当Sanjay Shringarpure于2015年加入E.&J. Gallo Winery并担任CIO时，他对该公司业务的节奏感到好奇。
“我想知道我们的预算，销售和生产周期是怎么样的，以便IT部门能够制定出合适的节奏”他说。
例如，他知道，如果公司处于收获阶段，营销部门的IT要求将不会被优先考虑。而如果公司专注于营销，供应链部门的IT资源需求可能会被忽略。
一旦他对业务周期有清晰的认识，他就会建立一个符合这些周期的IT会议时间表。他从一个CIO员工会议开始制定计划，现在每周的星期一下午会进行一个三个小时的会面。
在第一个小时内，IT团队会审查IT系统的环境，以解决问题或升级系统。在第二个小时内，来自IT业务合作伙伴的团队成员会进来表达他们正在面对的挑战和需求。在第三个小时内，IT团队则会审查所有的重要项目。
在处理业务伙伴决策的时间里，小组会处理以下四个主题：
1.战略
2.操作流程
3.未来路线图
4.人力资源
Shringarpure说：“这个时间表使我们能够清晰地了解所有业务部门的IT需求。
例如，我们可能会花一周的时间来讨论他们未来的路线图，第二周去关注销售系统实施的运营细节，第三周可能花费在供应链的战略上，第四周则着力关注新的人力资源能力。
进入会议节奏
由于CIO职员会议安排在每周一下午举行，所以IT领导团队会在周五下午或周一上午举行自己的会议进行准备，IT业务合作伙伴则在其预定的演示时间前安排举行自己的准备会议。
“随着我们的业务合作伙伴在CIO职员会议召开之前举行部门会议，以及我们创造的这个节奏和一系列论坛，使我们能够协作并管理运营细节，”Shringarpure说。
一旦这个高级别会议的时间表开始有效率的运转，Shringarpure便可以将同样的方法应用于总监和经理级别的其他会议。
“现在我们每个部门的各级战略，路线图，运营和人员都在一个合适的节奏下进行沟通，”他说。
例如，人力资源主管可能会告诉IT他们需要进行多样化的培训，并希望讨论合适的IT解决方案。
“因为人力资源的下一次战略会议是在三周内进行的，所以我会让他们先谈论他们的多元化培训战略，”Shringapure说。“或者，如果销售人员想要审查新电子商务平台的推出时间表时，他们可以参加两周内安排的销售操作会议。在预定的会议期间，我们可以向他们展示如何在进行ERP升级与销售推广的同时，解决两个项目同时进行的风险。”
帮助解决影子IT问题
新的会议时间表在消除影子IT方面也取得了长足的进步。
Shringarpure说：“这些会议使我们能够优先考虑投资，以便销售团队不会认为太多的IT资源投入到了农业中，而农业部门则不会认为我们过于关注供应链。”我会和我们的首席财务官密切合作，以确保没有任何一个次级项目从各个部门中涌现出来。“每个人都知道，如果他们需要资源，他们必须经历会议的节奏。只有一种方式可以为您的项目提供资金。我们已经清除了副业投资请求和影子IT问题。”
即使是在这样一个紧密的沟通和充满优先顺序的过程中，Shringarpure也意识到有些部门的资金会出现不如其他部门的情况。
他说：“当五个部门有五个首要任务时，一个或两个部门获得的资金可能相对较少。” “这些部门会对IT部门产生负面印象并尝试开发自己的技术。”
为了解决这个问题，高级领导团队必须致力于确保传统服务不足的部门至少可以获得IT可用容量的20%。
“这样，尽管这些项目不是公司的首要任务，也能确保我们的业务合作伙伴在交付方面不会遇到全面的窘境。他们总是能够得到一些东西，”Shringarpure说。
一般IT的业务关系经理(BRM)会各自采用其部门的战略路线图，然后将其全部纳入统一计划中，Shringarpure及其业务合作伙伴每个季度都会一起共同参详这些计划。
“IT部门与每个业务合作伙伴之间召开的会议，旨在解决战略，运营，路线图和人员问题，这种有组织，透明的会议使我们能够像管理微型管理者一样引导大量项目，”他说。
实施你的会议节奏
Shringarpure为有兴趣遵循相同方法的CIO提供如下建议：
1.在涉及到业务合作伙伴之前，就要在内部开始会议计划。“在我们开始的几次会议中，我们花了整整三个小时才看完一个项目，”他说。“现在我们可以在一个小时内完成45个项目。在引入业务合作伙伴之前首先在内部进行正确的调整。”
2让他们首先表达需求。在商业伙伴预定的会议期间，让他们在一个小时内一直握住麦克风。“给他们时间，然后倾听，”他说。“不要反驳。”
3.像发条一样运行这些每周会议。“只要太阳升起，会议就会照计划进行，”Shringarpure说。 “如果一个副总裁不能出席，就派一个主管来，如果CIO不能参加，那就直接开会。那样持续做52周的时间，IT与其他业务的整个关系将会得到改善。”
根据Shringarpure的说法，“一旦你建立了这些节奏，你就可以发现90%的潜在问题，甚至做到在它们发生之前解决它。通过将每个人的IT需求和关注点编织成一个交付挂毯，就没有任何一个部门会落后了。”
关于Sanjay Shringarpure
Sanjay Shringarpure是Ernest&Julio Gallo Winery的首席信息官，自2015年11月起就一直担任这个职务。他从该公司的IS Business Applications副总裁晋升。Shringarpure以前曾在Voya Financial/ING担任IT总监的角色。他拥有宾夕法尼亚州立大学商业物流和国际商务学士学位以及商业物流硕士学位。
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