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简化IT供应商采用流程的6种方式

责任编辑:cres 作者:Christine Parizo |来源:企业网D1Net  2022-07-15 10:25:00 原创文章 企业网D1Net

CIO对冗长、复杂的审批流程并不陌生。每次他们想要引入新的IT供应商时,都必须经过多个级别的审批:采购、法律、合规等。这一过程可能需要3-6个月的时间,有时当审核完成,一切可能都为时已晚。
 
与此同时,趋势似乎正朝着更加复杂和繁重的审批流程发展。部分原因在于风险增加以及更多的隐私和合规性法规出台,而且所需的检查和签字数量也在不断增加。
 
加州大学圣地亚哥分校(UCSD)的CIO Vince Kellen补充道,合同中网络安全的相关赔偿条款也往往是一个症结所在。网络安全所需的内容可能因供应商而异,但对于驻留在数据中心的服务,则更受关注。
 
最后,合同谈判和修订可能需要几个月的时间,因为法律团队会修改适合双方的语言和条款。
 
有时,当CIO克服这些障碍时,使用新供应商实际上可能为时已晚。专家称,以下是CIO可以采取的简化IT供应商采用流程的步骤。
 
利用自动化
 
Deloitte Consulting LLP首席云战略官David Linthicum表示,自动化是IT可以用于引入新IT技术供应商的最有效武器。它可以用于自动化通常是手动的核心流程,例如确保协议签署或对任何需要在现场的工程师进行审核。自动化还能确保解决合规流程,完成计费和税务表格,并将IT供应商纳入应付流程,包括可接受的电子发票格式和付款选项。
 
引入工作流系统
 
采用流程中一个常见瓶颈是工作流本身。许多公司仍然依靠电子邮件、Teams或Slack消息及其他手动提醒来发送文书工作、验证信息或完成其他审核任务。
 
Lexmark公司首席技术和信息官兼高级副总裁Vishal Gupta介绍称,Lexmark使用ServiceNow来管理其工作流,消除了可能会占用宝贵审核时间的手动任务,从而简化了整个采用流程。
 
设定技术集成标准
 
如果缺乏技术集成,引入供应商也可能需要耗费一段时间。根据UCSD的Kellen的说法,教育对某些形式的集成有标准,例如数据集成,可以简化流程。如果有现实存在的行业标准,请遵循它。
 
Kellen补充道,如果有可能,推动供应商采用更新的集成技术而非旧的集成技术。例如,这可以包括允许流式数据(streaming data)的现代集成方法,例如Kafka。这些技术通常比传统企业资源计划(ERP)供应商流行的RESTful API成本更低。
 
让供应商采用最现代的技术和标准能够简化加盟流程。这通常适用于软件供应商,但即使是今天的硬件供应商也有需要与现有技术集成的服务。
 
考虑合同联盟
 
UCSD的Kellen表示,预先协商的合同也可以加快采用流程。公共部门通常拥有预先谈判合同的联盟,这使得它们对采购官员更具吸引力。
 
对于没有资源和条件拥有联盟的小型企业,Kellen建议保留可以协商初步协议的法律顾问。签署初始协议后执行的所有工作都可以根据这些条款进行。虽然这可能会在一开始就延长谈判时间,但至少可以确保公司以后不会遇到任何不可预见的后果。
 
对供应商进行分类
 
加快IT供应商加盟的另一种方法是将供应商按层分类,然后对其应用适当的批准活动。Info-Tech Research Group和Software Review的首席研究总监Steven Jeffery认为,“组织和IT部门不应在供应商采用过程中采用‘一刀切’的方法。作为尽职调查过程的一部分,对供应商进行分类或分层将有助于识别你真正需要的战略、运营、战术、商品或一级、二级、三级供应商。”
 
预测未来需求
 
虽然没有人可以完全预测未来,但提前预测公司的需求并尽快开始采购流程可能意味着更短的采用周期。例如,企业可能会联系首选供应商,并让他们知道两年内RFP即将到来。
 
公司只需进行良好的规划,让供应商为你正在做的事情做好准备,因为他们能及早得到通知,就可以提前做好准备,从而减少延误。
 
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