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使远程会议更有效的12个技巧

责任编辑:cres 作者:Jonny Evans |来源:企业网D1Net  2021-12-24 15:12:00 原创文章 企业网D1Net

员工在家远程工作有时会感到孤独。他们也知道,在线协作可以释放以前没有展示的才能,因为一些才华横溢但在现场会议上沉默寡言的员工在虚拟会议中可能会大放异彩。
 
Future Forum公司副总裁Sheela Subramanian强调,需要以适合远程工作的方式管理会议活动,而不是仍然采用过去的工作模式。她警告说,一些企业虽然已经改变了员工工作地点,但仍然停留在原有的工作模式中。
 
她说,“管理者应该关注结果而不是活动和出勤率。” 那么这对于管理远程会议意味着什么?
 
1.使用可靠的技术并且更好地利用
 
有多少视频会议由于参与者不知道如何使用技术而导致的缺陷而中断?当人们试图共享他们的屏幕时,浪费了多少时间?
 
企业管理层应该花费更多的时间学习他们选择的协作工具是如何工作的,并与员工共享这些信息。这些知识不仅更高效省时,而且让每个人不断学习。最好的技术选择永远是员工已经使用的技术:Zoom、Teams和Webex。
 
2.考虑内容
 
调研机构Gartner公司表示:“并非所有会议都是平等的。各种类型的会议都需要不同的方法。”
 
即使参加现场会议,人们也很难保持专注,而在参加远程会议时则更难。如果会议需要使用幻灯片,最好避免演示内容过多的幻灯片,并尽一切努力简化。一张引起人们共鸣的幻灯片要比五张令人困惑的幻灯片更好。
 
3.开放渠道
 
这种思考也延伸到人们在会议前后所做的事情。
 
一些企业创建了Slack频道,参与者可以用来在会议开始之前标记想法、问题和疑虑,并捕捉可能出现的任何想法。必须有人负责从这一渠道中捕获和提炼有用的见解,以揭示其他见解和行动要点。
 
需要记录会议期间商定的行动要点。许多人认为只凭个人的记忆就足够了,但可能很快就会忘记提出了哪些问题。认识、同意和实现具体目标是管理远程工作的基础。
 
4.名单上有谁?
 
员工如果参加远程协作会议能够集中注意力,效果会更好。
 
在决定谁应该参加会议时,还要考虑每个人的角色和贡献,并确保在会议开始前就知道这一点,并且做出的贡献得到认可。
 
举办一系列规模较小、时间较短的会议将比举办一次大规模全员参加的会议更有效率。企业不仅可以根据每个小组的技能调整会议内容,而且可以提高参与度。
 
Adobe公司在一份调查报告中指出,将近一半的员工面临始终处于联系状态的压力,并且大多数人发现保持工作和个人时间之间的界限具有挑战性。Gartner公司还指出,有必要取消所有人都参与讨论但却未能对提出解决方案达成一致意见的会议。
 
5.腾出时间处理个人事务
 
企业需要为员工创造更多的空间,而不仅仅是功能。在视频会议中进行互动时,软技能更为重要,哪怕几分钟的沟通都有助于将团队成员更加团结在一起。
 
6.调整时间表
 
远程工作意味着团队工作的时间经常不同步。但是,当某些人中由于工作或个人原因而经常无法参加会议时,可能会失去团队凝聚力。与其坚持定期开会,不如调整时间表,让更多的团队成员在某些时候参加。
 
Subramanian说:“93%的员工在工作时希望更具灵活性。”
 
Gartner公司还建议使用非传统的会议时间长度。他们认为10分钟到50分钟的聊天可以有效地取代一些较长的会话。
 
7.进行个人互动
 
很多员工有机会在新冠疫情期间使用企业协作工具进行个人互动。
 
虽然这种互动最终可能会暴露企业内部的问题,但在理想情况下,它应该有助于建立团队凝聚力并保持士气。企业领导希望解决人力资源问题,而不是压制它们。
 
8.让时间变得重要
 
每次视频会议都有夸夸其谈者和沉默寡言者。夸夸其谈者往往占据主导地位,而沉默寡言可能在会上只说几句话,但仍然希望被人听到。
 
有多种方法可以做到这一点,有一种方法确实有效,那就是确保在会议召开之前明确目标,并确保每个人都有机会发言,在规定的时间内完成决策。
 
如果在一小时的会议中要做出三个决定。那么每次最多讨论20分钟。如果在某段时间内无法做出决定,可以转换到下一个主题,并在最后再进行讨论。
 
基于远程视频的协作可能会让人筋疲力尽,因此有效地管理时间是有意义的。
 
9.礼仪很重要
 
就明确的会议礼仪准则达成一致也很重要,旨在让各方有机会表达自己的观点,同时对那些喜欢主导讨论的人员进行一些限制。
 
企业可以采用实施“时间预算”来实现这一目标。例如给每人分配固定的发言时间。
 
10.让时间变得不那么重要
 
还有另一种可行的方法:一些企业采用开放式会议聊天方式,在没有议程或期望的情况下举行冗长的视频会议。
 
这些可能会变成虚拟的临时会议,在此期间企业的团队可以继续从事他们需要做的工作,偶尔发言寻求帮助、建议或只是进行一些人际互动。
 
Teamflow或Asana等应用程序也可以帮助创建这种空间。
 
11. 所有成员参与视频会议
 
随着企业管理层努力应对工作的未来基于成就而非存在的现实,还是有很多人仍然反对开展远程工作。
 
这在实践中意味着,与远程工作的人员相比,在混合工作环境中出席现场会议的人员最终会获得优势。
 
解决这个问题的一种方法是当一个团队成员必须进入视频会议时,所有成员也应该进入视频会议。这有助于参与者处于更加平等的地位。
 
12.把事情简单化
 
企业要求员工使用多少应用程序进行协作? Adobe公司的调查报告表明,使用过多的应用程序会产生压力和倦怠。Menlo Ventures合伙人NaomiIonita说:“在远程工作的世界中,可以很容易地感受到与我们互动的频道和平台数量的泛滥。”
 
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