作至关重要：在金融、采购和IT部门之间的跨部门合作对于技术成本收割计划的成功至关重要。
4.关注价值，不仅是价格：最低出价者并不总是赢家。还需要考虑非价格因素，例如维持业务连续性的重要性。
5.变更管理至关重要：一个明确定义的变更管理计划可以帮助减少干扰，并确保顺利过渡到新供应商。
当我询问Tracy对其他首席信息官的建议时，她说，“对使用像AIQ这样的公司持开放态度。不要抵触对你的合同和成本进行审查。技术变化如此之快，即使是两年前的决策也可能值得重新评估，因为竞争和定价动态变化迅速。此外，你必须愿意在所有谈判之后做工作，因为在企业中变更技术是一项艰苦且耗时的工作。不要贪多嚼不烂。”
通过跟随大西洋航空的引领并实施以数据驱动的技术预算资本化方法，企业可以实现显著的成本节约，而不牺牲质量或服务，这种方法可以释放资本用于推动增长和盈利能力的战略投资。
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