技术本应帮助员工提高效率，但根据Pegasystems的说法，在有些情况下，它反而实际上是在降低员工的效率。这家软件供应商报告称，其全球的2000名员工平均每天会使用35种不同的工具，来回切换超过了1100次。这项研究认为，就好像每样任务都有了一个对应的应用程序，由此产生的应用程序太多了。
为了确保那些原本旨在改善工作体验的技术不会让员工感到不堪重负而无法有效的工作，以下是IT部门可以采取的措施。
盘点并制定计划
IT咨询公司Mind Over Machines的新兴技术总监Tim Kulp认为，应用程序过剩是由于缺乏总体战略。“太多的应用程序通常是缺乏战略的标志，”他说。为了创建一个战略路线图，Kulp建议首先列出当下公司正在使用的所有工具的完整列表--无论是付费还是免费的。
对于被收购的科技公司，安全平台HackerOne的IT主管Aaron Zander建议从财务开始:“如果公司中有一部分人知道我们在收购什么，那就是他们了。”使用应付账款清单来“创建一个清单并开始查看重叠部分”。看看是否有多个部门同时拥有了同一工具的许可证?这些是最先需要处理的软件。然后寻找那些能够解决同样问题的竞争性工具--比如，也许一个部门在使用Zoom Pro，另一个部门则使用了付费的Skype。
Kulp说，路线图还有助于“将业务功能与技术服务相结合”，这有助于长期控制应用程序过剩。如果你现在就能通过削减付费技术来为公司省钱，那么你的团队就能更好地为你以后根除影子技术所需要的支持做好准备。引用Zander的话就是，“要让IT成为帮助选择和审查工具的资源，而不是一个不允许任何新东西存在的团队。”
如果来自RingCentral的类似研究是正确的，那么你的同事将很乐意为你提供帮助。去年3月，这家通信公司发布的一项调查显示，50%的知识型员工认为更换应用程序比减肥更加烦人。45%的人认为垃圾邮件并不那么烦人，但52%的人则宁愿为此付费。
Keith Casey，身份标识提供商Okta的API问题解决者，指出了整合不是为了任何个人的利益，而是为了每个人的利益。他表示:“如果一半的公司员工使用Box，另一半使用Dropbox，那么在发送链接之前，你就需要知道谁能访问哪些内容。”一个非技术员工可能不会特别在意是否需要转换，如果这能够帮助他节省时间的话。“但这关乎的不仅仅是个人的生产力，还有整个团队和组织的生产力，”Casey说。
与API，RPA或聊天机器人集成
如果你不能整合所有的工具，那就尽量精简它们。传统上，这种集成是通过API和连接器完成的，这些接口允许员工在使用一个平台的同时从另一个平台中获益。Casey说，如果API可以在没有自定义构建的情况下进行这种集成，那就去做吧:“从根本上说，API在缩小信息孤岛和减轻‘appageddon’方面是有帮助的，但它应该从购买与基础设施集成的现成技术开始。另一方面，建立自定义集成也将引入进度，成本，技术和安全方面的风险。”换句话说就是，定制需要时间。而减少应用程序过剩的最重要的目标就是在整个过程中保证其可用性。
机器人流程自动化也是如此，RPA卖家Pegasystems建议可以将其作为其研究发现的应用程序过剩问题的解决方案。Pegasystems的首席技术官Don Schuerman说，RPA可以通过创建单个登录点来连接那些通常无法清除的遗留应用程序，以及需要“自动完成的单调重复的任务”。但是Casey也警告说，“在购买技术时，我认为平滑的集成应该是你所购买的东西的主要驱动力。”如果API和RPA所需要的时间比它们节省的时间还要多，那么它们根本就不值得。
为了消除数据库和其他知识工具之间的切换，组织还可以考虑部署聊天机器人。诸如Talla，Leena和Kore.ai之类的问答机器人可以帮助员工从现有数据库中检索信息，而无需离开公司的主消息应用程序。虽然从技术上讲，安装机器人是在增加新技术，但其他员工并不会这么想，因为聊天机器人会提高整体的生产力。通过这种方式，聊天机器人有潜力为消息应用程序提供与企业级平台完全相同的效率。
无论你选择如何进行集成，Casey说，回到那个需要保持简单的地方:“开箱即用的集成让IT和它的开发人员能够及时将它标记为是已经完成的，然后继续前进--而不是在凌晨2点因为他们的定制集成在一个关键过程中失败了而导致工作中断。”
随时掌握应用程序的变动
在应用程序过剩最终得到控制之后，Kulp表示你还要注意及时清除冗余的应用程序。如果在公司合并后多余的应用程序不能退役，你将重新回到起点。这时，Kulp说，是时候把战略路线图拿出来了:“你需要根据业务的发展方向来指导技术的发展方向，但是也要考虑使用像业务功能图这样的工具，”根据所解决的问题对软件进行分类。当你在决定保留哪些工具时，这一点尤其重要：例如，Peachtree和QuickBooks都是会计系统，但是财务可能依赖于仅由一个工具提供的特定功能。
换句话说，又回到了整合应用程序上面--识别和消除重复的工具。正如Zander所说的，关键在于--无论问题是来自并购，还是自然损耗，你都需要“尽可能多地重复这个循环，并尝试去除多余部分。”
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